Typische Fettnäpfchen im Büroalltag

Erfolg hängt im Berufsleben nicht nur von Ihren Leistungen ab, sondern auch von Ihrem Image. Das mag nicht immer fair erscheinen, ist aber Realität und daher ist es wichtig, dass Sie auf den Eindruck achten, den Sie im Job hinterlassen. Das gilt von der ersten persönlichen Begegnung im Vorstellungsgespräch über die alltägliche Arbeit bis hin zu besonderen Anlässen wie einer Betriebsfeier. Wer sich unprofessionell präsentiert, kann sich daher die Chancen auf eine Beförderung oder sogar Führungsposition zunichte machen. Spätestens, wenn durch einen oder mehrere Fehltritte der Respekt von Mitarbeitern sowie Vorgesetzten verloren gegangen ist, kann sogar ein Jobwechsel der einzige sinnvolle Ausweg sein. Sich professionell zu präsentieren, ist also wichtig, um Respekt zu ernten und somit beste Karrierechancen zu genießen. Professionalität, dazu gehört auch, Fettnäpfchen zu kennen und zu vermeiden.

Zudem ist ein professionelles Verhalten im Sinne der Umgangsformen wichtig, denn in einem Unternehmen zu arbeiten, bedeutet unweigerlich mit anderen Menschen zu arbeiten. Fehlverhalten kann dabei zu Konflikten führen, die für Sie selbst sowie das Unternehmen verheerende Folgen haben können: Ein schlechtes Arbeitsklima, Mobbing oder sogar eine (mehr oder weniger freiwillige) Versetzung sind dafür nur einige von vielen Beispielen. Professionalität bedeutet daher auch, bestimmte Umgangsformen zu pflegen, um die Zusammenarbeit positiv zu gestalten. Natürlich lässt sich niemals zu 100 Prozent ausschließen, dass dabei Fehler passieren. Fehler sind menschlich, lautet schließlich ein Sprichwort. Doch Sie sollten zumindest versuchen, diese zu vermeiden und richtig mit ihnen umgehen, falls sie doch passieren. Dann gilt es, diesen Fehler zu erkennen, einzugestehen und daraus zu lernen. Zuletzt umfasst Professionalität also auch den richtigen Umgang mit Fettnäpfchen, falls Sie hinein getappt sind.

Kommunikation ist das A und O im Berufsleben, was ebenso für die verbale als auch für die nonverbale Kommunikation gilt. Unbedachte Worte können daher einen großen Schaden anrichten – innerhalb von nur wenigen Sekunden. Selbiges gilt für den Schriftverkehr, den Sie beispielsweise mit Kunden führen. Typische Fettnäpfchen bei der Kommunikation sind:

Die Anrede nicht überdenken

Eine falsche Anrede kann viele Formen annehmen. Vielleicht sprechen Sie eine Kundin mit „Sehr geehrter Herr…“ an, weil Sie nur den Nachnamen kennen. Vielleicht vergessen Sie bei einem Brief an einen wichtigen Geschäftspartner den Doktortitel. Schlimmer noch, Sie haben den Namen komplett vergessen oder duzen eine Person ungefragt, die im Rang über Ihnen steht. Es gibt Personen, die nehmen solche Irrtümer mit Humor. Aber ebenso gibt es Menschen, denen Ihr Fauxpas negativ auffällt und somit wirft er ein schlechtes Licht auf Sie als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin. Es ist daher im Berufsleben von größter Wichtigkeit, den Knigge rund um die Anreden zu kennen und einzuhalten.

Alles besser wissen

Vor allem, wenn Sie bereits viele Jahre Berufserfahrung oder ein gute Allgemeinwissen haben, kann es durchaus sein, dass Sie wissen als andere Personen im Raum. Trotzdem sollten Sie abwägen, wann Ihre Meinung wichtig ist und wann nicht. Um beispielsweise einen schwerwiegenden Fehler zu verhindern, kann es notwendig sein, dass Sie eine Person korrigieren. Aber der Ton macht die Musik, wie man so schön sagt. Anstatt besserwisserisch aufzutreten, sprechen Sie zuerst ein Lob aus, bevor Sie konstruktive Kritik anbringen. Oder korrigieren Sie einen Kollegen unter vier Augen, anstatt vor versammelter Mannschaft. Und wenn Ihre Meinung weniger wichtig ist, behalten Sie diese für sich; selbst, wenn sich Ihr Gegenüber irrt. Denn niemand mag Besserwisser. Wenn Sie andere Menschen ständig bevormunden oder vor versammelter Mannschaft bloßstellen, machen Sie sich unbeliebt und riskieren Konflikte. Lernen Sie Zurückhaltung, denn manchmal ist Schweigen bekanntlich Gold.

