Chefentlastung: So stärken Sie der Führungskraft den Rücken

Daher sind Assistenten und Sekretärinnen in fast jedem Unternehmen unerlässlich: Sie sorgen dafür, dass alles wie am Schnürchen läuft – damit sich die Geschäftsführung ganz aufs Strategische konzentrieren kann. Sie möchten Ihre Führungskraft noch effizienter unterstützen? Lesen Sie hier, wie das geht!

Ob Office Management, Korrespondenz, Reisen oder Events: Assistenzkräfte sind vorne dabei, wenn es um Kommunikation und Organisation im Büro geht. Rechnungen, Bestellungen und die Ablage erledigen sie mit einer Hand, während mit der anderen die Post erledigt, Kundengespräche geführt und die nächsten Messebesuche geplant werden. Alles in allem gibt es damit kaum einen abwechslungsreicheren Arbeitsalltag als im Sekretariat. To-do-Listen sind dabei an der Tagesordnung. 

Sinnvolle Methoden zum eigenen Zeitmanagement an der Hand zu haben, ist dabei eine große Entlastung. Denn wer sich selbst und seine Aufgaben gut organisieren kann, betreibt allein schon damit effektive Chefentlastung: Die Geschäftsführung muss sich um eigenverantwortliche Mitarbeiter weniger Gedanken machen. Doch welche Möglichkeiten gibt es noch, Ihrem Chef eine echte Stütze im Arbeitsalltag zu sein? Im Folgenden erfahren Sie, auf welche Weise Sie noch helfen können.

Missverständnisse und fehlende Absprachen kosten im Büro viel Zeit. Professionelle Sekretärinnen und Büroassistenten sind daher vor allem in Sachen Kommunikation echte Talente. Und das besonders, wenn es darum geht, den Informationsfluss und den Austausch effizient zu gestalten. Dazu gehören Absprachen rund um den strukturierten Arbeitsalltag. Sinnvoll ist es in dieser Hinsicht, tagtäglich kurze Besprechungen abzuhalten – entweder am Morgen vor dem „richtigen“ Start oder am Vorabend. 

Inhalt dieser Kurzbesprechungen sind die anstehenden Aufgaben; insbesondere gilt es dabei, deren Prioritäten im Sinne des Chefs zu sortieren. Scheuen Sie sich nicht, diese Besprechungen zur Regel zu machen, denn es wird die Zusammenarbeit ungemein erleichtern: Sie müssen nicht wegen jeder Einzelheit den Kontakt suchen, sondern wissen bestenfalls, was wie zu tun ist. Das regelmäßige Gespräch auf Augenhöhe hilft außerdem, eine gute Feedback-Kultur zu etablieren und dadurch die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

Es geht bei der Kommunikation im Büro aber nicht nur um die Besprechung von Aufgaben. Denn es kann immer Unvorhergesehenes dazwischenkommen, was zusätzliche Absprachen notwendig macht. Wenn beispielsweise wichtige Post in der Mittagspause eintrudelt, können Sie folgendermaßen Chefentlastung betreiben: Öffnen Sie den Brief vor Ihrer eigenen Pause, schreiben Sie den Inhalt in Kurzform auf eine Haftnotiz und legen Sie den so präparierten Umschlag ins Chefbüro. So weiß Ihr Vorgesetzter gleich, ob der Brief sofort gelesen werden sollte oder Zeit bis nach dem nächsten Videocall ist. 

Im Allgemeinen gilt es, möglichst viel Korrespondenz von der Führungskraft fernzuhalten. Das heißt für Sekretäre und Assistentinnen: E-Mails, die Ihr Chef nicht unbedingt zu lesen und selbst zu beantworten braucht, können Sie selbst bearbeiten. Dennoch sollte die Chefetage über den Mailverkehr im Bilde sein. 

Fassen Sie die entsprechenden Informationen zusammen und geben Sie ein- bis zweimal am Tag einen kurzen Überblick über die getätigte Korrespondenz. Damit zeigen Sie Kompetenz – und betreiben effektive Chefentlastung, da ihre Vorgesetzte nicht von jeder Kleinigkeit von wichtigen Geschäften abgelenkt wird.

Die schriftliche Kommunikation drängt den Durchruf per Telefon immer mehr an den Rand. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine wichtige Frage kann schnell eingetippt und übermittelt werden, bevor der Absender sie vergisst – und der Empfänger liest die Nachricht bei Gelegenheit und wird nicht vom klingelnden Handy aus seiner aktuellen Tätigkeit gerissen. Daher kann es mitunter Überwindung kosten, sich mit dem Telefon wieder anzufreunden.

Es ist im Büro aber der beste Freund einer Sekretärin, die schnell Informationen einholen oder weitergeben möchte. Scheuen Sie sich daher nicht, durch die Kommunikation per Telefon den Informationsfluss effizient zu gestalten – ob beim schnellen Durchruf in die Chefetage oder beim Gespräch mit einem wichtigen Kunden. Unser Telefon-Knigge gibt Ihnen das Rüstzeug an die Hand, um auch am Hörer kompetent und sicher aufzutreten. 

Geschäftstermine gehören vermutlich zum Arbeitsalltag Ihres Vorgesetzten. Insbesondere dabei ist eine gute Büroassistenz Gold wert. Denn idealerweise kümmern Sie sich nicht nur um Ihre eigene Vorbereitung, sondern auch um die Ihrer Führungskraft: Vom Buchen von Hotels bis hin zur Versorgung auf einer Messe fällt es meist dem Office Professional zu, alles rund um einen gelungenen Termin zu organisieren.

