Dies bedeutet, spezifische Produktvorteile nutzenorientiert aufzubereiten. Gleichzeitig ist es essenziell, die Unternehmensorganisation fortlaufend zu professionalisieren. In den meisten Firmen ist es üblich, in jedem Kalenderjahr finanzielle Mittel und Mitarbeiter-Know-how zu reservieren. Investitionen haben das Ziel, in individuellen Projekten Mitarbeiter oder Unternehmensbereiche weiterzuentwickeln. Die Arbeit eines Projektteams ist in diesem Zusammenhang bedeutend und für den langfristigen Erfolg entscheidend. Auf der anderen Seite bindet jedes betriebsinterne Projekt Zeit und verursacht direkt und indirekte Kosten.
Warum ist eine Projektevaluierung sinnvoll?
Um nach wirtschaftlichen Kriterien Entscheidungen treffen zu können, sind Projektevaluation sinnvoll und zielführend. Als Projektevaluierung bezeichnet man die gesamtwirtschaftliche Bewertung eines Projektes oder eines Investitionsvorhabens. Eine Evaluation ist wesentlich, da keinem Unternehmen unbeschränkte finanzielle und personelle Mittel zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund wird bei der Projektevaluation abgewogen, welche Projekte im Besonderen die Ziele des Betriebs stützen. Nach einer professionellen Kosten-Nutzen-Analyse kann eine Auswertung erfolgen. Diese dient als Grundlage für die weiteren Arbeitsprozesse.
Sekretärinnen können in ihrer Funktion an der Schnittstelle zwischen Abteilungen umfangreich in den Prozess der Projektevaluierung eingebunden sein. Darüber hinaus kann die Assistenz im Office Management mögliche Projekte in ihrem persönlichen Arbeitsumfeld ebenfalls evaluieren. Die Aufgaben, die bei einer Projektevaluation auf die Sekretärin zukommen können, sind unterschiedlich. Vor allem die folgenden Fragen sind für Sekretärinnen entscheidend, um den Prozess der Projektevaluation kompetent zu begleiten:
- Wie kann Prozessevaluierung nutzenorientiert im Unternehmen umgesetzt werden?
- Welche Sekretariatsaufgaben und Tätigkeiten werden von der Prozessevaluation berührt?
- Welche Kriterien sind entscheidend, um nach der Evaluation konkrete Ergebnisse zu erzielen?
Wie Projektevaluierung nutzenorientiert im Unternehmen umgesetzt werden kann
Projektevaluierung beschäftigt sich vor allem mit der Frage, mit welchen Investitionen ein Unternehmen nachweislich den größten Benefit erzielen kann. Eine Kosten-Nutzen-Analyse nach dem ökonomischen Prinzip steht generell in einem Spannungsfeld zwischen Notwendigkeit und Möglichkeiten. Das bekannte ökonomische Prinzip beschreibt explizit, dass der Einsatz von Mitteln (Input) und das Ergebnis (Output) in einem optimalen Verhältnis zueinanderstehen sollten. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es essenziell, durch Prüfung und Erfahrungssicherung alle nachvollziehbaren Kriterien in einer Projektevaluation von Projekten objektiv miteinander zu vergleichen.
Beispiel: Projektevaluation in einem mittelständischen Unternehmen
Ein mittelständisches Unternehmen verfügt über ein Projektbudget von 5 Millionen Euro pro Jahr. Mit diesen Mitteln können verschiedene Projektvorhaben im Unternehmen finanziert werden. Möglich wären zum Beispiel Projekte in den Bereichen:
- Produktentwicklung, zum Beispiel Weiterentwicklung eines bestehenden Bestsellers.
- Infrastrukturvorhaben im Unternehmen, zum Beispiel Bau einer neuen Werkshalle.
- Mitarbeiter und Benefits, zum Beispiel Neueinstellungen oder flexible Arbeitszeitmodelle.
- Im Sekretariat: Professionalisieren der Büroablage, des Zeitmanagements oder Anschaffung von ergonomischen Büromöbeln.
