Professionelle Terminplanung im Sekretariat – so behalten Sie den Überblick

Seit jeher ist die Tätigkeit einer Sekretärin untrennbar mit einer professionellen Terminplanung verbunden. Durch die Digitalisierung haben sich die Aufgabenbereiche im Sekretariat stringent ausgeweitet.

Im Office haben darüber hinaus Softwareapplikationen Einzug gehalten, die Effizienz steigern und die Terminplanung vereinfachen sollen.

Aufgaben und Termine zu fokussieren, gehört zu den alltäglichen Aufgabenbereichen einer Sekretärin. In ihren Zuständigkeitsbereich fällt unter anderem:

• Termine für Kollegen und Vorgesetzte zu organisieren,
• Pufferzeiten einzuplanen und
• die Ressourcen des Chefs in einer Weise einzusetzen, dass dieser konstruktiv tätig sein kann.
• Terminverschiebungen oder die Dokumentation von erledigten Aufgaben gehören ebenfalls zur täglichen Praxis im Office.

Es ist nachvollziehbar, dass Sekretärinnen für diese Aufgabenbereiche ein ausgeprägtes Organisationstalent, kommunikative Fähigkeiten und Flexibilität benötigen. Wer die Terminplanung von Vorgesetzten und Kollegen organisiert, muss strukturiert agieren und über ein durchdachtes und nachvollziehbares Terminsystem verfügen.

Im klassischen Büro des 20. Jahrhunderts ohne PC, Software und Vernetzung spielte der schriftliche Kalender oder Terminplaner der Sekretärin die entscheidende Rolle. In ihm musste sie alle relevanten Zeiträume planen und Prozesse darstellen.

Die Mehrzahl der Sekretariate arbeitete vor der Digitalisierung mit einer Tages- oder Wochenplanung, einem Balkendiagramm oder einem Zeitstrahl. Diese analogen Hilfsmittel unterstützten die Assistenz, Kapazitäten der Mitarbeiter zu berechnen oder Projektphasen grafisch darzustellen. Die Art der Terminplanung war fehleranfällig und zeitaufwendig. Vor allem in Phasen, in denen Termine flexibel organisiert werden mussten, waren Abweichungen vom Ziel und Fehlplanungen möglich.

Sekretärinnen mit langjähriger Erfahrung hatten trotz dieser nachvollziehbaren Herausforderungen die Terminplanung im Büro im Griff. Aus diesem Grund waren sie bei Vorgesetzten begehrt und anerkannt. Im Laufe der letzten Jahre hat sich die Arbeit im Office für Sekretärinnen gewandelt.

Eine durchgehend analoge Terminplanung ist in zukunftsorientierten Büros nicht mehr vorstellbar. Vielmehr nutzen Assistentinnen und Sekretäre Softwareapplikationen für die effektive Planung aller Termine und Aktivitäten.

Microsoft Outlook oder kostenlose Alternativen

Aus nahezu keinem Büro sind moderne Softwareapplikationen wie Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft Outlook wegzudenken. Ein bereichsübergreifendes Projektmanagement und eine zielführende Terminplanung sind ausschließlich möglich, wenn die Terminpläne aller Mitarbeiter und der Vorgesetzten harmonisiert und vernetzt werden.

Microsoft Outlook oder kostenlose Alternativen wie Open Office oder Libre Office ermöglichen es Unternehmen, Termine in Mitarbeiterkalender einzustellen. Gleichzeitig können PDF-Dateien und weitere Informationen in die Terminanfrage eingearbeitet werden.

Durch einen Klick im Computer oder im digitalen Endgerät können Mitarbeiter oder der Vorgesetzte den Termin und ihre Teilnahme offiziell bestätigen. Durch die integrierte Erinnerungsfunktion wird jeder Teilnehmer an seine Zusage und den Termin erinnert.

Doodle als Terminmanager

Einen anderen Ansatz als Microsoft Outlook, das als digitaler Terminkalender überzeugt, verfolgt das Onlinetool Doodle. Es wird weltweit von Unternehmen aller Größenordnungen als Kalender nutzt, um die Planungsphase von Terminen im Büro zu vereinfachen - mit Hilfe einer Umfrage.

Durch den Einsatz von Doodle wird vor der Terminierung bei den potenziellen Teilnehmern im ersten Schritt der bestmögliche Termin abgefragt. Dieses Vorgehen, bei dem vom Sekretariat zum Beispiel 5 mögliche Termine für eine Besprechung angefragt werden, zeichnet sich durch:

1. seinen Fokus auf die Mitarbeiter und
2. seine Transparenz aus.

Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, seine Präferenzen mitzuteilen und sich für passende Termine zu entscheiden.

