Alltagsprobleme im Büro: Mit Erfolg Konflikte vermeiden

Aber auch ganz simple Probleme wie lüften oder der Küchenplan können das Betriebsklima nachhaltig beeinflussen. Eine Übersicht über die häufigsten Alltagsprobleme im Büro und Anregungen, wie Sie mit den Konflikten umgehen können, finden Sie in diesem Artikel.

Das Großraumbüro – für die einen ein Graus, für andere eine wahre Freude. Seit den späten 50er Jahren des letzten Jahrhunderts scheiden sich daran die Geister. Denn tatsächlich gibt es dieses Konstrukt für die Büroarbeit schon so lange. Die Vor- und Nachteile sind fast ebenso vielfältig wie die Mitarbeiter, die in einem Großraumbüro arbeiten. Es kommt eben darauf an, was man daraus macht. Wichtig ist es, die Gesundheit am Arbeitsplatz sowie die Büroraumplanung im Auge zu behalten.

Denn nicht selten herrschen in einem Großraumbüro Lärmpegel, die denen eines Rasenmähers vergleichbar sind. Das klingt zunächst vielleicht nach nicht viel. Allerdings kann das auf die Dauer ganz schön belastend sein. Und genau hier zeigt sich auch schon das erste Problem: Die Lärmbelästigung ist in der Regel nämlich nicht so stark, dass sie körperliche Beschwerden nach sich ziehen würde – jedenfalls nicht unmittelbar. Denn das Gehör beispielsweise wird durch den konstanten Hintergrundlärm nicht gefährdet. Es ist eher gerade dieser niederschwellige Lärm, der langfristig Probleme für die Gesundheit machen kann:

• verminderte Konzentrationsfähigkeit und Kreativität
• erhöhte Fehleranfälligkeit
• erhöhter Blutdruck
• Gefahr für Kreislaufprobleme
• Schlafstörungen
• Burnout

können die Folgen sein. Was also tun?

Lärm im Großraumbüro: Was hilft?

Zunächst einmal die etwas ernüchternde Nachricht: Sie als einzelner Angestellter (oder einzelne Angestellte) können meist gar nicht viel tun, um die Lärmbelästigung im Großraumbüro zu mindern. Sofern Sie nicht einen sogenannten Noise-Cancelling-Kopfhörer benutzen dürfen.

Allerdings haben Sie eine andere Option: Sie können Ihrem Arbeitgeber geeignete Maßnahmen unterbreiten, wie die Lärmbelästigung im Büro verringert werden könnte. Gerade Assistentinnen sind für diese Aufgabe prädestiniert, da sie in der Regel einen guten Draht zum Chef haben. Vorschlagen könnten sie, dass sich ein Büroplaner die Situation anschaut und Vorschläge für Verbesserungen vorträgt.

Beispielsweise so:

Raumteiler oder sogenannte Akustikvorhänge können den Schall reduzieren und damit die Lärmbelästigung vermindern. Raumteiler haben dabei den weiteren Vorteil, dass die einzelnen Arbeitsplätze auch optisch voneinander getrennt werden.

Räumliche Trennung ist ohnehin eine Überlegung wert, denn das steigert die Privatsphäre der einzelnen Angestellten. Natürlich wird das nicht in jedem Großraumbüro umsetzbar sein, da die meisten Büros dieser Art eben aus dem Grund entstanden sind, dass Platz gespart werden soll. Trotzdem sollten Sie den Vorschlag machen. Sie wissen schließlich nicht, welche Möglichkeiten Ihr Vorgesetzter vielleicht noch im Hinterkopf hat.

Temperatur im Büro: Der Unterschied zwischen Frau und Mann

Neben dem Lärm kann auch die Temperatur am Arbeitsplatz ein Grund dafür sein, dass Unzufriedenheit unter den Beschäftigten aufkommt. Denn eine Studie aus dem vergangenen Jahr konnte zeigen, dass die Temperatur im Büro – und damit natürlich auch im Großraumbüro – sogar auch einen Einfluss auf die Produktivität und Leistungsfähigkeit der Angestellten haben kann.

Während Männer besser arbeiten, wenn die Temperaturen etwas kühler sind, mag es Frau eher wärmer. Schwierig, wenn sich in einem Großraumbüro beide Geschlechter finden. Denn wie soll man dabei einen Ausgleich finden?

Das ist wohl relativ schwierig, denn auch die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin kann hier nicht wirklich weiterhelfen. Für körperlich nicht sehr anstrengende Tätigkeiten, die vorwiegend im Sitzen abgehalten werden, empfiehlt sie eine Temperatur zwischen 20 und 26 Grad.

Frauen, die frieren, können sich daher also wohl nur mit warmer Kleidung behelfen, während Männer eher darauf achten sollten, nicht allzu warm im Büro gekleidet zu sein. Die Vorschriften zu Kleidung im Büro bleiben davon natürlich unberührt.

Lüften im Großraumbüro: Ein weiterer Grund für Konflikte

Ebenfalls unberührt bleibt der Wunsch nach frischer Luft. Wenn es stickig im Büro wird, kann das auch einen Einfluss auf die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und im Allgemeinen auf die Gesundheit im Büro haben. Denn Luft, die weniger Sauerstoff enthält, versorgt den Körper weniger gut. Die Folge: Müdigkeit und Konzentrationsstörungen.

Hier gilt, dass sich die Kollegen untereinander abstimmen sollten, damit sich jeder im Büro wohlfühlt. Vor allem mit denjenigen Kollegen, die direkt am Fenster sitzen. Sollte es nämlich ziehen, sind diese als erste davon betroffen.