Zu allem „Ja“ sagen

Respekt müssen Sie sich verdienen. Das können Sie, indem Sie selbstbewusst auftreten und für sich einstehen. „Ja-Sager“ werden schnell ausgenutzt, durch die Kollegen oder Vorgesetzten. Damit schneiden Sie sich ins eigene Fleisch, denn schlussendlich müssen Sie die Überstunden machen oder für potenzielle Fehler gerade stehen, weil Sie mit einer Aufgabe überfordert waren. Immer „Ja“ zu sagen, ist daher ein typisches Fettnäpfchen im Alltag. Lernen Sie stattdessen, auch hin und wieder „Nein“ zu sagen oder um Hilfe zu bitten, wenn Sie diese brauchen. Das zeugt nicht von Schwäche sondern, ganz im Gegenteil, von Stärke sowie Selbstbewusstsein.

Neben der Kommunikation lauern viele Fettnäpfchen im Bereich der Kleidung sowie Hygiene. Vor allem im Berufsleben ist das äußere Erscheinungsbild ein wichtiger Faktor, um erfolgreich sein zu können. Dabei geht es weniger um attraktive Gesichtszüge, eine gute Figur & Co als vielmehr darum, gepflegt und angemessen gekleidet aufzutreten. Welche also sind sie, die häufigsten Fettnäpfchen bei Kleidung und Hygiene?

Unangemessene Kleidung wählen

Unangemessene Kleidung kann zu leger, zu kurz, zu tief ausgeschnitten, zu bunt oder auf andere Art und Weise für den Anlass unpassend sein. Was angemessen ist und was nicht, hängt stets vom Einzelfall ab. Es gibt zum Beispiel verschiedene Dresscodes abhängig vom Beruf, Arbeitgeber oder Anlass. Je nach Job, wird Ihnen vielleicht die Arbeitskleidung gestellt oder vorgegeben. Wenn nicht, orientieren Sie sich an den anderen Mitarbeitern sowie den Führungspersönlichkeiten des Unternehmens. Zudem können Sie am „Casual Friday“ legerer zur Arbeit kommen als bei einem Empfang am Abend. Es ist daher wichtig, die gängigen Dresscodes zu kennen und ein Gespür dafür zu entwickeln, welche Kleidung wann angemessen ist. Auch die Details sind dabei entscheidend, zum Beispiel der Schmuck, die Frisur oder bei Frauen das Make-up beziehungsweise die Schuhe. Während Männer mit schlichten sowie sauberen Lederschuhen nichts falsch machen können, fällt bei Frauen die Schuhwahl oft schwieriger. Sie haben mehr Auswahl und Kombinationsmöglichkeiten. Dabei warten weitere Fettnäpfchen wie sichtbare, schlimmstenfalls sogar ungepflegte, Fußnägel. Auch hier gilt es daher, sich vorab zu informieren und „No-Gos“ bei der Kleidung einzuhalten.

Einen ungepflegten Eindruck hinterlassen

Eine gute Hygiene ist für viele Menschen selbstverständlich. Leider gilt das nicht für alle. Unangenehme Körpergerüche, fettige Haare, Essensreste zwischen den Zähnen und ähnliche Fettnäpfchen sind im beruflichen Alltag keine Seltenheit. Sie erwecken einen ungepflegten Eindruck, der Sie nicht nur zum Außenseiter machen kann, sondern sogar berufliche Nachteile sind möglich. Schließlich repräsentieren Sie das Unternehmen, als Assistent oder Assistentin auch den Vorgesetzten, und diese legen großen Wert auf ein gepflegtes sowie professionelles Erscheinungsbild. Erfüllen Sie diese Erwartungen nicht, werden Sie vielleicht vom Kundenkontakt abgezogen oder für Beförderungen in eine Führungsposition ausgeschlossen – um nur zwei von vielen möglichen Konsequenzen zu nennen. Vermeiden Sie daher einen ungepflegten Eindruck, auch wenn die Nacht kurz war, wenn Sie keine saubere Kleidung mehr im Schrank haben, wenn Sie auf dem Arbeitsweg geschwitzt oder beim Mittagessen gekleckert haben…es gibt keine Ausreden. Am besten haben Sie stets ein „Notfall-Outfit“ zum Umziehen parat.

Keine Rücksicht auf andere im Büro nehmen

Mit den unangenehmen Körpergerüchen ist ein wichtiges Stichwort gefallen. Solche oder ähnliche Fettnäpfchen rund um die Hygiene können für die anderen Personen in Ihrem Umfeld zur Belastung werden. Wenig verwunderlich ist dann, wenn diese Sie zu meiden beginnen, vielleicht hinter Ihrem Rücken lästern oder sogar in Mobbing verfallen. Andere Menschen verlieren den Respekt vor Ihnen, wenn Sie ungepflegt sind oder sich unhygienisch verhalten, beispielsweise hinsichtlich Ihrer Tischmanieren oder beim Toilettengang. Am Arbeitsplatz stehen Sie jederzeit unter Beobachtung. Verhalten Sie sich entsprechend und achten Sie auf grundlegende Hygiene- sowie Benimmregeln.

