Eingangspost: Aufgaben und Arbeitsschritte für die Postbearbeitung im Büro

Unter Eingangspost ist nicht weniger zu verstehen als die Post, die in einem Unternehmen eintrifft. Dazu gehören Briefe, aber auch Pakete, Faxe und E-Mails. Einen weiteren Bereich der Postbearbeitung macht zudem die Ausgangspost aus Der Bereich der Postbearbeitung ist eine essentielle Tätigkeit in einem Unternehmen.

Was aber genau sowohl bei der Bearbeitung der Eingangspost als auch der Ausgangspost zu beachten ist und welche Arbeitsschritte auf Sie zukommen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel auf. Außerdem geben wir Ihnen wichtige Richtlinien und Tipps, um den Datenschutz bei der Postbearbeitung einzuhalten.

In der Regel haben Unternehmen eine eigene Abteilung für die Bearbeitung der Post – die Poststelle. Hierbei handelt es sich um eine Organisationseinheit, die sich ausschließlich um drei Bereiche im Unternehmen kümmert:

• Posteingang,
• Postverteilung,
• Postausgang.

Es kann sich, je nach Unternehmenskultur, um eine manuelle oder digitale Poststelle handeln. 

Aufgabe 1: Das Aussortieren beziehungsweise Vorsortieren der Eingangspost

Zu unterscheiden ist die ungeöffnete Post zwischen Geschäftsbriefen, privater Post und Irrläufern. Bei diesem Schritt werden die Schriftstücke vorsortiert, aussortiert und andere nicht weiter verarbeitet. Ein weiterer Arbeitsschritt, der gleichzeitig passiert, ist die Adresskontrolle.

Aufgabe 2: Das Öffnen der Postsendungen als zweite Aufgabe

Briefe, welche geöffnet werden dürfen, sind nun zu verarbeiten. Falls verschiedene Ansprechpartner zum Vorschein kommen, sind diese Briefe dann nochmals zu sortieren.

Aufgabe 3: Die Entnahme des Schriftguts 

In diesem Schritt müssen noch mal alle Kontrollen durchgeführt werden. Dies sind folgende:

• Adresskontrolle: Dies passierte bereits als erste Aufgabe. 
• Umschlagkontrolle: Sofern der Briefumschlag beschädigt sein sollte, ist dies zu vermerken. So können notfalls Beweise hervorgezogen werden. 
• Leerkontrolle: Hier liegt es schon im Namen. Denn bei der Leerkontrolle kontrolliert man, ob der Umschlag auch wirklich vollständig leer ist.
• Anlagenkontrolle: Hier ist zu kontrollieren, ob die genannten Anlagen auch wirklich vorhanden sind. Dazu wäre eine kurze Auflistung der enthaltenen Anlagen sehr hilfreich. 
• Datumskontrolle: Bei diesem Schritt ist nachzuschauen, ob das Briefdatum mit dem aktuellen Kalenderdatum übereinstimmt. Der Poststempel ist ebenfalls zu kontrollieren.

Aufgabe 5 + 6: Sortierung und Postverteilung

Der letzte Schritt in der Bearbeitung der Eingangspost: Die fertig bearbeiteten Briefe, sind nun zum letzten Mal zu sortieren.

Wie genau die Sortierung stattfindet, ist je nach Unternehmen anders. Da gibt es keine goldene Regel.

Dies trifft auch auf die Postverteilung zu. Hier muss sich jedes Unternehmen selbst einen guten und effektiven Workflow erarbeiten.

Nachdem bereits die Bearbeitungsabläufe der Eingangspost beschrieben wurden, gehen wir nun auf die Bearbeitung des Postausgangs ein. Auch diese Aufgaben gehören zu den Routinetätigkeiten, die im Büro täglich zu erledigen sind.

Aufgabe 1: Adressieren der Post

Logischerweise muss der Empfänger aus dem Schriftgut auf den Briefumschlag angebracht werden. Um Rational zu arbeiten, sollten ausschließlich Fensterbriefumschläge verwendet werden, da dies die Arbeit erleichtert. Wenn es sich um Massenpost handelt, empfehlt es sich, Klebeetiketten für die Empfängerangaben auf den Briefhüllen zu nutzen, anstatt diese per Hand zu beschriften. 

