Eine banale Tätigkeit? Keinesfalls! Erstens kann vieles schiefgehen, wenn man nicht aufpasst. Zweitens signalisiert ein gekonnter Aufbau einer Terminbestätigung die Kompetenz der Schreibenden. Deshalb lesen Sie hier die besten Tipps für professionelle und zeitgemäße Terminbestätigungen für Sekretärinnen und Assistenten.
Form der Terminbestätigung
Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Termin zu bestätigen. In der Regel aber geschieht eine Termin Bestätigung per E-mail, da dies einfach und schnell ist. Je nach Anlass besteht aber auch die Möglichkeit, per Brief einen Termin zu bestätigen.
Aufbau Terminbestätigung Geschäftstermin per Brief
Papier-Briefe sind heutzutage nur noch in besonderen Fällen üblich:
- Hochrangige Persönlichkeiten
- Offizielle Anlässe
- Empfänger-Firmen ohne Digital-Affinität
- Einladung zum Probearbeiten
Bei Briefen sind Förmlichkeit und Vollständigkeit der Inhalte besonders wichtig. Der Brief muss nicht nur gemäß den heute gültigen Normen eines Geschäftsbriefs formatiert sein, sondern sollte auch in einer zwar modernen, aber förmlichen Sprache geschrieben werden. Also keine saloppen Mundart-Ausdrücke und Scherze.
Die meisten Empfänger nehmen den Brief mit zum Treffen und benutzen ihn als „Spickzettel", beispielsweise, um die Adresse nachzulesen oder den Namen der Kontaktperson in Erinnerung zu rufen. Deshalb ist es hilfreich, wenn der Brief in übersichtlicher Form alle Details des Treffens enthält, so dass er sich optimal als Informationsquelle für unterwegs eignet.
Terminbestätigung E-Mail
Informelle Bestätigungen per E-Mail sind heute die Norm. Dies geht am schnellsten und bietet eine bequeme Möglichkeit, rasch Rückfragen zu stellen oder eine Terminänderung auszuhandeln.
Oft ist die Bestätigungsmail eine Antwortmail. Darunter finden sich verschiedene frühere E-Mails (zum Beispiel Anfrage und Terminvorschläge). Theoretisch könnte man sich auf eine kurze Mitteilung beschränken, da ja sämtliche Details weiter unten im Mail bereits enthalten sind.
Dies ist jedoch nicht bloß unhöflich, sondern für den Empfänger auch unpraktisch. Denn E-Mails werden häufiger ausgedruckt, als man denken würde, sei es für die eigene Aktenmappe oder sei es, um als Sekretärin das Schreiben dem Chef zu übergeben.
Deshalb sollte der Aufbau die Bestätigungsmail noch einmal alle notwendigen Informationen in übersichtlicher Form enthalten.
Anstelle einer Wegbeschreibung kann man im E-Mail einen Link zu Google Maps mitliefern. Es ist auch nicht verkehrt, wenn man einige Informationen als Anhang mitsendet, zum Beispiel allgemeine Informationen über die Firma.
Die Outlook-Einladung
Die Termineinladungen per Outlook sind für beide Seiten sehr bequem, weil sie es ermöglichen, per Klick einen ausführlichen Kalendereintrag zu erstellen.
Allerdings enthält der Kalendereintrag nur wenige Informationen. Dies wäre zwar nicht schlimm, weil man im eigentlichen Einladungs-Mail ausführlicher beschreiben kann, worum es geht. Nur: wenn der Empfänger die Outlook Einladung annimmt und damit den Kalendereintrag erstellt, wird in der Regel das Einladungs-Mail von Outlook automatisch gelöscht.
Oft empfinden Geschäftsleute Outlook-Einladungen als eine weniger freundliche Art und Weise der Terminbestätigung. Deshalb hat es sich eingebürgert, im Verkehr mit externen Geschäftspartnern nicht ungefragt bzw. unkommentiert Outlook-Einladungen zu versenden.
Entweder bestätigt man den Termin zuerst per E-Mail und teilt mit, dass eine Outlook Einladung folgen werde, oder man fragt, ob dies gewünscht wird.
