Der Auftrag
Die Kapazitäten und Aufgaben aller Assistenzen sollten am Standort in einem Pool gebündelt und gerecht verteilt werden. Nicht jede Führungskraft und Abteilung hat eine Assistenz. Es sollte gerecht für alle Bereiche sein und unseren Alltag so effizient wie möglich gestalten.
Das Ziel
Assistenzstellen mussten eingespart und konnten nicht nachbesetzt werden, somit mussten wir unsere Kapazitäten effektiver einsetzen. Es war klar, dass Mitarbeitende zukünftig gewissen Aufgaben selbst erledigen müssen, obwohl es im Unternehmen Gewohnheit war, dass diese die Assistenz übernimmt.
Meine persönlichen Dos and Don’ts
Als neue Assistenz im Unternehmen ist es nicht leicht, einerseits professionell und motivierend, andererseits aber nicht überheblich zu wirken. Der Satz „Das war aber schon immer so!“ ist mir in diesem Projekt wirklich ständig begegnet. Man musste das komplette Mindset der Assistenzen, aber auch der Mitarbeitenden ändern. Mein Learning: Man darf nicht einfach drauf losrennen, sondern muss alles wirklich gut ausarbeiten und klar und deutlich kommunizieren. Bei uns kam es sehr gut an, dass wir persönlich nochmal Schulungstermine für die neuen Prozesse angeboten haben.
Diese Stakeholder müssen mit ins Boot
Wir müssen natürlich zwischen Top-Mangement, diversen Führungsebenen und Belegschaft unterscheiden. Zudem haben wir viele Produktionsmitarbeitende, wo viele Aufgaben nicht an die Kollegen übertragen werden können. Wichtig war, dass wir mit unserer HR-Abteilung eng zusammen arbeiten und auch Management und Betriebsrat gut abgeholt und informiert sind. Unsere aktuellen Top-Stakeholder betreffen das Reise- und Besuchermanagement. Dazu zählen unser externes Reisebüro, Fahrservice, Hotels, Pforte sowie Anmeldung im Werk.
Diese Zeit beansprucht das Projekt – von der Gründung bis heute
Das Ausarbeiten der einzelnen Bausteine hat schon einiges an Zeit eingenommen, da ich den Hut dafür auf hatte. Zuerst musste ich alle Prozesse beleuchten und verstehen, dann mit meiner Erfahrung und Ideen herausarbeiten, was es zu verändern gilt. Gemeinsam mit HR habe ich dann die Umsetzung besprochen. Anschließend hatten wir im Assistenz-Bereich einen Workshop, damit wir alle gut damit starten können und das gleiche Verständnis dafür haben.
Mittlerweile haben wir alles umgesetzt, der Pool wurde im Unternehmen gut angenommen und es läuft. Daher können wir auch von wirklicher Zeitersparnis reden. Wir haben ein Poolpostfach, das sich ‚Officemanagement‘ nennt und dorthin sind alle administrativen Aufgaben zu stellen. Da jeder täglich unterschiedlich ausgelastet ist, schafft die eine mehr und der andere weniger täglich im Postfach. Ziel ist aber, dass alle Anfragen innerhalb 24 Stunden bearbeitet oder beantwortet werden.
Tipps zur Suche nach externen Dienstleistern/Software/Tools
Wir haben uns mit OneNote, Microsoft Teams und Outlook organisiert, daher kann ich die Office365-Umgebung empfehlen. Unsere Wissensdatenbank im OneNote explodiert förmlich und erleichtert uns so den Alltag, erfahrene sowie neue Teammitglieder im Assistenzbereich haben hier ein komplettes internes Handbuch zur Verfügung. Auch die Dokumentation von Reisen und Besuchen spielt sich bei uns in OneNote ab. Da ich das Thema schon einmal in meiner vorherigen Firma umsetzen durfte, konnte ich viel Erfahrung mitbringen. Damals hatten wir aber einige Workshops mit Diana Brandl, um den Fahrplan, Ziele und Bedingungen für dieses Projekt festzulegen, daher kann ich sie mit bestem Gewissen auch empfehlen.
Das Budget
No Budget. Wir haben mit dem gearbeitet, was wir zur Verfügung hatten. Tatsächlich hätte die ein oder andere Schulung für uns Assistenzen nicht geschadet, um gewisse Themen auch von außerhalb oder mit mehr Fachwissen beleuchtet zu bekommen. Aber wir haben es eben auch so ganz gut mit interner Zusammenarbeit der IT und HR hingekriegt.
Was es dem Unternehmen gebracht hat
Es ist noch ganz frisch, im Mai 2024 haben wir damit gestartet, und hat noch Potenzial nach oben. Ich denke, es ist nicht einfach mit der Umsetzung getan. Wichtig ist auch, nicht alles von jetzt auf gleich zu verändern. Jeder kann sich leichter damit auseinander setzen, wenn Veränderungen Step by Step passieren. Es muss sich auch im Unternehmen festsetzen, schließlich ist es eine ganz andere Positionierung der Assistenzen und deren Aufgaben, es kommt sicherlich noch einiges dazu oder wieder weg. Auch dieses Projekt wird lebendig sein und sich im Wandel mit der KI verändern.