Unangenehme Gerüche im Büro: Tipps zur Problemlösung 

Das Thema lüften im Büro kann auch dann zu einem Alltagsproblem im Büro werden, wenn unangenehme Gerüche im Büro Überhand nehmen. Denn mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer in Deutschland kennt sie: Miefende Kollegen. Es kann natürlich einmal vorkommen, dass der Kollege morgens nach dem Duschen das Deo vergisst – darüber sollten Sie als Kollege großzügig hinwegsehen.

Taucht der Kollege aber fast jeden Morgen in einer Wolke aus Schweiß auf, muss etwas unternommen werden. Denn Geruchsbelästigung am Arbeitsplatz – vor allem in den Sommermonaten – kann ganz schön anstrengend werden.

Wenn Sie den Kollegen nicht auf seinen Körpergeruch ansprechen möchten, können Sie versuchen, gegen das Problem „an Zulüften“. Das hilft übrigens auch dann, wenn die Kollegin am Nachbartisch ihr Parfüm gerne sehr großzügig aufträgt.

Hilft jedoch auch lüften nicht mehr, ist es an der Zeit, den Körpergeruch anzusprechen. Natürlich ist diese Situation für alle Beteiligten sehr unangenehm. Das bedeutet aber gerade nicht, dass Sie den Kollegen schnell man zwischen Tür und Angel ansprechen sollten. Suchen Sie dafür viel eher ein Gespräch unter vier Augen und seien Sie dazu in Ihrer Wortwahl vorsichtig. Bedeutet konkret, dass Sie Sätze wie: "Alle Kollegen im Großraumbüro sind sich einig, dass Du stinkst.“ Unbedingt vermeiden sollten.

Besser klappt es in der Regel  – wie übrigens bei den meisten Feedback-Gesprächen auch – mit wertschätzenden Gesprächstechniken und vor allem Ich-Formulierungen. Zum Beispiel so: "Ich hatte letzten Sommer ziemlich viele Probleme mit dem Schwitzen. Ich habe dann mal einen Deo-Kristall ausprobiert. Das hat mir sehr geholfen, kann ich sehr empfehlen.“

Schreibtisch-Chaos: So gehen Sie damit um 

Im Großraumbüro ist die Nähe zu dem Schreibtisch des Kollegen meist sehr gering. Das bedeutet aber eben auch, dass das Chaos des Nachbar-Schreibtisches ebenfalls nicht allzu weit weg ist.

Wenn es Sie stören sollte, können Sie dagegen zunächst einmal nicht viel machen. Denn ob der Kollege seinen Schreibtisch aufräumt oder nicht, bleibt letztlich ihm überlassen.

Sie können aber mit gutem Beispiel vorangehen und darauf hoffen, dass sich der Kollege davon anstecken lässt. Dazu können Sie beispielsweise nur diejenigen Dinge auf den Schreibtisch legen, die in unmittelbaren Zusammenhang mit Ihrer Arbeit stehen. Private Dinge dagegen, wie bei zum Beispiel Fotos von geliebten Menschen oder kleine Gegenstände, die mit dem Hobby in Verbindung stehen, sollten dagegen auf ein Minimum begrenzt werden.

Hier ist es sinnvoll, sich auf ein oder zwei Dinge zu beschränken, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. So bleiben Sie fokussierter, können es sich aber trotzdem an Ihrem Arbeitsplatz schön machen und sich im Büro wohlfühlen.

Gerade Dinge, die zu besonders viel Chaos auf dem Schreibtisch führen, wie beispielsweise verschiedene Zettel in verschiedenen Farben zusätzlich zum Block, auf dem Dinge notiert werden, sollten Sie so schnell wie möglich abschaffen. Das erschwert letztlich nur die Büroarbeit und trägt zu mehr Stress im Job bei.

Informieren Sie sich stattdessen darüber, wie Sie ihre Arbeit am besten und effektivsten einteilen. ToDo-Listen und verschiedene Zeitmanagement-Methoden können Ihnen dabei helfen, mit Erfolg den Tagesablauf zu strukturieren.

Sitzen am Schreibtisch: Darauf sollten Sie bei der Büroarbeit achten

Natürlich spielt im Büro auch die Frage nach einem gesunden Rücken eine Rolle. Menschen, die viel sitzen, neigen naturgemäß zu Verspannungen und hin und wieder auch zu Rückenproblemen. Mit entsprechenden Büromöbeln können sie diesen häufigen Alltagsproblemen im Büro entgegenwirken.

Sie können aber auch schon vorbeugend etwas tun. Eine ergonomische Sitzhaltung trägt viel dazu bei, dass man nach einem langen Arbeitstag weniger Schmerzen und Verspannungen im Rücken hat.

Besprechungen und Meetings mit Kollegen gehören wohl zu jedem Job im Büro mit dazu. Auch hier kann es schnell zu Problemen und Konflikten kommen, wenn sich eine Partei nicht kooperativ verhält.

Bevor es so weit kommt, können Sie jedoch schon etwas tun. Eine gute Vorbereitung ist der beste Ausgangspunkt für jedes Meeting. Sollte das Meeting dazu dienen, den aktuellen Stand und den Fortgang eines Projektes zu besprechen, lesen Sie sich die bisherigen Protokolle durch. So haben Sie einen guten Überblick darüber, was bisher vereinbart wurde und können damit Ihren Standpunkt besser vertreten.