Alles rund um das E-Mail-Management mit Outlook haben wir Ihnen hier ausführlich aufbereitet.
Inhalt und Aufbau der Terminbestätigung
Terminbestätigungen müssen folgende Informationen enthalten, damit sie ihren Zweck optimal erfüllen:
- Zweck des Treffens (Im Betreff und/oder dem Einleitungssatz)
- Datum (einschließlich Wochentag: Mittwoch, 15. August), Beginnzeit & Dauer
- Hinweise zum Ablauf. Wenn ein Catering oder ein gemeinsames Essen geplant ist, sollte dies erwähnt werden.
- Name der Kontaktperson, welche für das Treffen zuständig ist
- Information, welche weiteren Personen am Treffen teilnehmen werden
- Vollständige Adresse des Meetings
- Wegbeschreibung, Hinweise zur Anfahrt. Zum guten Service gehört es, auf die aktuelle Situation einzugehen (Baustellen, Parkplatz-Einschränkungen, etc.), anstatt einfach den Standard-Beschrieb zu versenden, der womöglich seit Jahren nicht mehr aktualisiert wurde.
- Anmeldung: Wo / wie / bei wem melden
- Telefonnummer für eilige Rückfragen / Rückmeldungen (typische Fälle: Verspätungsmeldung, Probleme mit der Orientierung, Parkplatz-Problem)
Was sind gute Formulierungen beim Aufbau der Terminbestätigung?
Der Sprachstil transportiert immer auch emotionale Werte. Deshalb kommt es darauf an, wie wir unsere Korrespondenz schreiben: Herzlich oder kalt, umständlich oder unkompliziert, verstaubt oder frisch, altmodisch oder modern.
Gute Formulierungen im Aufbau der Terminbestätigung, geben dem Empfänger ein gutes Gefühl und lösen bei ihm das aus, was der Sender beabsichtigt.
Wichtige Ingredienzien eines guten Sprachstils:
| Herzlichkeit, Wärme | Manchmal reichen einige „Reizwörter" bereits aus: „Herzlichen Dank für...", „...freuen uns...", „finden wir toll" |
| Aktive Formulierungen | „Dieter Volkmar wird Ihnen das Konzept präsentieren" – und nicht „Das Konzept wird Ihnen von unserem Herrn Volkmar präsentiert" |
| Verbalstil statt Nominalstil | Mit Verben, nicht mit Nomen formulieren. „Gerne bestätigen wir Ihnen den Termin" („bestätigen" = Verb) – und nicht „Hiermit senden wir Ihnen die Terminbestätigung" („Terminbestätigung" = Nomen) |
| Klar & konkret | Das Was, Wann, Wo, Wer, Wozu. Unmissverständlich, vollständig, exakt. „Der Termin passt mit gut, vielen Dank." |
| Keine verstaubten Floskeln | Dazu mehr im nächsten Abschnitt. |
Muster für eine Einladung zum Probearbeiten
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen. Wir sind erfreut Ihnen eine Einladung zum Probearbeiten zuschicken zu können. Ein Termin unsererseits wäre möglich am TT.MM.JJJJ. Würde Ihnen der Termin zusagen? Für eine Bestätigung des vorgeschlagenen Termins oder über einen Ausweichtermin schicken Sie mir einfach eine E-Mail unter: musterfrau@unternehmen.com
Beste Grüße
Frau Musterfrau
Floskeln, die aus Terminbestätigungen gestrichen werden sollten
Es gibt häufig verwendete Wörter und Floskeln, die bei den Lesern nicht sehr gut ankommen. Verstaubte Ausdrücke, allzu oft gelesene Standarsätze und schwammige Füllwörter, die das Lesen zur Qual machen. Hier die Spitzenreiter unter den No-Go-Floskeln:
| In unserem Hause | Wenn Sie kein Trachtenhaus oder Gasthof führen, macht dieser Ausdruck keinen guten Eindruck. Schreiben Sie „Büro", „Geschäftsstelle", „Niederlassung" oder was auch immer zutrifft. |
| „Besuch" | Manchmal geht es tatsächlich um Besuche: Tage der offenen Türe, Höflichkeitsbesuche. Meistens handelt es sich aber um Meetings, Präsentationen, Gespräche, Vorführungen, usw. |
| „Hiermit" | Klingt nach peinvollen amtlichen Schreiben. |
| „Bezugnehmend auf" | Verstaubte Amtsstuben verwenden diesen Ausdruck am liebsten. |
| „Wir möchten" | Kann man, sollte man aber nicht schreiben. Meistens geht es nicht um die Absicht, sondern um den Vollzug: „Wir bestätigen Ihnen den Termin" (Vollzug), nicht „Wir möchten Ihnen den Termin bestätigen" (bloße Absicht). |
| „Dem Treffen entgegenblickend" | Zugegeben: Das liest man nicht mehr oft. Trotzdem sei hier nochmals nachdrücklich vor dem Partizip Präsens („...end") gewarnt. Es ist seit ungefähr 50 Jahren veraltet. |
| „...verbleiben wir" | Ist ebenfalls veraltet. |
Möchten Sie wissen, wie Sie Termine höflich absagen können? Wir haben hier einen Artikel für Sie erstellt.