In einem exakt gegliederten Prozess wird im Rahmen der Projektevaluation eruiert, welche Maßnahmen die Ziele des Unternehmens am besten unterstützen. Durch eine Weiterentwicklung eines Produktes könnten zum Beispiel neue Käufersegmente angesprochen werden. Die Erlöse könnten das Ergebnis des Unternehmens eindeutig verbessern. Durch gezielte Infrastrukturvorhaben wäre es möglich, neue Arbeitsplätze zu schaffen. Durch dieses Projekt könnten die Produktionskapazität in den nächsten Jahren erhöht werden. Arbeitsprozesse könnten gleichzeitig vereinfacht und professionalisiert werden.
Möchte ein Unternehmen die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen, können flexible Arbeitsplatzmodelle oder Benefits, wie Prämienzahlungen erfolgversprechend sein. Auf diese Weise wird das Employer Branding gestärkt, dass Auswirkungen auf die Außendarstellung eines Unternehmens im Bewerbungsprozess hat.
Im Sekretariat oder in anderen Fachbereichen könnte in einem Evaluationsprozess zusätzlich untersucht werden, wie die allgemeinen Sekretariatsaufgaben professioneller gelöst werden können. Im Rahmen eines Projektes könnte der Nutzen neuer Büromöbel oder das Anschaffen einer digitalen Büroablage in Erwägung gezogen werden. Im Zuge einer Evaluation könnten ebenfalls die Arbeitsprozesse im Office überprüft werden. Fällt auf, dass das Zeitmanagement der Sekretärin durch effizientere Rahmenbedingungen verbessert wird, mag dies ein Projekt begründen.
Am fiktiven Beispielunternehmen erkennt man konkret, dass Firmen über die unterschiedlichsten Bedürfnisse verfügen. Personengruppen im Unternehmen, wie zum Beispiel die Assistenz, können auf verschiedene Weise durch Investitionen unterstützt werden. Es steht außer Frage, dass nicht jedes Projekt umgehend realisiert werden kann. Kein Betrieb kann die Rahmenbedingungen hierfür schaffen. Aus diesem Grund ist es essenziell, durch eine Projektevaluierung die wichtigsten und für die Unternehmensziele entscheidendsten Projekte zu fokussieren.
Welche Sekretariatsaufgaben und Tätigkeiten von der Prozessevaluation berührt werden
Vor allem im Sekretariat müssen die gesammelten Daten und Fakten zu einzelnen Projekten ausgewertet werden. Die Assistenz wird hierzu vom Projektteam Informationen und Details anfordern. Diese wird sie zur Erfahrungssicherung nach einer Auswertung zusammenfassen und speichern. Sekretärinnen sind darauf angewiesen, valide Informationen über Arbeitsprozesse zu erhalten. Ist dies der Fall können sie in allen Phasen der Evaluation, bis zum Projektabschluss konkret tätig werden.
Entscheidend ist, dass Projekte in Bezug auf Ihre Kosten und ihren Nutzen professionell aufgeschlüsselt werden. Das wichtigste Kriterium für eine spätere Entscheidung ist der langfristige Benefit einer Investition. In diesem Zusammenhang wird in Fachzeitschriften vermehrt der Begriff ROI (Return on invest) genannt. Dieser fachspezifische Terminus deutet an, dass für jede Maßnahme und jedes Investment der Nutzen im Voraus berechnet werden sollte.
Um Projekte objektiv aufzuschlüsseln und miteinander abzugleichen, wird die Assistenz alle wesentlichen Parameter mit einbeziehen. Hierzu kann sie Sekretärin Daten sowohl softwaregestützt wie analog verarbeiten.
Im Projekt-Protokoll zur Projektevaluierung wird die Assistenz festhalten, welche Ziele mit einem Investment erreicht werden können. Diese bedeutende Form der Erfahrungssicherung garantiert, dass zu einem späteren Zeitpunkt Entscheidungen einfach nachvollzogen werden können. Neben dem Nutzen werden ebenfalls mögliche Risiken durch das Projektteam abgewogen. Dies ist bedeutend, da nicht jedes Projekt nach Implementation erfolgreich verläuft.
Durch die Projektevaluation wird proaktiv geprüft, in welchem Verhältnis Nutzen und Risiko zueinanderstehen. Erfolgversprechende Projekte werden in der Folge in Erwägung gezogen. Trotz dieser professionellen Risikoabwägung können unvorhergesehen Markt- und Mitbewerberveränderungen die Ziele eines Unternehmens negativ beeinflussen.