Daneben gelten natürlich noch weitere Verhaltensregeln, die jedoch ohnehin im Büro eingehalten werden sollten:

• Erscheinen Sie pünktlich zum vereinbarten Termin. Sollten Sie wegen eines unvorhergesehenen Zwischenfalls zu spät kommen, entschuldigen Sie sich kurz.
• Bei Zwischenfragen und Einwänden heben Sie die Hand. Verzichten Sie unbedingt auf Zwischenrufe. Das stört nicht nur den Ablauf, sondern wirft auch ein schlechtes Licht auf Sie und Ihr Verhalten.
• Halten Sie sich an die Tagesordnung. Versuchen Sie nicht, die Themen dann anzusprechen, wenn Sie ihnen in den Sinn kommen. Schauen Sie lieber vorab auf die Tagesordnung, ob es bereits einen Punkt gibt, an dem Sie das Thema besser platzieren können. Hier bietet es sich außerdem an, stichpunktartig die wichtigsten Punkte zu notieren. So stellen Sie sicher, dass Sie im Eifer des Gefechts nichts vergessen.

Durchsetzungsfähigkeit: So kommen Sie zu Wort

Besprechungen laufen nicht zwangsläufig ohne Probleme ab. Obwohl es in vielen Büros wertschätzend zugeht, gibt es immer wieder Situationen, in denen man sich durchsetzen und seine eigene Meinung vertreten muss. Besonders Frauen haben genau damit häufig Probleme.

Dabei gibt es ein paar ganz gute Tricks, wie Sie ihre Durchsetzungsfähigkeit steigern können. Denn tatsächlich hängt das Gelingen eines Vorhabens sehr häufig von unserer Körpersprache ab. Eine offene Körperhaltung signalisiert dem Gesprächspartner nämlich, dass Sie an einer gütlichen Lösung des Konflikts interessiert sind.

Wenn Sie dagegen die Arme vor dem Körper verschränken, wirkt das auf Ihr Gegenüber eher abwehrend und kann so dazu führen, dass sich die Fronten verhärten.

Das gilt übrigens auch für eine übertriebene Lautstärke. Wenn Sie während des Konflikts laut werden, steigt die Chance für eine Eskalation. Ihr Gegenüber kann sich angegriffen und vielleicht auch überrumpelt fühlen und wehrt sich. Häufig ist dann eine schnelle Einigung nicht mehr möglich. So entstehen Alltagsproblem im Büro, die sich wiederum auf die Gesundheit im Büro auswirken.

So schwierig es in der konkreten Situation auch sein mag: Zügeln Sie sich und atmen Sie tief durch. Konzentrieren Sie sich ganz bewusst für zwei oder drei Atemzüge auf Ihre Atmung. Das führt nicht nur dazu, dass Sie sich entspannen, es hat noch einen weiteren unschlagbaren Vorteil:

Durch die Konzentration auf die Atmung wird Ihre Aufmerksamkeit von dem aktuellen Geschehen abgelenkt. Sie treten so für einen kurzen Augenblick aus der Situation heraus. Das kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, Ihre Emotionen zu zügeln. Damit sinkt die Chance, dass das Gespräch eskaliert.

Männer und Frauen: Missverständnisse führen zu Konflikten

Natürlich gibt es einige gewaltige Unterschiede zwischen Männer und Frauen. Vor allem beim Thema Sprechen und Lautstärke: Der Sprechapparat von Mann und Frau ist anatomisch betrachtet sehr unterschiedlich. Das ist kein Geheimnis und ebenso wenig der Umstand, dass Männer- und Frauenstimmen unterschiedlich „hoch“ sind – um es alltagssprachlich zu formulieren.

Wissenschaftlich betrachtet klingt dieser Umstand dagegen so: Jedes Individuum hat eine bestimmte Tonlage, in der ihm das Sprechen besonders leichtfällt und die wir für den Austausch von Informationen nutzen. Diese Tonlage, die überwiegend genutzt wird, nennt sich Informationsoktave. Sind wir aufgeregt, zeigt sich das in einer Änderung der Tonlage: Wir verlassen sie und sprechen weiter oberhalb, rutschen damit in die Emotionsoktave.

Dieses Phänomen haben wir sicher alle schon beobachtet: Wenn wir uns über etwas ärgern, klingt unsere Stimme höher und vielleicht auch piepsiger. Eben emotionaler – woraus sich auch der Name ableitet.

Das alles wäre noch nicht weiter schlimm. Anatomisch betrachtet kann sich daraus allerdings ein Problem entwickeln. Denn Informations- und Emotionsoktave von Männern und Frauen überschneiden sich. Konkret: Die Informationsoktave der Frauen liegt dort, wo die Emotionsoktave der Männer liegt. Das hat mit der unterschiedlichen Größe des Kehlkopfes zu tun, die dazu führt, dass Frauenstimmen in der Regel höher sind als die von Männern.

Auch damit ließe sich noch relativ gut umgehen, da beide Geschlechter zumindest unterbewusst um diesen Umstand wissen. Kommt es jedoch zu Konflikten, fallen beide in die erlernten Muster zurück und fällen ihr Urteil über das andere Geschlecht auf der Grundlage dieses Musters.

Männer nehmen daher emotionales Sprechen von Frauen viel aufgeregter und vielleicht auch aggressiver wahr, als es tatsächlich gemeint ist. Das kann dazu führen, dass die Situation schneller eskaliert. Weiß man allerdings um diesen Umstand, lässt sich daran arbeiten. Männer und Frauen können beispielsweise bei einem Kommunikationstrainer oder Sprechwissenschaftler Hilfestellungen bekommen, wie man mit dem anatomischen Erbe am besten umgehen kann.