Angefragte Mitarbeiter können im nächsten Schritt unkompliziert per Voting angeben, welcher Zeitpunkt für sie passend ist. Eine Deadline-Funktion gewährleistet, dass die potenziellen Teilnehmer sich nicht unbegrenzt Zeit lassen, um zu antworten. Das konsolidierte Ergebnis wird von der Assistentin zusammengefasst und in einem allgemeingültigen Termin umgesetzt. Dieser kann klassisch per MS Outlook versandt werden.

Doodle wird zusammenfassend aus Transparenzgründen in Büros eingesetzt. Für die Sekretärin entfallen darüber hinaus nervenzehrende Nachfragen und Terminverschiebungen. Vor allem aufgrund der Tatsache, dass eine Terminänderung für jeden Teilnehmer eines Meetings Probleme und weitere Verschiebungen im Arbeitsplan nach sich zieht, kann Doodle Arbeitszeit einsparen. Auf diese Weise generiert die Software einen hohen Nutzen und Mehrwert für Unternehmen.

Microsoft OneNote oder Evernote

Microsoft OneNote oder die kostenlose Alternative Evernote wird von erfahrenen und im Assistenzbereich versierten Sekretärinnen als eines der wichtigsten Arbeitsprogramme empfohlen. Beide Programme fallen nicht unter die Rubrik der klassischen Terminplanungssysteme. Trotz ihres abweichenden Arbeitsgebietes können sie eine professionelle Terminplanung umfangreich unterstützen.

OneNote oder Evernote können als elektronisches Notizbuch oder als digitale To-do-Liste bezeichnet werden. Statt vieler händischer Notizen auf Post-its oder Karteikarten organisieren OneNote und Evernote das digitale Projektmanagement.

Wie auf einem endlosen Flipchart können in Microsoft OneNote Informationen, Notizen und wichtige Hinweise verbunden und fusioniert werden. Auf diese Weise kann ein Projekt, das in der Regel Termine beinhaltet, umfassend skizziert werden.

Durch eine integrierte Schnittstelle zu Microsoft Outlook können Terminanfragen an einen potenziellen Teilnehmerkreis ohne Mühe versandt werden. Mit OneNote oder Evernote werden Vorgänge und Kapazitäten zusammengefasst und Planungen transparent dargestellt.

Unterschiedliche Dateiformate können darüber hinaus durch Filter integriert werden. Mittels OneNote erhält jeder Betrachter einen Eindruck von einem Projekt und kann Hintergrundinformationen strukturiert nachvollziehen. Der Einsatz digitaler Notizprogramme wie OneNote oder Evernote bringt Sekretärinnen in die Lage, Aufgaben und Abläufe effektiv und effizient zu strukturieren. Aufzeichnungen können mit Kollegen oder dem Chef geteilt werden und sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar.

Da Projekte in der Regel Schnittmengen zu Terminen und zur allgemeinen Terminplanung haben, stellt OneNote den Unterbau oder die Grundlage für eine professionelle Terminplanung dar. Durch den Einsatz von Microsoft OneNote oder ähnlicher Programme wird die Terminplanung im Office nicht länger autark betrachtet. Sie wird viel mehr leistungsfähig mit dem Projektmanagement und To-do-Listen vernetzt.

Die persönliche Terminplanung sollte eine hohe Priorität haben

In einem zukunftsorientierten Office übernimmt eine Sekretärin eine Vielzahl von bedeutenden Aufgaben. Wie in Arbeitspaketen organisiert sie die täglich anfallenden Projekte und achtet zeitgleich auf Pufferzeiten in den ihr unterstellten Terminkalendern.

Ihr Ziel ist eine effektive Chefentlastung bei einer gleichzeitig kompetenten Terminierung. Hat die persönliche Terminplanung für die Sekretärin eine untergeordnete Rolle, führt dies kurzfristig zu Kapazitätsengpässen und Problemen im gesamten Arbeitsbereich der Assistenz.

Struktur und Klarheit statt Kontrollverlust

In Momenten, in denen Kollegen und Führungskräfte durch kurzfristige Anfragen und Arbeitsaufträge die persönliche Terminplanung der Sekretärin verwässern, wächst für die Assistenz die Gefahr, die Kontrolle über Arbeitsprozesse zu verlieren.

Struktur, Klarheit und eine vorausschauende Planung zeugen von Zielstrebigkeit und beugen einem Kontrollverlust vor. Ein persönlicher Plan und der Wille, diesen stringent umzusetzen ist für die Assistenz essenziell, um das eigene Zeitmanagement effektiv zu gestalten.