Aufgabe 2: Zusammentragen der Dokumente

Alle Schriftgüter, die zusammen versendet werden, sollten anschließend zusammengetragen werden. In der Regel werden die Schriftstücke im Büro bei der Erstellung der Ausgangspost mit den jeweils erforderlichen Anlagen zusammengetragen. Bei Massenpost können der Ausdruck und das anschließende Zusammentragen jedoch auch erst in der Poststelle erfolgen. Normalerweise werden je nach versendetem Brief noch Werbebroschüren oder Informationsblätter in der zentralen Poststelle beigefügt.

Aufgabe 3: Kuvertieren und Schließen der Post

Nun werden alle zusammengetragenen Sendungsteile in Briefhüllen gelegt, so dass diese dann verschlossen werden können. Für diesen Schritt eignen sich Kuvertiermaschinen. Wenn Briefhüllen ausschließlich von Hand geschlossen werden, dann sollte man sich für selbstklebende Briefkuverts entscheiden.

Aufgabe 4: Wiegen und Frankieren der Ausgangspost

Ist das Schriftgut in der Briefhülle und ist diese ordentlich verschlossen, wird der Brief gewogen, um das entsprechende Porto zu ermitteln. Im letzten Schritt der Postausgangsbearbeitung werden dem Gewicht und der Größe entsprechend die Postwertzeichen bzw. Briefmarken auf dem Schriftstück angebracht. In kleinen Unternehmen wird sich in aller Regel der herkömmlichen Briefmarken bedient. Verschickt man im größeren Umfang Post, sollte man über die Nutzung einer Frankiermaschine nachdenken. Wenn alle Arbeitsschritte der Postausgangsbearbeitung erledigt sind, muss die fertig bearbeitete Post nur noch dem Postdienstleister übergeben werden.

Fakt ist, dass die digitale Poststelle eine gute Alternative ist. Denn diese Poststelle verarbeitet digitale und analoge Dokumente gleichermaßen. So sind die wichtigen deutlich schneller erreichbar. Dies fördert auch eine zügigere Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Außerdem ist die digitale Poststelle nicht nur für die Postverteilung zuständig. Sie dient auch als Scanstelle. Das heißt, sie scannt die nicht-digitale Post und bereitet sie auf. 

Demnach liegt die Hauptarbeit der digitalen Poststelle zwischen den Bereichen des Posteingangs und der Postverteilung. 

Welche Funktionen die digitale Poststelle umfasst, zeigen wir Ihnen hier auf:

• Scanner,
• Verschlagwortung,
• Klassifikation,
• Validierung,
• Übergabe aus unterschiedlichen Quellen in verschiedene Zielsysteme,
• Verwaltung sämtlicher Dokumente.

Die digitale Postbearbeitung gleicht so einer Archivierung der wichtigsten Dokumente.

Eine allgemeine wichtige Aufgabe bei der Postbearbeitung ist:

Es dürfen nicht alle Briefe vom Postbeauftragten geöffnet werden. Wann dies der Fall ist, erkennt man an der Reihenfolge des Personen- und Firmennamens auf dem Briefumschlag.

Wird die Person zuerst genannt, handelt es sich um private Post. So tritt das Briefgeheimnis in Kraft und die Post ist nur von der genannten Person zu öffnen.

Jedes Büro bzw. jeder Bereich hat seine eigenen Regeln, was die Postbearbeitung betrifft. Aber grundsätzlich lässt sich festhalten, dass folgende Postarten von jedem Mitarbeiter aus jeder Abteilung entgegen genommen werden dürfen:

• Infopost,
• Kataloge,
• Geschäftsbriefe,
• Rechnungen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass auch jeder Mitarbeiter diese Post öffnen darf. Besonders schwierig wird es, wenn es sich um Übergabe-Einschreiben, Nachnahme-Sendungen oder Schriftstücke mit der Bezeichnung "eigenhändig" handelt. Hierbei ist eine Berechtigung in Form einer Postvollmacht sinnvoll. Diese kann einer oder mehreren Personen erteilt werden. Aber auch bei der Postvollmacht gibt es Unterschiede. Diese zeigen wir Ihnen nachstehend auf.