Es ist aber auch schon ein guter Anfang, wenn man sich in der Diskussion diesen Umstand immer wieder ins Gedächtnis ruft. Denn nicht immer sind Äußerungen so gemeint, wie sie beim Gegenüber ankommen. Höfliches Nachfragen ist daher in jeder Situation eine gute Option, um den Konflikt gut und wertschätzend zu lösen. Das trägt wiederum dazu bei, dass sich jeder im Büro wohlfühlt.

Ebenfalls zu den beliebten Alltagproblemen im Büro gehört die Büroküche. Vor allem in Büros, die keine eigene Kantine haben, sind Mitarbeiter meist froh darüber, wenn sie eine Küche benutzen können, in der sie ihr (mitgebrachtes) Essen zubereiten und vielleicht sogar in der Mittagspause mit den Kollegen ein kleines Pläuschchen halten können.

Jedoch kommt es immer wieder zu Konflikten beim Küchendienst, wenn nur einige Mitarbeiter die Küche aufräumen, andere sich dagegen damit begnügen, ihr dreckiges Geschirr in die Spüle zu stellen, statt in die Spülmaschine zu räumen. Was also tun?

Grund für Konflikte: Essen verschwindet aus dem Kühlschrank

Neben der Sauberkeit in der Küche kann es noch zu weiteren Problemen mit den Kollegen kommen. Und zwar dann, wenn immer wieder mitgebrachtes Essen anderer Mitarbeiter aus dem Kühlschrank verschwindet.

Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann sogar dazu führen, dass das gesamte Klima in der Firma sich ändert. Es ist natürlich kein Problem, wenn mal ein Joghurt aus dem Kühlschrank verschwindet – solche Dinge kommen vor.

Wird jedoch immer wieder und in großem Umfang Essen anderer Mitarbeiter aus dem Kühlschrank entwendet, sieht die Situation schon anders aus.

Das Essen ist schließlich das Eigentum der Mitarbeiter. Wenn andere Kollegen sich einfach daran bedienen, ohne nachzufragen, kann das zu Vertrauensproblemen und Konflikten am Arbeitsplatz führen. Kommunikation im Büro darf nicht fehlen.

Nach einiger Zeit ist davon nicht mehr nur die Küche betroffen. Sondern das Misstrauen weitet sich auch auf die täglichen Aufgaben und schließlich auf das gesamte Team aus.

Daher sollte man auch dieses Problem so schnell wie möglich ansprechen und versuchen, gemeinsam eine Lösung zu finden. Für den Anfang sollten Sie es auch in diesem Fall mit einem schriftlichen Hinweis versuchen, den Sie an den Kühlschrank hängen können. Zuvor sollten Sie alle Kollegen darauf hinweisen, ihr mitgebrachtes Essen mit ihrem Namen zu kennzeichnen. Vielleicht handelt es sich wirklich nur um ein Versehen.

Wenn das nicht hilft, können Sie in einer E-Mail darauf hinweisen, dass die Kollegen bitte auch in der Küche auf das Eigentum anderer Mitarbeiter achten sollten.

Sollte auch diese Maßnahme nicht den gewünschten Erfolg bringen, können Sie sich im Unternehmen darauf einigen, dass alle Mitarbeiter einen festen Betrag zahlen, von dem regelmäßig der Kühlschrank gefüllt wird. So haben alle Kollegen gleichermaßen für den Inhalt bezahlt und können sich daran bedienen.

Schmatzende Kollegen: Wie gehe ich damit um?

Mindestens ebenso unangenehm, wie die Kollegen zu ermahnen, ist es, sie auf ein Fehlverhalten hinzuweisen. Doch manchmal muss es einfach sein, auch das gehört zum Job dazu. Gehen wir davon aus, dass die Kollegen gerne die Mittagspause gemeinsam verbringen. Wenn es dabei einen Kollegen gibt, der ziemlich laut schmatzt, kann den anderen schonmal der Appetit vergehen. Was also tun?

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht. Es kommt darauf an, wie gut Sie den Kollegen kennen. Wenn Sie ein gutes Verhältnis zu ihm haben, können Sie ihn bei einem Gespräch unter vier Augen darauf hinweisen, dass er beim Essen darauf achten soll.

Etwas schwieriger gestaltet sich die Situation, wenn Sie den Kollegen nicht so gut kennen. Aber auch hier gibt es einen Ausweg: Wenden Sie sich an einen Mitarbeiter, der mit dem betreffenden Kollegen einen guten Umgang pflegt. Schildern Sie diesem Mitarbeiter die Situation und weisen Sie darauf hin, dass nicht nur Ihnen aufgefallen ist, dass der Kollege beim Essen häufig unappetitlich schmatzt. Vielleicht versteht der Mitarbeiter schon jetzt, dass er mit seinem Kollegen reden sollte. Falls nicht, können Sie ihn darum bitten, das zu tun.

Ein gutes Verhältnis der Kollegen untereinander kann zu einem guten Betriebsklima beitragen. Es gibt nämlich kaum etwas Schlimmeres, als Kollegen, die nicht gerne zur Arbeit gehen, weil sie die Kollegen nerven und sich die Stunden am Arbeitsplatz wie Gummi ziehen.

Aber tatsächlich kommt genau das relativ häufig vor. Die gute Nachricht: Wer sich an einige bewährte Umgangsformen am Arbeitsplatz und eine gute Kommunikation im Büro hält, hat es auch mit den Kollegen leichter – und kommt noch dazu auch mit dem Chef besser zurecht.

Grund genug, sich damit zu beschäftigen. Denn so schwierig ist wertschätzender Umgang miteinander gar nicht.