Beispiel - Weiterentwicklung an einem Produkt
Ein Unternehmen beschließt, die Weiterentwicklung eines Produktes nach wirtschaftlichen Kriterien zu untersuchen. Durch eine Qualitätsoffensive soll unter anderem erreicht werden, den Mehrwert des Artikels für die Kunden zu erhöhen. Darüber hinaus wird in Marktforschungen eruiert, welche Erwartungen Kunden an Produkte haben. Durch Veränderungen des Marktes oder kurzfristige Innovativen von Mitbewerbern kann ein erfolgversprechendes Produkt nach seiner Entwicklung schnell überholt sein. Die Investition hat sich trotz bestmöglicher Vorarbeit nicht gelohnt und der ROI ist nach Projektabschluss überschaubar.
Wie Sekretärinnen Präsentationen zur Entscheidungsfindung wirkungsvoll vorbereiten
Die Assistenz arbeitet an der Schnittstelle zwischen Projektteam und Geschäftsführung. In ihrer Funktion befindet sie sich im Spannungsfeld der unterschiedlichen Akteure. Projektteams brennen in der Regel für ihr Projekt und verfolgen das Ziel, dieses nach der Evaluation erfolgreich zu implementieren.
Aufgrund ihrer besonderen Stellung sind Sekretärinnen verantwortlich, die Daten eines Projektes nutzenorientiert und detailgetreu aufzubereiten. Neben der Erstellung von Kalkulationsmodellen, Grafiken und einer Auswertung aller Sachverhalte schließt dies für die Assistenz ein, umfangreiche Präsentationen zu erstellen. Neben den Fakten und Interpretationen zum Projekt entscheidet in vielen Fällen die Art der Präsentation darüber, welches Projekt in der Evaluationsphase den Vorzug bekommt.
Eine sach- und fachgerechte Präsentation für ein Projektteam vorzubereiten ist für die Sekretärin, neben ihren weiteren Verpflichtungen im Office, eine Herausforderung. Es impliziert, das eigene Zeitmanagement effektiv aufzubauen und Wichtiges zu priorisieren. Um wertvolle und zielführende Präsentationen zu gestalten, ist fachliches Know-how gefragt. Neben ihrer fundierten Ausbildung sind eine fortlaufende Weiterbildung und Schulung in Bezug auf die Erstellung von Präsentationen für sie essenziell. Ein effizientes Ablagesystem mit einer geordneten Büroablage garantieren, dass die wesentlichen Dokumente jederzeit verfügbar sind. Gleichzeitig sollte die Sekretärin über projektbezogene, inhaltliche Grundlagen verfügen und die wichtigsten Fakten zum Projekt verinnerlichen. In diesem Fall wird es ihr möglich sein, empathische und strukturierte Präsentationen vorzubereiten.
Worauf die Assistenz bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen achten sollte
Eine fachlich kompetente Präsentation besticht durch Einfachheit und Klarheit in ihren Aussagen. Neben einem ansprechenden Design sollte sie sich darauf fokussieren, die wesentlichen Sachverhalte herauszustellen. Um dies zu erreichen, konzentrieren sich erfolgreiche Sekretärinnen darauf, Datenmaterial und Kalkulationsgrundlagen sinnvoll zu gliedern.
Präsentationen sollten von der Sekretärin in einer Weise aufgebaut sein, die dem Wissensstand der Zuhörer oder Betrachter angemessen ist. Es wirkt wenig professionell, eine fachlich hochwertige Präsentation mit Grafiken und Fachvokabular vor einem uninformierten Publikum zu präsentieren. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, bei der Erstellung durch die Assistenz die Sicht der Zuhörer empathisch mit einzubeziehen. In diesem Fall werden die Informationen der Präsentation den Prozess der Projektevaluierung professionalisieren. Für den Erfolg von Präsentationen ist es entscheidend, ausreichend Zeit im Zeitmanagement für die Konzeption der Präsentation zu reservieren.
