Feedback geben und nehmen

Feedback ist eine wichtige Methode des Personalmanagements. Beim Feedbackgeben geht es darum, anderen Menschen eine Rückmeldung oder Beurteilung auszusprechen. Der Feedbacknehmer erfährt also wie er – oder eine von ihm erbrachte Leistung – auf andere wirkt. Damit ist das Feedback ein wichtiges Mittel, um die Selbstwahrnehmung mit der Wahrnehmung anderer zu vergleichen.

Das Ziel von Feedback: Entwicklungspotenziale und Verbesserungsmöglichkeiten zu benennen. Eine ehrliche Feedbackkultur trägt außerdem generell zu einer guten Kommunikation im Büro und zu einer produktiven Zusammenarbeit bei. Denn alle Beteiligten wissen, dass Missstände jederzeit offen angesprochen werden dürfen. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse schnell aus der Welt schaffen.

Zudem lässt sich ein Feedbackgespräch auch nutzen, um Erwartungen und Ansprüche klar zu formulieren. Das ist gut für die geschäftliche Beziehung. Denn Konflikte und Enttäuschungen können mit dieser Form der transparenten Kommunikation frühzeitig im Keim erstickt werden.

Zu guter Letzt bietet Feedback auch die Chance, Anerkennung und Lob auszusprechen. Positive Reaktionen kommen im stressigen Arbeitsalltag oft zu kurz. Doch im Hinblick auf die Wertschätzung und die Motivation ist es unverzichtbar, auch kleine Erfolge lobend zu erwähnen. So erhält der Feedbacknehmer das Gefühl, dass seine Bemühungen wahrgenommen und anerkannt werden.

Konstruktive und zugleich wertschätzende Rückmeldung zu geben, ist nicht immer leicht. Vor allem wenn man eigentlich Kritik äußern möchte, ist die Art und Weise, wie das Feedback gegeben wird, entscheidend. Halten Sie sich an diese fünf goldenen Regeln rund um Feedback, um einen gewinnbringenden Austausch anzuregen:

1. Zeitpunkt und Ort geschickt wählen

Ein ausführliches Feedbackgespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Auf der anderen Seite sollte aber auch nicht das jährliche Mitarbeitergespräch der einzige Anlass für einen Rückmeldungsrunde sein.

Wenn Sie sich ein Feedbackgespräch wünschen, ist es sinnvoll, die Führungskraft frühzeitig darüber zu informieren. Suchen Sie nach einem Termin, an dem Sie beide Luft haben. Sich genügend Zeit für den anderen zu nehmen, ist Teil der Wertschätzung.

Überlegen Sie auch, in welchem Raum die Unterhaltung stattfinden kann. Vor allem wenn es um negative Rückmeldungen geht, ist es wichtig, dass keine unbeteiligten Kollegen mithören. Legen Sie Ort und Zeitpunkt frühzeitig fest, können sowohl Sie als auch Ihr Vorgesetzter sich in Ruhe auf einen ehrlichen Austausch vorbereiten.

2. Gesprächsregeln beachten

Damit ein konstruktives Gespräch stattfinden kann, ist es wichtig, bestimmte Gesprächsprinzipien und Regeln zu berücksichtigen. Vorwürfe und Anschuldigungen haben in einer Feedbackrunde nichts zu suchen. Sie sorgen lediglich dafür, dass der Empfänger in eine Verteidigungshaltung geht – ein zielführender Austausch ist auf diese Weise nicht möglich.

Sinnvoller ist es in Ich-Botschaften zu sprechen und auf einen generell wertschätzenden Ton zu achten. Überkommen Sie während des Gesprächs Gefühle wie Wut und Ärger? Dann atmen Sie tief durch. Versuchen Sie sich auch in den Standpunkt Ihres Gesprächspartners zu versetzen. So lassen sich bestimmte Reaktionen leichter nachvollziehen.