Dies bedeutet nicht, eine flexible Arbeitseinstellung den eigenen Zielvorstellungen unterzuordnen. Vielmehr bildet strukturiertes Handeln im Büro die Basis für Flexibilität. Vorgesetzte erwarten von Sekretärinnen Anpassungsfähigkeit und Zielstrebigkeit. Sie wissen, dass es von ihrer Arbeit im Office abhängt, ob Projekte erfolgreich implementiert, begleitet und abgeschlossen werden können.

Wer als Sekretärin oder Chefsekretärin Tätigkeiten und Aufgaben priorisiert, digitale Terminlisten erstellt und den Zeitaufwand kompetent berechnet, handelt zielorientiert. Dies trifft ebenso zu, wenn die Assistenz in ihren persönlichen Terminplan Pufferzeiten einarbeitet. In diesen Zeiten kann sie selbstbestimmt die Büroablage oder weniger priorisierte Sekretariatsaufgaben erledigen. Durch dieses Vorgehen dokumentiert sie, dass sie auf ungeplante Termin beweglich und anpassungsfähig reagieren kann.

Mobile Endgeräte und vorausschauende Planung

Die Möglichkeiten moderner Endgeräte sind vielfältig. Die ständige Erreichbarkeit sollte die Sekretärin nutzen, um ihren Chef transparent über Termine zu informieren. Darüber hinaus ist die Erinnerungsfunktion im Smartphone oder der Smartwatch vor allem bei externen Terminen bedeutend. Mit einem Klick im iPhone oder Laptop kann der Vorgesetzte die wesentlichen Informationen eines Kundentermins nachvollziehen und ist auswärts umfassend informiert. Auf diese Weise arbeiten die Sekretärin und der Vorgesetzte Hand in Hand.

Verantwortungsvolle Mitarbeiter im Sekretariat werden von Vorgesetzten und vom Unternehmen geschätzt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn der Chef Probleme hat, sich persönlich zu strukturieren und zu organisieren. Er benötigt die Assistenz als Taktgeber und Sparringspartner in Bezug auf die Planung im Office. Durch eine kompetente Steuerung aller Aktivitäten und den Einbau von Pufferzeiten stellt die Sekretärin sicher, dass zu lange Meetings, ungeplante Termine und kurzfristige Aufgaben, die Terminplanung ausschließlich bedingt komplizieren.

Sie achtet im Hintergrund darauf, dass Termine, die Meilensteine darstellen, besondere Berücksichtigung finden. Für Chefs, die sich nach wie vor an einem handgeschriebenen Terminplan orientierten, sorgt sie vor. Sie druckt den Wochenplan oder ein Balkendiagramm mit der aktuellen Terminierung als Back-up aus. Durch ihr tiefgründiges Planen und das Einbeziehen aller Eventualitäten gehören ein ineffektives Zeitmanagement, das einem Unternehmen Zeit und Geld kostet, der Vergangenheit an.

Jede Assistenz erarbeitet sich mit wachsender Berufserfahrung ihre persönliche Strategie für eine professionelle Terminplanung im Office. In der Ausbildung oder in der Zusammenarbeit mit erfahrenen Sekretärinnen übernimmt sie Tipps und Hilfestellungen.

Gleichzeitig stellt sie sich auf ihren Chef und dessen Prioritäten und Bedürfnisse ein. Sie achtet darauf, durch ihre Tätigkeit eine effektive Chefentlastung zu gewährleisten und ihren Arbeitstag darüber hinaus zielorientiert zu planen. Neben den persönlichen Erfahrungswerten können die folgenden Tipps der Assistenz helfen, eine produktive Terminplanung sicherzustellen:

