Wrap up im Meeting: Definition und Tipps fürs Protokoll

Kaum ein Meeting geht vorüber, ohne dass eine Person eines bestimmten Bereiches ein Protokoll anfertigen muss.

Vor allem dann, wenn es um wichtige Besprechungsthemen wie beispielsweise neue Versorgungsmodelle oder entscheidungsreife Beschlüsse geht, ist ein Protokoll wichtig.

„Wer schreibt, der bleibt“ – diese Redensart gibt es zu Recht, vor allem im Hinblick auf eine Sitzung und Besprechungen im beruflichen Kontext und im Rahmen eines Interessenausgleichs.

Denn dort geht es nicht nur um die Entscheidungsvorbereitung. Auch viele bindende Beschlüsse werden in Arbeitsbesprechungen getroffen, die eine weitreichende Bedeutung für das Unternehmen und Organisationen haben können.

Damit diese Besprechungstermine einen verbindlichen Charakter haben, werden die wichtigsten Punkte aus der Verhandlung festgehalten (unter Umstände gehört dazu auch die Urzeit und der Besprechungsort). In der Regel geschieht dies im Rahmen eines Protokolls.

Dabei ist es übrigens auch gleichgültig, welche Kommunikationstechnologien benutzt werden. Die Regeln für ein gut gemachtes Protokoll gelten auch für neue Medien. 

Ob es sich um einen Wirtschaftsdialog, eine Sitzung des Vorstandes, die Beratung eines Kunden oder eine ganz „normale“ Besprechung handelt – in der Regel wird ein Protokoll angefertigt und damit die Kommunikation zwischen den Beteiligten nachvollziehbar gemacht.

Für die protokollführende Person geht es dabei darum, die wichtigsten Punkte aufzugreifen und für spätere Revisionen festzuhalten. Ein Protokoll ist auch dann sinnvoll, wenn es nach der Besprechung Probleme gibt. Dadurch, dass die Sachverhalte schriftlich festgehalten werden, können sich die Beteiligten darauf berufen.

Bitte beachten Sie: Es geht beim Protokollieren (in der Regel) nicht darum, jede Minute detailgetreu zu notieren. Ihre Aufgabe ist es, die wichtigsten Punkte und Beschlüsse des Meetings festzuhalten, so dass man sich bei Bedarf wieder darauf beziehen kann. Besonders wenn es um Fehlerbehebung oder die Intensivierung bestimmter Sachverhalte geht, gehören diese Punkte unbedingt in das Protokoll.

Was dabei in jedem Fall notiert werden sollte, sind Vereinbarungen, Absprachen und Ergebnisse von Abstimmungen. Auch weitere Schritte, auf die sich der Besprechungsleiter und die anwesenden Teilnehmer der Versammlung geeinigt haben, gehören in das Protokoll hinein. Unter Umständen kann das später im Rahmen eines Interessenausgleichs noch wichtig werden.

In früheren Zeiten war es üblich, dass die Sekretärin während einer Besprechung den genauen Wortlaut stenographiert und das Gesagte damit komplett festhält. Diese Zeiten sind vorbei.

Heute wird mehr Wert darauf gelegt, dass der Protokollant oder die Protokollantin die wichtigsten Punkte im Protokoll festhält. Für Sie bedeutet das aber auch mehr Verantwortung und unter Umständen mehr Recherche. Wichtige Punkte eines Themas können Sie nur dann erkennen und vor allem auch richtig protokollieren, wenn Sie mit den Inhalten des jeweiligen Sachverhalts vertraut sind.

Daher kann zu einer guten Protokollführung auch gehören, dass Sie sich vorab auf der Grundlage der Tagesordnungspunkte Notizen machen und vielleicht auch im Internet wichtige Punkte klären. Informationsdefizite können Sie so schon im Voraus ausgleichen. 

