Standards helfen in Arbeitsprozessen. Anerkannte Normen können hier beispielsweise unterstützen, nachvollziehbare Abläufe zu schaffen, Geschäftsziele geplant und systematisch zu verfolgen, Qualitätsstandards als Maßstab zu setzen, die Zufriedenheit von Kundschaft und Mitarbeitenden zu verbessern oder die Einhaltung spezifischer Werte sicherzustellen und so auch für Transparenz und Rechtssicherheit zu sorgen.
Unternehmensprozesse systematisch organisieren
„Damit sich Anforderungen besser umsetzen und vergleichen lassen, wurden zahlreiche Normen entwickelt“, heißt es bei DIN Media. Managementsysteme werden solche Normen genannt. Sie helfen, Unternehmensprozesse systematisch zu organisieren, zu überwachen, zu verbessern und zielgerichtet zu lenken. Der prozessorientierte Ansatz gilt als ein wesentliches Merkmal moderner Managementsysteme, weil sich auf diese Weise auch die Wechselwirkungen und Zusammenhänge zwischen den einzelnen Tätigkeiten berücksichtigen lassen.
Managementsysteme können, abhängig von Branche, Produkt oder Dienstleistung, freiwillig oder verpflichtend sein, erläutert das Bayerische Wirtschaftsministerium in einem Überblick für kleine und mittlere Unternehmen. „Die Beweggründe der einzelnen Unternehmen für die Einführung eines Managementsystems sind durchaus unterschiedlich.“ Das könnten zum Beispiel rechtliche Verpflichtungen sein, Kundenanforderungen, externe Einflüsse durch Politik und Verbände, die Minderung der Haftungsrisiken, das Optimieren der Prozesse, ein verbesserter Ressourceneinsatz, Imagegewinn oder gesellschaftliche Mitverantwortung.
So beinhaltet das Managementsystem ISO 31000 beispielsweise Leitlinien für das Behandeln von Risiken, denen Unternehmen bei ihren Geschäften ausgesetzt sind. Die ISO 37301 ist ein Compliance Management System, das innerhalb der Organisation wirken soll. Und die ISO 14001 beschreibt die Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem. Sie gilt als weltweit bedeutendste Normvorgabe zur systematischen Verankerung des Umweltschutzes in Organisationsprozessen mit dem Ziel, die Umweltleistung stetig zu verbessern.
Genormtes Qualitätsmanagement
Zu den bekanntesten Managementsystem-Normen gehören wohl die fürs Qualitätsmanagement (QM) DIN EN ISO 9000 und 9001. Sie können systematisch dafür sorgen, dass Qualität kein leeres Versprechen bleibt und vergleichbar ist. „Der Standard ist so weit verbreitet, dass es ohne ihn kaum noch geht“, erläutert DIN Media. Qualität an sich sei ein neutraler Begriff. Qualitätskriterien erst legen den Maßstab an, das sind etwa Anforderungen der Kundschaft und Geschäftskontakte. Dazu zählen Aspekte wie Termintreue und Zuverlässigkeit der Services ebenso wie die Beschaffenheit der Produkte und Dienstleistungen.
„Der Begriff bezeichnet die Summe aller Eigenschaften eines Objektes, Systems oder Prozesses. Für Unternehmen bedeutet Qualität zuallererst, die Übereinstimmung zwischen geforderter und tatsächlicher Beschaffenheit ihres Produkts oder ihrer Dienstleistung zu sichern.“ Die DIN EN ISO 9000 definiert relevante Begriffe und legt Grundlagen für ein funktionierendes Qualitätsmanagement fest, etwa zur Kundenorientierung, Verantwortung in der Führung, das Einbeziehen der beteiligten Personen, den prozessorientierten Ansatz, die kontinuierliche Verbesserung, auch den Aufbau von Lieferantenbeziehungen zum beiderseitigen Nutzen.
Die Normen dieser Reihe liefern auch Spezifikationen für die einzelnen Branchen. Die DINE EN ISO 9000 begleitet damit also Unternehmen bei der Einführung und dem Arbeiten mit QM-Systemen.
Die internationale Norm ISO 9001 wiederum konkretisiert die Anforderungen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, „die Effizienz ihrer Prozesse zu sichern und damit für eine gleichbleibend hohe Qualität ihres Angebots zu sorgen“, so DIN Media. Eine der mit dieser Norm verbundenen Aufgaben ist beispielsweise eine Erhöhung der Transparenz betrieblicher Abläufe. Das ermöglicht es, holpernde Schleifen und doppelte Arbeitsschritte zu erkennen und die Abläufe zielführend zu verändern.
Auch die Reduzierung von Fehlern und die damit verbundenen Folgekosten bleiben im Blick. „Im Vordergrund steht immer das frühe Erkennen von Schwachstellen und Mängeln“, erklärt DIN Media. „Eine Festlegung der nötigen Prüfmaßnahmen an der zweckmäßigsten Stelle im Ablaufverfahren sorgt für Zuverlässigkeit.“ Und auch die Einweisung von neuen Mitarbeitenden in festgelegte Abläufe und Verfahren solle verbessert und die Zusammenarbeit durch geklärte Zuständigkeiten vereinfacht werden.