Konflikte bei der Büroarbeit vermeiden: So behandeln Sie Ihre Kollegen wertschätzend

Grundsätzlich gilt auch zum Thema Umgang mit den Kollegen: Behandeln Sie die anderen Mitarbeiter so, wie Sie selbst behandelt werden möchten. Wenn Sie sich daranhalten, gibt es in der Regel keine Probleme.

Dazu gehören die folgenden Verhaltensweisen:

• Gehen Sie respektvoll miteinander um: Natürlich kommt es am Arbeitsplatz immer wieder zu Reibereien und Meinungsverschiedenheiten. Das ist vollkommen normal. Es geht bei dem Umgang mit den Kollegen auch nicht darum, verschiedene Meinungen zu unterdrücken. Im Gegenteil, gerade widerstreitende Meinungen können der Ausgangspunkt für neue Ideen sein. Daher geht es darum, die Meinung des Anderen zu respektieren und sich seinen Standpunkt anzuhören. Unterbrechen Sie ihren Gesprächspartner nicht sofort, wenn er etwas sagt, was Ihnen nicht gefällt. Lassen Sie ihn ausreden und gehen Sie dann auf seine Argumente ein.
• Zeigen Sie Loyalität dem Unternehmen gegenüber: Die Kollegen werden Sie auch danach beurteilen, wie Sie sich dem Unternehmen gegenüber verhalten. Denn das lässt darauf schließen, welches Verhältnis Sie zu internen Dingen haben und inwieweit Sie sich mit den Zielen des Unternehmens identifizieren. Vermeiden Sie daher unter allen Umständen, sich indiskret zu verhalten. Betriebsgeheimnisse heißen aus einem ganz bestimmten Grund so. Also behandeln Sie diese auch entsprechend. Das gilt übrigens auch umgekehrt: Wer am Arbeitsplatz Details aus dem Leben anderer preisgibt, macht sich verdächtig, allgemein von Loyalität nicht viel zu halten. Das kann nicht nur Ihrem Verhältnis zu den Kollegen schaden, sondern auch Ihrer Karriere.
• Seien Sie hilfsbereit: Wenn Sie merken, dass Mitarbeiter Hilfe gebrauchen könnten, bieten Sie diese an. Das gilt vor allem für neue Kollegen, die häufig Probleme mit den neuen Abläufen haben. Besonders freuen sie sich darüber, wenn die eingesessenen Mitarbeiter ohne Nachfragen eine Lösung für das aktuelle Problem anbieten. Das steigert übrigens nicht nur den Zusammenhalt im Team, sondern trägt auch dazu bei, dass es insgesamt eine gesteigerte Produktivität gibt.

Umgang mit schwierigen Kollegen: So vermeiden Sie Konflikte

Neben den Kollegen, mit denen man gerne Zeit verbringt, gibt es auf der anderen Seite auch diejenigen, denen man am liebsten aus dem Weg geht.

Dabei gibt es verschiedene Typen, die auf ganz unterschiedliche Weise das Nervenkostüm der anderen Kollegen strapazieren: Schleimer und Besserwisser sind nur zwei davon.

Stellt sich die Frage, wie man mit diesen Kollegen im Büro am besten umgehen sollte. Das ist häufig gar nicht so einfach, mit ein paar Tipps wird es aber einfacher, auch solche Zeitgenossen auf der Arbeit zu ertragen:

• Gespräch unter vier Augen suchen: Den schwierigen Kollegen vor allen anderen Mitarbeitern mit seinen Marotten zu konfrontieren, ist meist nicht zielführend. Besser und vielversprechender ist es dagegen, den Kollegen in einer Zweierkonstellation auf sein Verhalten anzusprechen. Sind nämlich mehrere Kollegen an dem Gespräch beteiligt, könnte der Kollege sich genötigt fühlen, sich zu verteidigen. Eine Abwehrhaltung ist aber eine schlechte Voraussetzung, wenn Dinge konstruktiv angesprochen werden sollen.
• Konstruktiv Rückmeldung geben: Eine konstruktive Lösung des Problems kann es häufig nur dann geben, wenn das Gespräch an sich wertschätzend verläuft. Daher ist es wichtig, auf Anschuldigungen zu verzichten und die Feedback-Regeln zu beachten. Eine gute Option ist darüber hinaus, die Dinge, die Sie stören, aus der Ich-Perspektive zu formulieren. Also beispielsweise so: „Ich fühle mich herabgesetzt, wenn Du ohne Rücksprache mit mir zum Chef gehst.“ Auf diese Weise bleibt dem schwierigen Kollegen noch eine Möglichkeit, sein Gesicht zu wahren. So finden Sie besser zu einer Lösung.
• Nicht mit den eigenen Waffen schlagen: Versuchen Sie bitte auf keinen Fall, dem schwierigen Kollegen sein Verhalten vor Augen zu führen. Konkret: Wenn Sie einen Kollegen haben, der häufig über andere Mitarbeiter im Büro schlecht redet, sollten Sie das eben nicht auch tun. Das hat nämlich einen gewaltigen Nachteil: Schnell geraten Sie unter nähere Beobachtung und andere Kollegen könnten denken, dass Sie die schwierige Person im Büro sind. Um Dampf abzulassen, sollten Sie eher mit Freunden oder der Familie sprechen. in den heimischen vier Wänden können Sie so viel Sie möchten, über den schwierigen Kollegen loswerden, ohne dass es zu einem Problem im Büro wird.
• Abstand halten: Leider reagieren nicht alle Kollegen auf guten Zuspruch. Es gibt auch diejenigen, die einfach beratungsresistent sind und mit denen Sie keine Einigung finden werden. Da hilft nur eins: Halten Sie sich so gut wie möglich von dem betreffenden Kollegen fern. Wenn es auch nicht im Projekt möglich ist, können Sie beispielsweise die Mittagspause dort verbringen, wo der Kollege nicht auftaucht.
• Chef informieren: Wenn alles nicht hilft und Sie den Eindruck haben, dass Sie der schwierige Kollege davon abhält, Ihren Job vernünftig zu erledigen, sollten Sie eine dritte Person einschalten. Sollte es einen Betriebsrat im Unternehmen geben, können Sie hier Hilfe bekommen. Ansonsten ist Ihr Vorgesetzter der richtige Ansprechpartner für Ihr Problem.