Auch bei der täglichen Arbeit lauern allerhand Fettnäpfchen, die von weniger schlimm bis hin zu gravierend reichen. Dabei geht es weniger um Äußerlichkeiten oder die Kommunikation als um die Arbeit selbst und Ihre Leistungen. Wenn Sie sich bestmöglich präsentieren wollen, sollten Sie daher folgende Fehler vermeiden:

Zu wenige Fragen stellen

Natürlich kann es nerven, wenn Sie dauernd Fragen stellen. Sie schämen sich vielleicht, wenn Sie etwas nicht wissen oder wollen die Kollegen beziehungsweise den Chef nicht stören. Doch keine Fragen zu stellen, kann den falschen Eindruck erwecken, nämlich mangelndes Interesse. Zudem sind Fragen manchmal notwendig, um Fehler oder Missverständnisse zu vermeiden. Fragen können somit ein Zeichen von Professionalität sein; davon, dass Sie aktiv mitdenken. Wenn Sie hingegen leise hinter dem Schreibtisch verschwinden, drohen Sie übersehen zu werden und machen Karrierechancen wie eine Beförderung zunichte. Trotzdem gibt es auch unnötige Fragen, die ebenso zum Fettnäpfchen werden können. Hier gilt also, wie so oft im Leben: Der goldene Weg liegt in der Mittel.

Nicht lernen wollen oder Dinge übereilen

Fragen sind auch unverzichtbar, wenn Sie lernen wollen – von Kollegen, vom Chef oder von weiteren Personen. Wie Sie nun bereits wissen, können Sie ansonsten einen desinteressierten Eindruck erwecken. Das gilt auch, wenn Sie sich sträuben, neue Aufgabenbereiche zu übernehmen oder Weiterbildungen zu belegen. Wann immer Sie die Chance erhalten, etwas Neues zu lernen, sollten Sie diese ergreifen, sowohl Ihrer Karriere als auch sich selbst zuliebe. Denn das lebenslange Lernen wird heutzutage immer wichtiger. Es ist zudem eine Grundvoraussetzung dafür, dass Sie sich als Persönlichkeit und als Fachkraft weiterentwickeln, um in Ihrer Karriere voranzukommen. Viele Menschen tappen hingegen in das Fettnäpfchen, zwar nicht lernen, aber am liebsten zwei Stufen auf der Karriereleiter überspringen zu wollen. Gehen Sie einen Schritt nach dem anderen, ansonsten wirken Sie übermotiviert bis hin zu arrogant.

Ständig am Handy sein

Die Mitnahme und Benutzung des privaten Smartphones ist nicht in allen Unternehmen gestattet – und selbst wenn, ist es nirgendwo gerne gesehen. Arbeitszeit ist schließlich keine Freizeit, abgesehen von der Pause. Wenn Sie ständig am Handy sind, auch während der Arbeitszeit, wird das Ihren Vorgesetzten auffallen, und zwar negativ. Sie wirken unprofessionell und unmotiviert, was Ihre Karrierechancen schmälert. Schlimmstenfalls erhalten Sie sogar eine Abmahnung, wenn der Eindruck entsteht, Sie würden die Arbeitszeit für private Gespräche oder andere Beschäftigungen wie das Surfen im (mobilen) Internet nutzen. Das private Smartphone sollten Sie daher nur in den Pausen oder in absoluten Notfällen am Arbeitsplatz verwenden und auch das Geschäftshandy sollte genau das bleiben: ein Handy für geschäftliche Zwecke.

Geschlossene Türen aufstoßen, ohne nachzudenken

Geschlossene Türen sind im Berufsleben kein Zufall, sondern Absicht. Die betreffende Person möchte nicht gestört werden, weil sie gerade telefoniert, konzentriert arbeitet, ein Meeting oder eine ähnlich wichtige Beschäftigung hat. Ohne Anklopfen einzutreten, ist ein Fauxpas, der eine peinliche Situation nach sich ziehen kann. Klopfen Sie daher bei geschlossenen Türen immer an und warten Sie die Antwort ab. Erst, wenn ein „Herein“ oder „Ja“ ertönt, treten Sie ein. Andernfalls versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut oder schicken zum Beispiel eine E-Mail mit Ihrem Anliegen, sodass sich die betreffende Person bei Ihnen melden kann, sobald sie wieder Zeit hat. Eine Grundregel, die übrigens nicht nur bei Vorgesetzten gilt, sondern auch bei allen anderen Personen.