Innenvollmacht

Als Voraussetzung für diese Vollmacht gilt eine schriftliche Erklärung. Wichtig ist, dass in dieser Erklärung klar erkennbar ist, dass eine Berechtigung für den Bevollmächtigten vorliegt, eigenhändig auszuhändigende Sendungen entgegen zu nehmen.

Generalvollmacht

Diese Art der Berechtigung ist vom Notar zu beglaubigen. Wenn dies der Fall ist, kann der Bevollmächtigte jegliche Sendungen an den Empfänger annehmen. Dies gilt auch für eigenhändige Sendungen, Postanweisungen und Zahlungsanweisungen.

Das Post- und Briefgeheimnis ist in Artikel 10 des Grundgesetzes geregelt. Unter das Briefgeheimnis fallen verschlossene Nachrichten und Urkunden außerhalb der Post, die an verschiedene Abteilungen in ihrem Unternehmen gerichtet sind. Von dem Postgeheimnis werden alle Sendungen, die sich in Obhut der Post befinden, geschützt. Die Verpflichtung der Mitarbeiter bezieht sich prinzipiell auf das Postgeheimnis.

Das bedeutet in Klartext, dass nur bevollmächtigte Mitarbeiter Post öffnen dürfen, welche an das Unternehmen adressiert ist. Persönlich gekennzeichnete Post hingegen darf nur der jeweilige Empfänger öffnen. Steht auf dem Umschlag neben dem Namen des Adressaten also zusätzlich der Hinweis „vertraulich“, „persönlich“, „privat“, „eigenhändig“ oder „ausschließlich“, darf nur der Empfänger selbst den Brief öffnen und lesen. Beim Öffnen der Briefe liegt in diesem Fall ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor.

Postbearbeitung: Regelungen bei Krankheit oder Urlaub

Grundsätzlich gelten die gleichen Regelungen wie im normalen Geschäftsverkehr, dass Briefe von einer dritten Person geöffnet werden dürfen. Ist die Post jedoch mit einem Vertraulichkeitsvermerk versehen, ist das Öffnen unzulässig. Eine Ausnahme stellt die ausdrückliche Erlaubnis des Empfängers dar, die schriftlich erfolgen sollte. Frau Müller muss also vor ihrem Urlaub ausdrücklich darlegen, dass auch persönliche Briefe geöffnet werden dürfen. Wenn sie dies nicht tut, greift das Briefgeheimnis und das Schreiben muss ungeöffnet bleiben.

Konsequenzen bei der Verletzung des Briefgeheimnisses

Verstöße gegen das Briefgeheimnis können schwerwiegend Konsequenzen haben, denn immerhin ist die Verletzung des Briefgeheimnisses im deutschen Strafrecht ein Straftatbestand (§ 202 Strafgesetzbuch). Wird ein Brief von einer nicht autorisierten Person geöffnet und gelesen, macht sich diese also strafbar. Weiterhin geht eine solche Straftat mit einem Vertrauensverlust einher, der zum Entzug bestimmter Aufgaben oder einer Degradierung führen kann.

Ferner sind mit arbeitsrechtlichen Folgen zu rechnen: So kann die Verletzung des Briefgeheimnisses eine Abmahnung oder eine Versetzung mit sich bringen. Besonders schwerwiegende Fälle, z.B. wenn auch noch interne Geheimnisse aus dem Inhalt preisgegeben werden, können eine Kündigung nach sich ziehen.

Fakt ist, dass bei der Post viel Papierkram entstehen kann. Dies ist vermeidbar, wenn man den Posteingang digitalisiert. Damit alles seine Richtigkeit hat, sollten Sie die Dokumente möglichst früh scannen. Wie auch bei der nicht-digitalisierten Postbearbeitung müssen die Schriftstücke sortiert und die Post auf Vollständigkeit geprüft werden.