Orientieren Sie sich an diesen hilfreichen Formulierungen für ein Feedbackgespräch:

• „Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten zwei Wochen oft zu spät zu Terminen erschienen sind. Mir ist bewusst, dass Sie einen vollen Terminkalender haben und deshalb oft im Stress sind. Dennoch würde ich mir wünschen, dass Sie sich zukünftig an Terminabsprachen halten oder frühzeitig Bescheid geben, wenn Sie einen Termin nicht pünktlich wahrnehmen können.“
• „Auf meine letzten E-Mails habe ich jeweils nur eine sehr knappe Reaktion von Ihnen bekommen. Dadurch habe ich das Gefühl, dass meine Anliegen von Ihnen nicht ernst genommen werden. Allerdings hängen damit oft wichtige betriebsinterne Entscheidungen zusammen, die auch Konsequenzen für andere Mitarbeiter haben. Daher würde ich Sie bitten, in Zukunft ausführlicher auf meine Anfragen zu antworten. Ich verstehe, dass Ihnen dafür oft die Zeit fehlt. Allerdings warte ich gerne mal einen Tag länger, um dafür dann eine ausführliche Antwort zu erhalten.“

3. Situationen und Konsequenzen genau benennen

Überlegen Sie vorab genau, welches Verhalten Sie besprechen möchten. Um Ihre Aussagen zu unterstreichen ist es sinnvoll, Beispiele aus der Praxis parat zu haben. Um Feedback zu einer bestimmten Situation zu geben, sollten Sie vorab überlegen:

1. In welcher bestimmten Situation hat sich das Verhalten gezeigt?
2. Welche Reaktion hat das Verhalten bei Ihnen ausgelöst?
3. Wie haben Sie sich in dieser Situation gefühlt?
4. Welche Konsequenzen hatte diese Situation für Sie und das Unternehmen?
5. Was würden Sie sich wünschen, wenn es in Zukunft anders laufen könnte?

Ein Beispiel: Ihre Führungskraft ist kurzentschlossen und trifft des Öfteren spontane Entscheidungen, auf die Sie in der Kürze der Zeit kaum reagieren können. Nun könnten Sie entweder anschuldigend sagen: „Immer entscheiden Sie sich um, damit machen Sie mir produktives Arbeiten unmöglich!“.

Stattdessen könnten Sie allerdings auch den Blick darauf lenken, wie Sie diese Sprunghaftigkeit empfinden und welche Konsequenzen diese für Sie mit sich bringt. Wie wäre es mit dieser Feedbackformulierung: „Letzte Woche haben Sie spontan den Ablauf des Meetings geändert. Für mich hat das viel Stress bedeutet, da ich meine vorbereiteten Pläne nicht nutzen konnte. Im Meeting habe ich mich dann unsicher gefühlt, weil ich auf den neuen Ablauf nicht vorbereitet war. Ich würde mir wünschen, dass ich in Zukunft früher über derartige Änderungen informiert werde, um genügend Zeit zum Vorbereiten zu haben.“

4. Generalisierungen vermeiden

Eine der wichtigsten Feedbackregeln lautet, Verallgemeinerungen zu vermeiden. Dieser Aspekt ist eng mit dem zuvor genannten verbunden. Denn wenn Sie den Blick auf spezifische Situationen lenken, vermeiden Sie von ganz allein Generalisierungen. Wörter wie „immer“, „jedes Mal“ und „ständig“ verleiten schnell zum Übertreiben – die Folge ist auch hier wieder die Verteidigungshaltung des Feedbackempfängers.

Anstelle der Generalisierungen können Sie Formulierungen nutzen, die das Verhalten so gut es geht spezifizieren. Beziehen Sie sich beispielsweise auf Situationen der vergangenen Wochen oder beschränken Sie Ihre Aussage – falls passend – auf einen ausgewählten Zeitraum. Der Empfänger erhält so den Eindruck, dass all seine Leistungen wahrgenommen werden – nicht nur die negativen.