Aber auch im Büroalltag abseits von Meetings und anderen Geschäftsterminen gilt es für Assistenten, den Tagesablauf im Blick zu behalten und zum Beispiel spontane Telefonate in passende Zeitfenster zu terminieren – und das, während parallel die alltägliche Büroarbeit anfällt.

„Land unter!“ – so mag sich jeder Sekretär und jede Büroassistentin zu Beginn des eigenen Berufslebens einmal gefühlt haben. Bei dem abwechslungsreichen Büroalltag einer Assistenzkraft ist das nicht verwunderlich. Schließlich kommen zu den vielen eigenen Aufgaben oft noch Anfragen von Mitarbeitern hinzu, die Ihre kompetente Hilfe beziehungsweise Ihr Wissen benötigen. Keine Sorge: Es gibt Techniken und Tools, die Ihnen den Büroalltag erleichtern:

Ein Praxishandbuch für Büroangestellte kann hilfreiche Tipps für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement geben. Genauso helfen Seminare, die zum Beispiel das Gespür für Zeitfallen trainieren und die Entscheidungskompetenz stärken. 

Oft bereichern ältere Teilnehmer solche Seminare um ihre Berufserfahrung, als der Sie auch lernen können. Genauso sind Stress und Burnout oft Thema in Lehrgängen: Wer im Büro tagtäglich alles gibt, benötigt schließlich Strategien, um nach Feierabend wieder abzuschalten. 

Wenn es um Termine geht, sollte eine Büroassistenz-Kraft vor allem eines können: Selbstständig vorausdenken. Wichtige Fragen im Sinne der Chefentlastung sind:

• Um welche Art von Termin handelt es sich: Meeting in den eigenen Geschäftsräumen, Besuch einer Fertigungsstätte, Presse- oder Auswärtstermin?
• Werden Einladungen benötigt? Wenn ja, für wen und wie sollen diese gestaltet sein?
• Wie viele Leute sind beim Termin anwesend – und wer sind die wichtigen Personen?
• Aus welchem Land kommen die Gäste beziehungsweise wo findet der Auswärtstermin statt – sind zum Beispiel Dolmetscher nötig oder gibt es eine besondere Etikette bei Dienstreisen ins Ausland zu beachten?
• Müssen Hotelbuchungen oder Reservierungen in Restaurants getätigt werden? 
• Wird ein Catering-Service benötigt?
• Werden andere Dienstleister benötigt – zum Beispiel für Dekoration, Vorträge, Präsentationen mit Ton (und Video), Fahrdienst, Überraschungen für die Gäste etc.?

Schon das ist eine Menge an organisatorischen Fragen, die Sie abklären sollten. Im Idealfall gehen Sie alle Punkte durch und erstellen eine Checkliste. Holen Sie, wenn machbar, schon Informationen und mögliche Termine ein, bevor Sie die relevanten Punkte der Liste mit dem Vorgesetzten besprechen. Übrigens: Auch die „Nacharbeit“ liegt im Aufgabenbereich der Assistenz. Hier finden Sie deshalb alles Wissenswerte zum Thema Reisekostenabrechnung.

Anschreiben, Einladungen und mehr: Neben dem E-Mail-Verkehr fällt im Büro auch jede Menge Korrespondenz auf Papier an. Daher ist es für jede Assistenz unerlässlich, sicher in der deutschen Rechtschreibung zu sein. Doch auch das meistern Sie mit unseren Tipps zum Thema:

• Welche Begriffe schreibt man zusammen, welche getrennt?
• Wie setze ich Kommata richtig ein?

Einen schnellen Überblick über die wichtigsten Rechtschreib- und Grammatikregeln geben wir in diesem Beitrag.

Dass das Geschäft rund läuft, ist essenziell für jedes Unternehmen. Damit es am Laufen bleibt, nimmt die geschäftliche Korrespondenz einen großen Teil der täglichen Routine im Büro ein. Hier können Sie wirkungsvoll eingreifen und Ihre Führungskraft entlasten: Scheuen Sie sich nicht davor, sich beim Verfassen von Geschäftsbriefen einzubringen. Ihre Karriere wird es Ihnen danken – denn es gibt wohl kaum einen leichteren Weg, Einblick in die geschäftlichen Abläufe des Unternehmens zu erlangen und damit die eigene Kompetenz im Office zu stärken.

Effiziente Hilfen sind dabei Textbausteine, die Ihnen das immer erneute Suchen nach den richtigen Worten ersparen – und natürlich die damit einhergehende Zeit. Auch unsere vorformulierten Musterbriefe helfen im Büro, wertvolle Zeit zu sparen. 

Neben Geschäftsbriefen, Protokollen und der internen Kommunikation gibt es weitere Gelegenheiten, Ihr Talent für die passende Formulierung unter Beweis zu stellen. Dazu gehören Einladungen und Glückwunschkarten – zu Weihnachten, zu Hochzeitsfeiern, Jubiläen und anderen Anlässen. Je nach Empfänger fordert diese Art der schriftlichen Kommunikation eine andere Tonart – Kollegen möchten bei der Einladung zur Firmenfeier anders angesprochen werden, als wichtige internationale Geschäftspartner bei der Grußkarte zum Weihnachtsgeschenk.

Zeigen Sie als kompetenter Office Professional hier Feingefühl, so kann Ihr Arbeitgeber durchaus davon profitieren, Ihnen bei dieser Art der Korrespondenz möglichst freie Hand zu lassen. Im Sinne einer effektiven Chefentlastung beweisen Sie sich damit einmal mehr als unentbehrliche Stütze im Arbeitsalltag Ihres Vorgesetzten.