Das ist aber nicht das einzige, was bei der Digitalisierung der Eingangspost wichtig ist. Denn eine erfolgreiche Einführung eines Digitalisierungs-Workflows hängt von unterschiedlichen Faktoren ab.

Was ist wichtig für eine Dokumenten-Analyse?

Der erste Schritt ist eine Analyse der eingehenden Dokumente. Hierbei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

• Größe der Vorlagen,
• Umfang,
• Anzahl,
• physischer Zustand der verschiedenen Dokumente.

Diese Punkte sind wichtig für die Planung, um Scan-Stapel (Software für das Office Management) vorzubereiten und sich für das passende Scanner-Modell zu entscheiden. 

Das richtige Scanner-Modell spielt bei einer optimalen Digitalisierung von Schriftstücken und Dokumenten eine große Rolle. Im Folgenden sind einige Punkte aufgezeigt, die Ihnen bei der Anschaffung des richtigen Scanners behilflich sind:

• Die Anzahl der täglich durchlaufenden Papiere ist ein wichtiger Punkt bei der Auswahl. Auch saisonale Anstiege spielen eine Rolle. Je mehr Dokumente eingescannt werden müssen, desto schneller und leistungsstärker sollte der Scanner sein.
• Das Scanner-Modell sollte papierschonend sein. So wird vermieden, dass Dokumente zu Schaden kommen. Dennoch muss der Scanner robust sein. So sollte er zum Beispiel vergessene Heftklammern aushalten können.
• Ein weiterer Punkt ist die Wiedergabequalität. Es kommt immer auf die Papierarten der Schriftstücke an. Um die Qualität von den am meisten eingescannten Papieren zu prüfen, kann jedes Dokument vorab einmal geprüft und gescannt werden. Am besten sind hier aufgrund des Datenschutzes Muster zu verwenden. 
• Neben der Qualität und Leistung des Scanners ist auch der Verbrauch wichtig. Wenn sich das Scanner-Modell leicht reinigen lässt und wenig Verschleiß aufweist, ist dies ein gutes Zeichen für eine lange Haltbarkeit. Die Reinigung sollte man mindestens einmal im Monat durchführen.

Was ist bei der Scan- und Nachbearbeitungs-Software zu beachten?

Damit nicht nur das Scannen einwandfrei verläuft, ist eine passende Nachbearbeitungs-Software ebenfalls wichtig. Bei der Auswahl der Software kommt es schlicht und einfach darauf an, womit Sie und Ihre Mitarbeiter besser zurechtkommen. Trotz alledem haben wir hier ein paar Punkte, die für jedes Unternehmen relevant sind:

• Es müssen alle Funktionen, die zur Verarbeitung von Dokumenten nötig sind, beinhaltet sein.
• Die Benutzeroberfläche sollte sowohl einfach zu bedienen als auch übersichtlich sein.
• Eine Nutzer- und Rollenverwaltung sollte vorhanden sein, damit die Arbeitsabläufe klar und funktionell gestaltet werden können.
• Es sollten verschiedene Scan-Profile angelegt sein.
• Um die Bedienung zu vereinfachen, sollten Tastenkürzel eingebaut werden.

Eine digitale Poststelle hat seine Vor- und Nachteile. Diese haben wir hier aufgelistet. So können Sie sich ein eigenes Bild machen, ob die Digitalisierung der Eingangspost für ihre Abteilung das Richtige ist. 

Digitalisierung und technischer Fortschritt wirkt sich auf die Postbearbeitung aus

Viele Dokumentenprozesse werden modernisiert oder durch schnellere und günstigere digitale Lösungen ersetzt. Für Unternehmen ist es daher umso wichtiger, sich näher mit der digitalen Postbearbeitung zu beschäftigen, um zukunfts- oder kundenorientiert agieren zu können. Innovative Lösungen unterstützen nicht nur dabei, Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu senken, sondern auch das Zeitmanagement sowie den Kundenservice laufend zu verbessern.