Grundsätzlich unterscheidet man folgende Arten eines Protokolls:

1. Das Verlaufsprotokoll: Hierbei steht der Gesprächsverlauf der Besprechung im Vordergrund. Der Protokollführer muss sich dabei an die Frage halten, wer wann was gesagt hat. Aus dem Protokoll muss deutlich werden, wie die Verteilung der einzelnen Beiträge war – und zwar zeitlich. 
2. Das Ergebnisprotokoll: Dieses Protokoll eignet sich besonders für Besprechungen, Wirtschaftsdialoge und Monatsgespräche. Aber auch Bekanntmachungen und Auszählungen (nach Verhandlungen oder einem Gesprächsaustausch) können mithilfe eines Ergebnisprotokolls festgehalten werden. Wie der Name schon sagt, geht es hierbei darum, lediglich die Ergebnisse festzuhalten. Das bedeutet, dass der Protokollführer nicht auf die einzelnen Wortbeiträge eingehen muss. Auch Diskussionen können bei dieser Protokollform außen vor bleiben. Lediglich die Beschlüsse gehören in das Ergebnisprotokoll hinein. 
3. Das Vollprotokoll: Ein Vollprotokoll, auch wörtliches Protokoll genannt, eignet sich immer dann, wenn Redebeiträge der einzelnen Personen schriftlich festgehalten werden müssen. Es ist daher optimal geeignet, um Informationsdefizite von Personen, die nicht teilnehmen konnten, auszugleichen. Gerade wenn es um die Intensivierung bestimmter Sachverhalte, Fehlerbehebung oder sensible Besprechungsthemen geht, ist das Vollprotokoll die richtige Wahl. Der Protokollführer muss dabei bei den Besprechungsterminen die einzelnen Redebeiträge wortgetreu wiedergeben. Auf eine chronologische Abfolge ist zu achten. Auch die Besprechungsdauer (also Anfang und Ende des Termins), Beschlüsse, Voten und Aufträge müssen am besten wörtlich mitgeschrieben werden.
4. Das Kurzprotokoll: Diese Form wird recht häufig genutzt und ist bei Sitzungen unterschiedlichster Teilnehmerkreise beliebt. Reguläre Sitzungen, Besprechungen und Meetings werden in dieser Form protokolliert. Hier geht es darum, die wichtigsten Punkte des Gesprächsaustauschs festzuhalten. Kommt es dabei zu einem entscheidungsreifen Beschluss, gehört auch dieser in das Protokoll hinein. Allerdings muss der Protokollführer nicht darauf achten, wortwörtlich mitzuschreiben. Auch die einzelnen Teilnehmer müssen nicht namentlich erwähnt werden.

Nicht nur in internationalen Meetings, auch in Beratungen, bei denen die Besprechungsthemen auf Deutsch abgehandelt werden, werden englische Begriffe verwendet. Häufig wird dabei die Kohäsion, also der Zusammenhalt zwischen den einzelnen Elementen der Besprechung nicht so genau beachtet. Es ist damit nichts Ungewöhnliches, wenn in einem Meeting andere Interaktionsregeln gelten, als wir sie alltagssprachlich kennen.

Einer von diesen ist das sogenannte wrap-up im Meeting. Wenn Sie sich fragen, was dieser Ausdruck zu bedeuten hat, können Sie sich zunächst einmal an die Übersetzung halten, wie Sie sie im Wörterbuch finden: Wrap-up bedeutet auf Deutsch so viel wie „zusammenpacken“ oder „einpacken“. Eine griffige und schnelle Übersetzung für den Ausdruck wrap-up im Meeting ist daher schlicht und einfach eine Zusammenfassung.

Im Englischen wird das Ausdruck „wrap it up“ außerdem dafür genutzt, etwas komplett zu beenden. In Business-Meetings kann der Begriff auch dafür verwendet werden, um das Ende der Diskussion zu kennzeichnen. „Wrap it up“ im Meeting wird im Englischen auch als Einladung und Aufforderung genutzt, jetzt endlich zu einem Ende zu kommen. Im Deutschen hat „wrap up“ im Meeting meist aber die oben geschilderte Bedeutung: Bestimmte Besprechungsthemen, Sachverhalte oder auch Projekte sollen kurz und bündig zusammengefasst werden – ganz unabhängig von der Gesprächsform.