Eine beispielhafte Formulierung könnte lauten: „Ich habe beobachtet, dass Sie während der letzten beiden Telefonate recht abgelenkt gewirkt haben. Ansonsten arbeiten Sie immer sehr konzentriert, deshalb hat es mich gewundert, Sie so abwesend zu erleben.“

5. Zukunftsperspektiven als Ziel des Gesprächs

Eine konstruktive Rückmeldung ist immer lösungsorientiert. Das bedeutet, dass beide Gesprächsteilnehmer gemeinsam überlegen, wie sich die Kritik nutzen lässt, um Dinge in der zukünftigen Praxis besser zu machen.

Fehler im Rahmen eines Feedbacks zu benennen ist das eine – aus ihnen zu lernen das andere. Ein Feedbackgespräch ist der ideale Anlass, um gemeinsam nach guten Lösungen zu suchen. Damit endet der Austausch mit einem positiven Ausklang. Denn die Botschaft lautet: Egal, was bisher falsch gelaufen ist – wir nutzen die Fehler zum Wachsen und um es in Zukunft besser zu machen. Dieser Mindset hinterlässt bei beiden Gesprächsteilnehmern ein gutes Gefühl.

Nutzen Sie folgende Formulierungen, um den Fokus auf die Lösungsorientierung zu lenken:

• „Letzte Woche hat das zwar nicht so gut funktioniert, ich bin allerdings zuversichtlich, dass sich das in Zukunft ändern lässt. Wolle wir gemeinsam nach einer Lösung suchen?“
• „Der Fehltritt ist passiert und lässt sich jetzt nicht mehr rückgängig machen. Dennoch lässt sich viel aus dieser Situation lernen. Was nehmen Sie von dem Vorfall für die Zukunft mit?“
• „Wie kann ich Sie darin unterstützen, es in Zukunft anders zu machen?“

Auch Führungskräfte sind nur Menschen. Daher sind auch sie hin und wieder darauf angewiesen zu erfahren, wie sich ihr Verhalten auf die Mitarbeiter auswirkt. Einige Vorgesetzte etablieren daher eigene Feedbackrunden mit allen Kollegen, in welchen ein offener Austausch stattfinden kann.

Ihr Chef hat noch keine Feedbackkultur eingeführt? Das bedeutet nicht, dass Sie ihm keine Rückmeldung für sein Arbeitsverhalten geben dürfen. Bevor Sie jedoch mit der Tür ins Haus fallen, sollten Sie seine generelle Bereitschaft erfassen, Feedback anzunehmen. Wenn Sie um einen Gesprächstermin bitten, können Sie dabei schon erwähnen, über welche Situation Sie gerne sprechen würden. So geben Sie dem Vorgesetzten die Möglichkeit, vorbereitet zur Unterhaltung zu kommen.

Bevor Sie Feedback an die Führungskraft geben, können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welches Ziel verfolge ich mit dem Feedbackgespräch?
• Welche Eigenschaften hat meine Führungskraft, die ich schätze?
• Welche Kritik möchte ich anbringen und wie kann ich sie ohne Anschuldigungen in Worte verpacken?
• Mit welchen Beobachtungen kann ich meine Aussage untermauern?
• Was mache ich, wenn meine Führungskraft verständnislos reagiert?

Sitzen Sie sich nun zum Feedbackgespräch gegenüber, ist es wichtig, nicht zu viel Furcht vor der beruflichen Hierarchie zu haben. Selbstverständlich ist Respekt unverzichtbar, aber dennoch sollten Sie offen sagen dürfen, was Sie beschäftigt.

Tipp: Bleiben Sie dabei immer bei Ihrem eigenen Standpunkt. Formulierungen wie „Frau Mayer sieht das übrigens genauso“ sind weder zielführend noch den Kollegen gegenüber fair.