Termin nachfragen: Beispiele für eine gute Formulierung
Natürlich kann es sein, dass Sie oder Ihr Korrespondenzpartner einmal etwas vergessen. Das kommt immer wieder vor und sollte Sie nicht weiter wundern. Allerdings darf das Vergessen nicht dazu führen, dass der gesamte Arbeitsprozess ins Stocken gerät. Daher sollten Sie nach einer gewissen Zeit nachfragen, wenn Sie keine Bestätigung für den Termin erhalten haben.
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
vor einiger Zeit habe ich Ihnen eine Terminvorschlag für ein Vorstellungsgespräch unterbreitet. Leider habe ich bis heute noch keine Bestätigung oder Absage von Ihnen erhalten. Würden Sie mich kurz wissen lassen, ob Ihnen der Termin passt? Alternativ können wir natürlich auch einen zweiten Termin vereinbaren.
Herzliche Grüße
Frau Meier
Sollten Sie dagegen einen Termin für eine Besprechung oder ein Telefonat bitten wollen, können Sie sich beispielsweise für diese Formulierung entscheiden:
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
ich möchte Sie um einen Termin für die Besprechung bzgl. des neuen Projekts bitten. Ich danke Ihnen ganz herzlich.
Mit freundlichen Grüßen
Frau Meier
Für den Fall, dass die Terminvereinbarung steht, Sie aber vergessen haben, den Termin zu vereinbaren, können Sie folgendermaßen vorgehen:
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
am TT.MM.JJJJ haben wir einen Termin für eine Präsentation vereinbart. Leider habe ich mir den Termin nicht notiert. Dürfte ich Sie bitten, mir noch einmal mitzuteilen, was wir vereinbart haben? Herzlichen Dank schon im Voraus dafür.
Beste Grüße
Frau Meier
Fazit: Termine angemessen und zeitgemäß bestätigen
Um Missverständnissen vorzubeugen ist es immer ratsam, telefonisch besprochene Termine noch einmal schriftlich als Nachfass Email zu bestätigen. Dies sollte möglichst rasch nach dem Telefonat geschehen. Dabei sind gelungene Formulierungen wichtig, denn diese verweisen auch auf die Kompetenz des Verfassers der Nachricht.
FAQ zum Thema Terminbestätitgung
In welcher Form kann man einen Termin bestätigen?
Am besten per E-Mail. Je nach Anlass ist eine Terminbestätigung per Brief auch möglich.
Was steht in einer Terminbestätigung?
- Zweck des Treffens
- Datum, Dauer, Beginnzeit
- Ablauf
- Kontaktperson
- weitere Personen, die teilnehmen
- Adresse
- Wegbeschreibung
- Anmeldung
- Telefonnummer
Zu welchem Anlass schreibt man eine Terminbestätigung per Brief?
Terminbestätigungen per Brief sind nur noch bei besonderen Anlässen üblich. Dazu gehören:
- Empfänger-Firmen ohne Digital-Affinität
- Einladung zum Probearbeiten
- Hochrangige Persönlichkeiten
- Offizielle Anlässe
Dieser Beitrag enthält Formulierungsideen von Claudia Marbach.