Faule und übereifrige Kollegen: Zwei Extreme im Büro

Zwei Arten von schwierigen Kollegen wollen wir uns einmal genauer ansehen, um mögliche Strategien im Umgang mit diesen herauszufinden.

Faule Kollegen werden im Büro-Sprech auch gerne als Low Performer bezeichnet. Gemeint sind damit Kollegen, die sehr wohl das Rüstzeug dafür besitzen, bessere Leistung zu bringen, es aber nicht wollen. Bei diesen Zeitgenossen ist der Schritt bis zur Arbeitsverweigerung auch nicht mehr weit.

Für diejenigen Mitarbeiter, die ihre Arbeit bestmöglich erledigen wollen, sind solche Menschen häufig ein Problem. Denn gar nicht so selten zeigen sich Verhaltensweisen, die die komplette Belegschaft blockieren können: Statt den faulen Kollegen auflaufen zu lassen, sehen sich die übrigen Mitarbeiter dazu genötigt, seine Arbeit mit zu erledigen. Besonders bei Aufgaben, die im gesamten Team geleistet werden müssen, bedeutet das Mehrarbeit für die nicht faulen Kollegen.

Übereifrige Kollegen dagegen zeichnen sich dadurch aus, dass sie mit Vorliebe Arbeit an sich reißen. Was zunächst nach dem positiven Gegenbild zum faulen Kollegen klingt, muss aber nicht grundsätzlich positiv sein und auch nicht zwingend zum Erfolg führen. Leider neigen diese Kollegen nämlich auch dazu, Aufgaben anzunehmen, die sie nicht ausfüllen können – zum Beispiel, weil sie die nötigen Qualifikationen nicht haben.

Auf der anderen Seite kann sich das Verhalten des Kollegen aber auch zu einem Problem entwickeln, wenn sich andere Mitarbeiter zurückgesetzt fühlen. Sobald der Eindruck aufkommt, der Kollege könnte die Aufgaben nämlich nur deshalb annehmen, um sich hervorzutun.

Glücklicherweise helfen ähnliche Strategien beim Umgang mit beiden Kollegentypen: Eine klare Ansage ist meist der richtige Weg. Achten Sie dabei aber bitte auf die Tipps, die wir weiter oben schon für den Umgang mit schwierigen Kollegen gegeben haben.

Im Gespräch unter vier Augen mit den entsprechenden Mitarbeitern sollten in jedem Fall folgende Dinge enthalten sein:

• Feedback: Machen Sie dem Kollegen deutlich, wie sein Verhalten auf Sie wirkt.
• Erwartung: Formulieren Sie ganz unmissverständlich, was Sie sich für die Zukunft wünschen.
• Haltung: Bleiben Sie ruhig und formulieren Sie wertschätzend. So kann der Kollege sein Gesicht wahren und fühlt sich nicht vor den Kopf gestoßen.

Gerade Assistentinnen und Assistenten müssen häufig vermitteln, wenn es in der Belegschaft zu Problemen kommt. Das ist auf der einen Seite schmeichelhaft, kann auf der anderen Seite aber auch schwierig werden. Vor allem dann, wenn zwischen Mitarbeitern mit ganz verschiedenen Ansichten vermittelt werden muss.

Gerüchteküche: Wie soll ich mit Bürotratsch umgehen?

Wo schwierige Kollegen zu den Alltagsproblemen im Büro gehören, sind Gerüchte über einige Kollegen häufig auch nicht weit. Ein bisschen Klatsch und Tratsch gehört sicherlich zur Büroarbeit und zum Alltag im Büro ganz selbstverständlich dazu. Wenn es jedoch überhandnimmt und einige Kollegen ob der Flüsterpropaganda ausgegrenzt werden, heißt es handeln. Denn es ist sehr wohl ein Unterschied, ob man in Small-Talk-Manier ein bisschen tratscht oder ob es um handfeste Gerüchte geht, die schnell als üble Nachrede interpretiert werden könnten.

Übrigens kann nämlich genau das auch ein Nachspiel für die Personen haben, die die Gerüchte verbreiten. Wer sich ausschließlich dadurch hervor tut, dass er über seine Kollegen schlecht redet, dem werden keine sensiblen Nachrichten anvertraut.

Das führt auf lange Sicht dazu, dass die „Köche“ in der Gerüchteküche diejenigen sind, die wichtige Änderungen in der Politik des Unternehmens als letzte erfahren.

Das ist aber noch nicht alles: Mitarbeiter, die häufig über Kollegen lästern, haben kein gutes Ansehen unter der übrigen Belegschaft. Sobald es um Führungspositionen geht, versetzt sie das in eine schlechte Ausgangslage. Denn Mitarbeiter, die Probleme mit anderen haben und sogar einer der Gründe für Konflikte im Team sind, werden nur mit Mühe Vorgesetzte werden.

