Bürosprache für Einsteiger: Von asap bis Wrap-up

Kollegen eilen von einem „Call“ ins nächste „Wrap up Meeting“. Das Management beschließt in Bürosprache, mit „line extensions“ im Portfolio die „Awareness“ zu steigern. Nicht immer ist klar, was gemeint ist. Doch viele Begriffe erschließen sich schnell von selbst und können richtig eingesetzt, die Office-Sprache effizienter machen.

Damit Sie im nächsten Termin nicht ahnungslos darüber rätseln, was die Kollegen gerade gesagt haben, haben wir die wichtigsten Begriffe, Phrasen, Abkürzungen und Floskeln zusammengestellt.

In der schriftlichen Korrespondenz werden neben Abkürzungen oftmals auch Symbole verwendet– insbesondere in der Geschäftspost. Wenn ein Schreiben beispielsweise in Kopie zusätzlich an andere Empfänger verschickt wird, so kann man das Symbol für Kopie nutzen: ∅. Finden Sie eine solche Straßenangabe in einer Adresse "Frankfurter Straße 1 // W 203", so ist damit die Wohnung 203 gemeint, die durch einen doppelten Schrägstrich von der Straßenangabe getrennt wird.

Im Grunde haben diese Symbole, aber auch andere Abkürzungen die Aufgabe, die Kommunikation zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Abkürzungen finden insbesondere beim E-Mail-Verkehr Verwendung, während Symbole auch in Geschäftsbriefen stehen können. 

Mit den Codes lassen sich lange Phrasen und Sätze verkürzen, sodass sich Mitarbeiter im stressigen Büroalltag schnell und effizient austauschen können. Daher ist es wichtig, diese zu verstehen, um nicht immer nachschauen zu müssen, was die Buchstabenkombinationen bedeuten könnten.

Im Büroalltag und beim Office Management werden Abkürzungen vor allem in E-Mails genutzt, aber auch bei Präsentationen oder jeglichen anderen Formen der Kommunikation. Im Grunde handelt es sich bei den Abkürzungen meistens um Akronyme, also Codes oder Kurzwörter, die aus den Anfangsbuchstaben mehrere Wörter gebildet werden. Die folgende Tabelle schlüsselt die wichtigsten Abkürzungen auf und erklärt die jeweilige Bedeutung:

Kürzel sind das eine, das andere sind Redewendungen und Begriffe, die in Meetings und im Büroalltag fallen. In manch einem Büro geht das so weit, dass eine ganz eigene Sprache entsteht, die Anfänger so zunächst gar nicht verstehen. Deshalb erklären wir Ihnen die wichtigsten Floskeln:

• Die Mitarbeiter „haben einen Call", wenn sie eine Telefonkonferenz durchführen.
• Wenn ein Kollege Dir sagt, dass er gerade „im Flow" ist, will er möglicherweise in Bürosprache signalisieren, dass er gerade nicht gestört werden will, oder dass er richtig gut vorankommt.
• Wer einen „Slot" beim Chef hat, hat einen Termin mit ihm.
• Eine „Exit-Strategie" muss dann entwickelt werden, wenn man sich eine Hintertür oder einen Notausgang offenhalten möchte oder ein Projekt bzw. Produkt nicht erfolgreich ist und man aus dem Szenario entfliehen will.
• Mit Change-Requests sind Änderungsanforderungen gemeint, die man beispielsweise für ein abgeschlossenes Projekt neu definieren muss.
• Wenn etwas noch „pending" ist, hat man in einem Projekt möglicherweise noch nichts erreicht.
• Wenn man etwas „benchmarken“ will, geht es darum, einen Vergleich anzustellen und Maßstäbe anzulegen.
• Ein Wrap-Up-Meeting oder ein Wrap-Up ist eine kurze Zusammenfassung über den Stand der Dinge, es werden Milestones besprochen und die nächsten Schritte festgelegt.

Einige Wörter sollten Sie im Büro kennen – und einige Begriffe werden inflationär genutzt. Wetten, dass Sie mindestens einmal pro Tag eine der folgenden Abkürzungen in Bürosprache hören?

Wer bei der Arbeit gerne Abkürzungen wie tgif oder asap oder lockere Floskeln nutzt, oder jene von den Mitarbeitern verstehen und direkt kontern möchte, der muss nicht immer ins Englische wechseln. Mancher Ausdruck kommt von den Kollegen oder Unternehmensberatern auch in deutscher Sprache:

• Wenn der Chef davon spricht, dass man „gut aufgestellt" ist, bedeutet dies als Übersetzung aus der Bürosprache, dass die Skills, Fähigkeiten und Ressourcen für etwas da sind.
• Wer bei einem Projekt die „optimale Flughöhe" noch nicht erreicht hat, bleibt noch weit unter den Erwartungen bzw. unter dem Ergebnis zurück, welches man sich ursprünglich gestellt hat.
• Das Management fragt sich oft, wie man etwas „monetarisieren" kann und meint damit, wann man eine Bemühung endlich auch im Ergebnis entdeckt.
• Jemand der etwas in die Ablage P verschiebt, gibt etwas in den Papierkorb.
• „Mahlzeit“ ist ab dem späten Nachmittag die gängige Begrüßung auf dem Flur.
• Wenn man als Unternehmen die Synergieeffekte bündelt, sollen Abteilungen zusammengelegt werden.

Sie sehen, dass man den Kollegen mit Floskeln auch wichtige Informationen durch die Blume mitteilen kann – wenn das Gesagte beispielsweise entschärft oder verklausuliert werden soll. Sie sollten jedoch lieber klare Worte wählen oder das persönliche Gespräch suchen, wenn es Kommunikationsbedarf am Arbeitsplatz gibt.