Häufig nutzen Führungskräfte die Gelegenheit eines solchen Gesprächs, um selbst Feedback an die Assistenzkraft zu geben. Denn hin und wieder gibt es auch Eigenschaften, die Chefs an ihren Mitarbeitern stören. Nun liegt die Verantwortung bei dem Vorgesetzten, diese Rückmeldung wertschätzend zu verpacken. Denn neben der fachlichen Führung tragen Chefs auch die Verantwortung für die disziplinarische Führung.

Doch unabhängig davon, wie Ihre Führungskraft Ihnen Rückmeldung gibt, ist es auch entscheidend, wie Sie diese annehmen. Wichtig ist, dass Sie die Sichtweise des Feedbackgebers respektieren – auch wenn Sie nicht mit Ihrer Wahrnehmung übereinstimmt. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um etwas über Ihre Wirkung auf andere zu lernen.

Sie haben den Eindruck nicht zu wissen, worauf sich Ihr Vorgesetzter gerade bezieht? Dann fragen Sie unbedingt nach. Nur wenn Sie das Feedback wirklich verstehen, können Sie für die Zukunft lernen. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, das Gesagte auch in eigenen Worten zusammenzufassen. So spiegeln Sie dem Feedbackgeber was bei Ihnen angekommen ist und zeigen, dass Sie aufmerksam zuhören.

Falls die Führungskraft keine Perspektive für die Zukunft anspricht, fragen Sie aktiv danach. So klären Sie, welche Erwartungen zukünftig an Sie gestellt werden und wie Sie diese erfüllen können. Betrachten Sie das Feedback als Chance für Ihre persönlich Entwicklung und als Möglichkeit für einen ehrlichen Austausch.

Eine gut gelebte Feedbackkultur kann die gesamte Kommunikation in einem Unternehmen positiv beeinflussen. Anstelle der Angst vor Fehlern tritt die Zuversicht, aus ihnen lernen zu können. Doch nicht immer ist im stressigen Berufsalltag der richtige Zeitpunkt für ein ausführliches Feedbackgespräch gegeben.

Hier kommt das sogenannte Mikrofeedback ins Spiel. Dabei handelt es sich um Feedback in Form von alltäglichen Rückmeldungen, die sich gut in das tägliche Miteinander integrieren lassen. Dabei werden erbrachte Leistungen und Beobachtungen direkt kommentiert. Positives Feedback darf dabei gerne vor anderen Mitarbeitern gegeben werden. Kritische Äußerungen – auch wenn sie noch so klein sind – sollten dennoch immer nur im Zweiergespräch angemerkt werden.

Assistenzkräfte können dabei als Feedbackgeber mit gutem Beispiel vorangehen und für einen wertschätzenden Umgangston unter den Kollegen sorgen. Das lohnende Ergebnis ist ein Miteinander auf Augenhöhe, bei dem Rückmeldungen als Wachstumspotenziale geschätzt werden.

Sowohl das Geben als auch das Nehmen von Feedback hat seine Tücken. Auf der einen Seite ist es nicht immer einfach, Rückmeldungen an Vorgesetzte wertschätzend zu verpacken. Auf der anderen Seite ist auch Kritik an der eigenen Person nicht immer leicht zu verdauen. Doch Feedback lohnt sich – schon alleine, um zu prüfen, ob die Wirkung auf andere mit der Selbstwahrnehmung übereinstimmt!

Denn nur wer sowohl für positive Leistungen als auch für Fehler ehrliche Rückmeldung erhält, kann sein eigenes Verhalten realistisch einschätzen. In der Regel gibt es eine enge Zusammenarbeit zwischen der Bürofachkraft und den Führungskräften. Diese kann nur gelingen, wenn eine ehrliche und offene Kommunikation in beide Richtungen möglich ist. Suchen Sie daher regelmäßig Feedbackgespräche mit Vorgesetzten, um alle Entwicklungspotenziale voll auszuschöpfen und ein produktives Arbeiten zu ermöglichen.