1. Setzen Sie für sich Prioritäten: Mitarbeiter, die ihren eigenen Terminplan arrangieren und flexibel und priorisierend tätig sind, können im Job Zufriedenheit verspüren und sich persönlich sowie beruflich weiterentwickeln. Dies gilt ebenso für die Assistenz, die ausschließlich dann zur Chefentlastung beitragen kann, wenn sie sich persönlich ökonomisch und transparent organisiert.
2. Nutzen Sie Tools zur schriftlichen Terminplanung: Im Office kommt es täglich vor, dass neue Termine im Vorbeigehen kommuniziert werden. Wer nicht jeden Termin umgehend schriftlich fixiert, kann Aufgaben übersehen und entscheidende Stichtage oder Verabredungen verpassen. Damit dies nicht passiert, sollte es sich die Sekretärin angewöhnen, jeden Termin sofort in Microsoft Outlook oder in Microsoft OneNote zu übertragen. In diesem Fall kann sie später die konkrete Terminplanung anstoßen.
3. Fokussieren Sie sich auf eine Wochen- oder Monatsplanung: Wer ausschließlich von Tag zu Tag plant, handelt wenig vorausschauend. Mit der Tagesperspektive wächst die Gefahr, dass alle anstehenden Termine relevant wirken und keine Priorisierung vorgenommen werden kann. Auf diese Weise fällt das Verfolgen von langfristigen Zielen schwer. Ein Tipp: Wer als Sekretärin die Kapazitäten des nächsten Tages kennt und die Wochen- oder Monatsplanung im Sinn behält, kann flexibler agieren. Ihr wird es möglich sein, sich auf Herausforderungen besser einzustellen.
4. Unterscheiden Sie zwischen Terminen, Projekten und Aufgaben: Wer im Sekretariat die persönlichen Aufgaben und die Projekte anderer diversifiziert, handelt planvoll. Aus Projekten, die in den meisten Fällen langfristig im Projektmanagement bearbeitet werden, entstehen einzelne Aufgaben. Diese führen zu Terminen und müssen professionell terminiert werden. Gute Planung und eine Einteilung in verschiedene Arbeitsfelder zahlt sich aus. Wer im Sekretariat in der Anfangsphase ökonomisch plant, wird Projekte effektiver und unter Einsatz geringerer Investitionen erledigen. Ein auf konkrete Ziele abgestimmtes Projektmanagement professionalisiert auf diesem Wege indirekt die Terminplanung im Sekretariat.
5. Planen Sie Pufferzeiten in die Terminplanung ein: Wer im Sekretariat für sich oder andere Termine organisiert, sollte einen Zeitpuffer einplanen. Es ist wenig sinnvoll, einen kompletten Arbeitstag mit Terminen auszufüllen, die ein hohes Maß an Konzentration und Kommunikation erfordern. Nach kurzer Zeit wird ein solcher Arbeitstag zur Überforderung und Ermüdung führen. Ähnlich wie beim Training eines Muskels sollte der Arbeitstag der Assistenz oder des Chefs aus Routineaufgaben und wichtigen Aufgaben bestehen. Eine zu hohe Belastung wird sowohl den Chef wie die Assistenz kurzfristig an Belastungsgrenzen bringen.
6. Effektivität in der Planung spart Zeit: Planen Sie für Ihren Chef einen Auswärtstermin, empfiehlt für die Terminierung der Tagesanfang oder das Ende des Arbeitstages. Dieses Vorgehen kann effektiv sein, um Reisezeiten zu minimieren. Dauert ein Termin länger als erwartet, ist dies in Bezug auf die Terminplanung weniger desaströs. Es impliziert nicht, dass Folgetermine kurzfristig umgeplant werden müssen.
7. Komplizierte Verhandlungstermine strategisch planen: Mit der Zeit kennt eine Sekretärin die Geschäftspartner ihres Chefs. Aus Erfahrung kann sie einschätzen, welche Gespräche in der Regel länger dauern und die nachfolgende Zeitplanung ad absurdum führen. Solche Termine können am effektivsten direkt vor der Mittagspause oder kurz vor dem Feierabend geplant werden. Bei allen Beteiligten wächst durch die Terminierung die Bereitschaft, ein konsolidiertes Ergebnis zu erzielen. Gleiches gilt für Online-Meetings oder Telefonate. In vielen Fällen hat es sich in der Praxis darüber hinaus bewährt, auf ein nachfolgendes Meeting zu verweisen, um Termine ergebnisorientierter durchzuführen.

Zusammenfassung und Fazit

Die Terminplanung gehört zu den bedeutendsten Aufgaben einer Sekretärin. Durch ihre verantwortungsvolle Tätigkeit im Büro trägt sie dazu bei, dass Projekte und Prozesse termintreu und effektiv ausgeführt werden. Bevor die Assistenz die Terminplanung des Chefs professionalisiert und diesen mit Bedacht steuert, sollte sie ihren Fokus darauf legen, sich persönlich umfassend zu strukturieren.

Hierbei unterstützen sie Tools und Softwareapplikationen nachhaltig. Moderne Office-Programme wie Microsoft Outlook oder Microsoft OneNote oder deren kostenlose Alternativen sind aus zukunftsorientierten Büros nicht wegzudenken. Die nutzenorientierte Anwendung solcher Tools garantiert, dass Termine im Betrieb höchste Priorität haben und zu jeder Zeit beachtet werden.

Eine effektive Terminplanung und Terminorganisation impliziert, die Ressourcen des Chefs oder anderer Mitarbeiter zu kennen und Belastungsgrenzen zu kennen. Sie integriert Pufferzeiten und fokussiert sich im Besonderen auf Termine, die Meilensteine für den Chef und das Unternehmen darstellen. Sie berücksichtigt darüber hinaus Fahrtzeiten und agiert eng verzahnt mit dem Projektmanagement. Zusammenfassend wird eine Sekretärin, die proaktiv darauf achtet, dass Termine im Büro sinnvoll und professionell geplant werden, einen hohen Anteil an den Erfolgen des Unternehmens haben.