Bevor die Frage nach der Ansprache zu einem Problem im Büro wird, sollten Sie so vorgehen:

• Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie das „Du“ oder lieber „Sie“ bei einem Kollegen verwenden sollten, entscheiden Sie sich für letzteres. Im Zweifel gilt: Lieber zu förmlich anreden und im nächsten Schritt zum informelleren duzen übergehen, statt der Person vor den Kopf zu stoßen, weil sie gesiezt werden möchte.
• Ältere Kollegen und Vorgesetzte sollten Sie grundsätzlich siezen. Es liegt an den älteren Kollegen, Ihnen das „Du“ anzubieten. Sollten diese das tun, dürfen Sie das natürlich auch annehmen und fortan den Kollegen duzen. Auch Vorgesetzte sollten in aller Regel gesiezt werden. Durch die etwas distanziertere Anrede wird deutlich, dass Sie die verschiedenen Hierarchieebenen im Unternehmen kennen und akzeptieren.
• Passen Sie sich den Gepflogenheiten im Unternehmen an. Auch wenn Sie zu den Personen gehören, die lieber geduzt werden, sollten Sie sich an der Unternehmenskultur orientieren. Wenn sich die Mehrzahl der Kollegen auch untereinander siezt, sollten Sie sich dem anschließen.

Nicht nur am Wochenanfang haben einige Mitarbeiter Probleme mit ihrer Produktivität. Gerade im Großraumbüro können Produktivitätskiller zu einem echten Alltagsproblem im Büro werden. Denn wo viele Mitarbeiter zusammen in einem Büro sitzen, gibt es immer genügend Gründe für eine Ablenkung: Häufige kurze Besprechungen zwischendurch, das Telefon der Kollegin, das scheinbar unentwegt klingelt und dann auch noch die Lautstärke des Kollegen von gegenüber – um nur einige zu nennen.

Glücklicherweise gibt es ein paar Kniffe, wie Sie trotzdem Ihre Produktivität im Büro steigern können und zwar bevor der fehlende Elan zu einem Problem wird, das auch der Chef bemerkt:

• Klare Zeitfenster schaffen: Smartphone, Email und Social Media – die Ablenkungen lauern wirklich überall. Das ist aber Gift für unsere Produktivität. Denn Fakt ist, jede Ablenkung kostet uns eine Menge Zeit. Und zwar nicht nur die Zeit, die wir mit der Ablenkung an sich verbringen, also beispielsweise ein paar Minuten durch den Facebook-Feed zu scrollen, sondern noch viel mehr. Untersuchungen zeigen, dass wir im Schnitt 15 bis 20 Minuten benötigen, bis wir nach einer Ablenkung wieder voll im Thema sind. Das hängt natürlich davon ab, wie komplex unsere Aufgabe ist, von der wir uns haben ablenken lassen. Grundsätzlich sollten Sie aber wenn möglich auf eine Unterbrechung des aktuellen Arbeitsschrittes verzichten. Schieben Sie diese so lange auf, bis der aktuelle Arbeitsschritt erledigt ist. Das spart Ihnen eine ganze Menge Zeit.
• Aufgaben bündeln: Diese Methode für mehr Produktivität ist auch unter dem Namen „Batching“ bekannt. Dabei geht es darum, gleichartige Aufgaben zu sammeln und dann gewissermaßen in einem Rutsch zu bearbeiten. E-Mails können Sie beispielsweise früh morgens beantworten und dann erst nach einer Stunde wieder ins Postfach sehen und sich einen Überblick verschaffen, was in der Zwischenzeit aufgelaufen ist. Das hat mehrere Vorteile: Sie werden nicht aus einem anderen Arbeitsschritt herausgerissen, um eine Mail zu beantworten (s.o.). Darüber hinaus gibt es Hinweise darauf, dass wir effektiver arbeiten, wenn wir gleichartige Aufgaben gebündelt abarbeiten.
• Ordnung halten: Ein aufgeräumter Schreibtisch ist außerdem ein Garant dafür, dass wir konzentrierter und damit produktiver arbeiten. Denn Ordnung trägt dazu bei, dass wir uns nicht ablenken lassen und uns somit voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren können. Rationelles Arbeiten ist eine gute Möglichkeit, Abläufe und die Büroablage zu strukturieren.
• Für ausreichend Beleuchtung sorgen: Tatsächlich haben auch die Lichtverhältnisse einen Einfluss darauf, wie gut wir uns konzentrieren können und wie produktiv wir arbeiten. Daher gilt – vor allem in den dunklen Wintermonaten – für ausreichend Beleuchtung am Arbeitsplatz zu sorgen. Das können zum Beispiel kleinere Tageslichtlampen sein, die einfach vor dem Bildschirm platziert werden. Die leuchten nicht nur den Arbeitsplatz gut aus, sondern sorgen auch dafür, dass wir in den Wintermonaten besser gelaunt sind – und gute Laune hat ebenfalls einen großen Einfluss auf unsere Produktivität. 

Wo gehobelt wird, da fallen Späne – dieses Bonmot trifft auch und besonders auf die Arbeit im Büro zu. Wenn der Stress überhandnimmt, passieren eben Fehler. Das ist besonders ärgerlich und peinlich, wenn davon Kollegen oder gar der Chef betroffen ist. Damit genau das nicht zu einem Problem wird, das die Arbeitsbeziehung längerfristig belastet, empfiehlt sich in der Regel ein offener Umgang mit dem Fauxpas.

Fehler eingestehen: Wie mache ich das?

Fehler einzugestehen ist nie leicht – weder im Privatleben noch am Arbeitsplatz. Wer es trotzdem macht, kann damit aber weitergehende Probleme vermeiden und zur Problemlösung beitragen. Nicht wenige Menschen neigen nämlich dazu, eigene Fehler eben nicht zuzugeben, sondern die Schuld bei ihren Mitmenschen zu suchen.