Erfolgreiche Präsentatoren achten in ihrer Präsentation im späteren Verlauf darauf, dass wesentliche Sachverhalte und Hauptpunkte im Mittelpunkt stehen. Die PowerPoint-Präsentation ist sollte als wertvolles Mittel zum Zweck gelten und für die Zuhörer Gesagtes mit Nachdruck unterstreichen. Gleichzeitig kann die Sekretärin durch Visualisierungen und einen kompetenten Folienaufbau die Behaltensleistung des Publikums steigern. Ein Folienlayout, das nicht vom Vortrag ablenkt, wirkt versiert. Gleiches kann gesagt werden, wenn Schriftarten, Screenshots oder Diagramme sich positiv ins Gesamtbild einfügen.
In den meisten Fällen bereiten Sekretärinnen die Präsentationen im Rahmen von Projektevaluierungen vor. Ist dies der Fall, müssen sie als Assistenz in Schnittstellenfunktion sicherstellen, die Sicht und die Ergebnisse des Projektteams zu kennen. Sekretärinnen sollten bei Verständnisfragen proaktiv nachfragen und das Projekt verinnerlichen.
In einer offenen und nutzenorientierten Vorbesprechung können darüber hinaus die wesentlichen Rahmenbedingungen vom Projektteam festgelegt werden:
- Ziele der Präsentation und Auswertung der Ergebnisse.
- Design und Gestaltung der Folien in Bezug auf das Wording.
Eine von der Sekretärin in Bezug auf den Inhalt und die Aufmachung zielführende Präsentation kann kleinere Mängel in den Ergebnissen retuschieren und nachhaltigen Eindruck bei Entscheidungsträgern erzeugen. Haben sich Sekretärinnen methodisch in die Projektdetails eingearbeitet, werden sie ein weiteres Ziel erreichen. Sie können in der Folge und bei einer positiven Evaluation das Projektmonitoring fachgerecht übernehmen. In diesem Fall ist die Assistenz verantwortlich, die tatsächlichen Ergebnisse und Ziele fortlaufend zu verfolgen und für das Projektteam aufzubereiten.
Welche Kriterien entscheidend sind, um nach der Evaluation konkrete Ergebnisse zu erzielen?
Eine Projektevaluierung erfolgt nach nachvollziehbaren Kriterien. Evaluationen sind zu jeder Zeit faktenorientiert und sollten nicht von Emotionen verfälscht werden. Ausschließlich in diesem Fall ist es möglich, Projekte professionalisiert miteinander zu vergleichen und korrekte Entscheidungen zu erwirken.
Um im Rahmen einer Qualitätsoffensive oder zur Verbesserung der Arbeitsprozesse die richtigen Projekte zu eruieren, müssen vergleichbare Kriterien herangezogen werden. Strebt ein Unternehmen zum Beispiel an, die Büroablage, das Zeitmanagement und die Arbeitsprozesse im Office Management zu verbessern, können die folgenden Fragen dazu beitragen, den Nutzen und die Mehrwerte für den Betrieb zu bestimmen:
Wie würden neue Büromöbel die Effizienz im Sekretariat fördern?
- Signifikantes Einsparen von Arbeitszeit.
- Effektiveres Arbeiten durch adäquate Büromöbel.
- Geringerer Krankenstand durch ergonomische Sitzmöbel.
Welche Vorteile bringt eine digitale Büroablage in Bezug auf das Zeitmanagement der Sekretärinnen?
- Einsparen von Arbeitszeiten.
- Geringere Kosten für die Anschaffung von Büromaterial.
- Geringerer Aufwand bei der Archivierung von Unterlagen und Dokumenten - Stichwort Digitalisierung.
Wie können Arbeitsprozesse im Sekretariat durch das Anschaffen einer neuen Software synchronisiert werden?
- Signifikante Arbeitszeitersparnis.
- Vernetztes Arbeiten fördert Synergien.
Inwieweit wird das Employer Branding durch eine Qualitätsoffensive im Sekretariat befördert?
- höhere Zufriedenheit mit den Rahmenbedingungen im Office.
- moderne Kommunikation im Büro spart Zeit und Kosten.
- gestiegene Work-Life-Balance durch weniger Überstunden.
Im Rahmen der Projektevaluation wird der Nutzen für alle beteiligten Personengruppen aufbereitet und bewertet. Fällt im Rahmen der Projektbetrachtung auf, dass Maßnahmen die:
- Sekretariatsaufgaben und die Büroablage insgesamt professionalisieren,
- das Zeitmanagement verbessern und Kosten senken,
- die Teamarbeit im Sekretariat fördern,
- die Arbeitsprozesse im Sekretariat signifikant verbessern,
- zu einer nachvollziehbaren Qualitätsoffensive führen oder
- einen kalkulierbaren und positiven ROI versprechen,
bestehen für das Projektteam gute Chancen, ihr Projekt im Unternehmen umzusetzen. Ausschließlich nachvollziehbare und messbare Kriterien bieten Möglichkeiten für eine langfristige und erfolgreiche Umsetzung. Fällt im Gegensatz dazu auf, dass die Kriterien zusammengerechnet keinen oder einen zu geringen Nutzen erwirtschaften, wird das Projekt nicht weiterverfolgt. Nach einer Erfahrungssicherung aus der Evaluierung kann ein Projektteam in der Folge Veränderungen an den Projektzielen vornehmen. In diesem Fall kann in Erwägung gezogen werden, das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt abgewandelt umzusetzen.
Zusammenfassung und Fazit
Als Projektevaluierung bezeichnet man einen nachhaltigen Prozess, in dem verschiedene Projekte in einem Unternehmen objektiv miteinander vergleichen werden. Nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip wird durch Evaluierung das Ziel verfolgt, die Projekte im Betrieb umzusetzen, die die besten Ergebnisse erzielen werden. In der Projektevaluation untersucht man neben den zu erwartenden Resultaten ebenso die Auswirkungen eines Projektes auf die die beteiligten Personengruppen. Evaluation zielt aus diesem Grund sowohl auf monetäre wie mitarbeiterzentrierte Ergebnisse ab. Darüber hinaus wird eine Risikoabwägung vorgenommen.
Sekretärinnen nehmen an der Schnittstelle zwischen Projektteam und Geschäftsführung eine entscheidende Position in einem Spannungsfeld ein. In vielen Betrieben fällt es in den Zuständigkeitsbereich der Assistenz, Protokolle zu führen oder Ergebnisse und Resultate von Meetings durch Wrap up zusammenzufassen. Eine strukturierte Büroablage, stringente Arbeitsprozesse und ein durchdachtes Zeitmanagement unterstützen die Sekretärin in ihrer wertvollen Arbeit. Durch ihre Ausbildung und eine fortlaufende Weiterbildung sind sie darüber hinaus in der Lage, hochwertige Präsentationen für die Projektteams zu erstellen. Gleichzeitig besteht ihre Aufgabe darin, die fachliche Grundlage eines Projektes zu verinnerlichen. Ausschließlich in diesem Fall ist es ihnen möglich, ihre Arbeit von:
- der Grundidee über
- die Projektevaluierung und
- das Projektmonitoring,
- bis zum Projektabschluss
kompetent auszuführen.
Eine Projektevaluierung kann ebenfalls im Sekretariat von hoher Bedeutung sein. Nicht jedes Projekt kann im Office ohne Vorlaufzeit umgehend umgesetzt werden. Durch eine Evaluation der Projekte können die zielführendsten Maßnahmen verglichen und verabschiedet werden. Unter anderem könnten Projekte im Office beinhalten, Sekretariatsaufgaben zu synchronisieren oder die Büroablage zu digitalisieren. Darüber hinaus kann es effektiv sein, ergonomische Büromöbel anzuschaffen. Diese Investition in die Assistenz kann die die Arbeitsprozesse und das Zeitmanagement professionalisieren.
Bei allen Maßnahmen der Evaluation ist es entscheidend, objektive Kriterien zu bestimmen, die Projekte vergleichbar machen. Darüber hinaus sollten Projektteams den Return on invest (ROI) fokussieren und Projektziele generell mit Unternehmenszielen verknüpfen. Durch ihre gute Arbeit im Sekretariat können Sekretärinnen dazu beitragen, dass im Rahmen einer Projektevaluation die zielführendsten Projekte bestimmt werden. Dies führt zu einer hohen Effizienz der Arbeitsprozesse und zu mehr Zufriedenheit. Im Endeffekt sichert ein solches Vorgehen der Assistenz die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