Gerade im Büro kann dieser Schuss nach hinten losgehen. Mitarbeiter, die andere vollkommen grundlos beschuldigen, nehmen Streit, Auseinandersetzungen und Konflikte billigend in Kauf.

Daher gilt: So schwierig es auch sein mag, entschuldigen Sie sich für Fehler, die Ihnen unterlaufen sind. Besonders Assistentinnen und Assistenten sollten hier mit gutem Beispiel voran gehen und die übrigen Mitarbeiter ebenfalls zu einem solchen Verhalten ermutigen.

Mitarbeiter, die zu ihren Fehlern stehen, verdienen sich nämlich den Respekt der anderen Kollegen. Auch das hat einen positiven Einfluss auf das Betriebsklima und kann dazu beitragen, dass Probleme erst gar nicht entstehen.

Kollege macht Fehler: Wie damit umgehen?

Umgekehrt stellt sich die Frage, wie Sie sich am besten verhalten, wenn ein Kollege einen Fehler gemacht. Denn auch das kommt im Alltag immer wieder vor und zählt damit zu den häufigen Alltagsproblemen im Büro. Sollen Sie den Kollegen anschwärzen oder ihm eher dabei helfen, den Fehler unter den Teppich zu kehren? Die Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten, denn immerhin müssen Sie sich loyal Ihrem Arbeitgeber gegenüber verhalten.

Daraus folgt, dass Ihr Verhalten von der Größe der Verfehlung des Kollegen abhängt. Wenn dieser lediglich vergessen hat, eine E-Mail an alle Kollegen zu schreiben, ist es bestimmt noch kein Grund, sofort den Chef zu informieren.

Etwas anderes ist es aber, wenn der Kollege vertrauliche Daten an unbeteiligte Dritte weitergegeben hat oder durch üble Nachrede den Ruf des Unternehmens beschädigt. In diesem Fall müssen Sie handeln. Besonders als Assistentin haben Sie in der Regel einen guten Draht zum Vorgesetzten und können daher solche Dinge auch unter vier Augen ansprechen.

Achten Sie allerdings darauf, dass Sie dem betreffenden Kollegen keine Sabotage oder böse Absicht unterstellen. Bleiben Sie neutral und berichten Sie ausschließlich das, was Sie beweisen können. Dazu ist es wichtig, dass Sie nicht beim ersten Verdacht den Vorgesetzten einschalten. Beobachten Sie das Geschehen und notieren Sie alle Dinge, die Ihre Vermutung stützen könnten. In einem späteren Gespräch benötigen Sie ohnehin handfeste Beweise, um den Kollegen mit seinem Verhalten zu konfrontieren.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie den betreffenden Kollegen ausspionieren sollten. Denn damit können Sie sich wiederum in die Bredouille bringen. Agieren Sie vielmehr als aufmerksamer Beobachter und versuchen Sie dem Kollegen so neutral wie möglich gegenüber zu treten. Falsche Anschuldigungen können das Betriebsklima nachhaltig schädigen, die Kommunikation im Büro verschlechtern und so dazu beitragen, dass sich die Alltagsprobleme im Büro weiter verschärfen.

Nachhaltigkeit wird auch in den meisten Büros ein immer größeres Thema. Das betrifft nicht nur den Umgang mit Müll, auf den wir weiter unten noch gesondert eingehen werden, sondern vor allem auch Papierverschwendung.

Einige Kollegen können es nicht lassen und drucken immer noch jeden kleinen Vorgang aus, nur um dann das Papier wieder zu entsorgen. Das geht aber viel umweltfreundlicher. Das Schlagwort lautet hier: Papierlose Ablage im Büro.

Natürlich kann die Umstellung nicht nur in der Belegschaft entschieden werden. Der Chef muss die Veränderungen anstoßen und die nötigen Rahmenbedingungen dafür schaffen.

Denn in vielen Büros gibt es einfach noch nicht die Voraussetzungen dafür, dass alle Vorgänge nur noch digital nachgehalten werden. Da müssen Dokumente ausgedruckt werden, um den Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Jedoch gibt es trotzdem Dinge, die jeder einzelne Mitarbeiter tun kann. Fragen Sie sich zum Beispiel möglichst jedes Mal, bevor Sie auf den Kopf zum Drucken drücken, ob dieser Schritt nun wirklich sein muss.

Unter Umständen lässt sich der Arbeitsschritt auch abschließen, ohne mehrere Blätter Papier auszudrucken.

Hier ist es hilfreich, den eigenen Workflow genauer zu evaluieren. Reicht vielleicht eine kleine Notiz auf dem Block auch aus? Grundsätzlich sollten sich alle Kollegen Gedanken machen, ob ihre Arbeit nicht auch ressourcenschonender vonstattengehen könnte. Im Rahmen der Digitalisierung finden sich hierfür vielleicht Ansatzpunkte, um zu einer umweltfreundlichen Problemlösung zu finden.

Assistentinnen und Assistenten können zu diesem Umdenken beitragen, indem sie für ein papierloses Büro sammeln und allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen – idealerweise in Form einer E-Mail.

Fazit

Alltagsprobleme kommen überall dort vor, wo Menschen aufeinandertreffen und sind daher auch aus dem Büro nicht wegzudenken. Glücklicherweise ähneln sich die Probleme. Für Sie bedeutet das, dass Sie auf bereits erprobte Methoden zurückgreifen können, um mit Erfolg Konflikte im Job zu lösen. Unsere Übersicht stellt die wichtigsten Probleme im Job vor und gibt Anregungen für eine konstruktive Problemlösung.