Im beruflichen Kontext ist Professionalität das A und O, wie bereits deutlich geworden ist. Schwieriger fällt das vielen Menschen, wenn sie mit Kollegen, Vorgesetzten & Co abseits des Arbeitsplatzes aufeinandertreffen. Seien es Betriebsausflüge, Freizeitbeschäftigungen oder Betriebsfeiern – in solchen Situationen lauern weitere Fettnäpfchen:

Unreflektiert mit Klatsch und Tratsch umgehen

Wenn Sie abseits des Arbeitsplatzes auf Ihre Kollegen treffen, wissen Sie vielleicht nicht, worüber Sie sprechen sollen. Die Arbeit ist dabei nicht das richtige Thema, zumindest nicht andauernd. Also weichen viele Menschen auf Klatsch und Tratsch aus. Hierbei handelt es sich aber um einen schmalen Grat, denn schnell kann Klatsch und Tratsch als Lästern bis hin zum Mobbing ausgelegt werden. Das wirft eher ein schlechtes Licht auf Sie selbst als auf die betreffende Person. Achten Sie deshalb auf Ihre Äußerungen gegenüber anderen Personen und was diese über Sie aussagen. Im Zweifelsfall weichen Sie auf fremde Gesprächsobjekte aus, zum Beispiel Klatsch und Tratsch über Promis oder Sportler. Besser wäre es jedoch, ganz andere Gesprächsthemen zu finden, die weniger verfänglich sind. Meiden Sie dabei Themen wie Religion, Politik oder brisante Diskussionen, die Streitpotenzial bergen. Unverfänglicher Smalltalk ist diesbezüglich der beste Tipp.

Tratsch unter Mitarbeiter:innen

Es ist vollkommen normal, dass Sie sich mit einigen Personen besser verstehen als mit anderen. Sie müssen dann nicht versuchen, künstlich ein Gespräch zu erzwingen. Aber verfallen Sie keinesfalls in gegenseitigen Tratsch, denn schnell entstehen daraus handfeste Konflikte. Zudem drohen Sie in ein schwerwiegendes Fettnäpfchen zu tappen: Sie könnten des Mobbings verdächtigt werden. Üben Sie sich daher in Zurückhaltung. Am besten pflegen Sie mit Personen aus dem beruflichen Umfeld einen freundlichen, aber distanzierten Umgang. Und wenn Sie Ihrerseits in Klatsch und Tratsch hereingezogen werden, kommentieren Sie diesen nicht, sondern wechseln Sie schnellstmöglich das Thema. Denn bei Mobbing droht Ihnen eine Abmahnung bis hin zur Kündigung.

Wenn Vorgesetzte lästern

Ein ähnlicher Fall liegt vor, wenn Vorgesetzte schlecht über andere sprechen, sei es über andere Führungspersönlichkeiten oder sogar über die eigenen Mitarbeiter. In letzterem Fall wird nicht von Mobbing, sondern von „Bossing“ gesprochen. Die Folgen können aber dieselben sein. Wenn Sie Führungsverantwortung tragen, sollten Sie deshalb umso vorsichtiger sein, was Sie sagen und zu wem. Denn wenn die betroffenen Personen von Ihrem Verhalten erfahren, kann das zur Gefahr für Ihre Karriere werden. Auch hier ist Zurückhaltung die beste Devise.

Zu wild werden auf Betriebsfeiern

Ein letztes, aber großes Fettnäpfchen sind Betriebsfeiern jeder Art, zum Beispiel die Weihnachtsfeier, die in den meisten Unternehmen untrennbar zu Weihnachten im Büro gehört. Wann immer Alkohol im Spiel ist, neigen einige Menschen dazu, die Kontrolle zu verlieren. Die Fettnäpfchen reichen dabei vom Betrinken über unangemessene Kommentare zu Kollegen oder eine peinliche Show auf der Tanzfläche bis hin zum „Techtelmechtel“ mit dem Chef – und damit ist die Liste an Beispielen noch lange nicht zu Ende. Solche Verhaltensweisen können Ihren Ruf nachhaltig schädigen und schlimmstenfalls zu einer Kündigung führen, wenn Ihnen beispielsweise sexuelle Belästigung vorgeworfen wird. Da Betriebsfeiern immer noch im beruflichen Kontext stattfinden, gilt es, Professionalität zu wahren. Ein bisschen Glühwein oder lustige Gespräche unter Kollegen sind zwar erlaubt, doch für wilde Partys warten Sie lieber auf die nächste private Feier.

Im Arbeitsleben lauern viele Fettnäpfchen. Gerade, wenn Sie als Sekretär oder Sekretärin den Chef repräsentieren, ist es wichtig, dass Sie diese vermeiden – um dessen und den eigenen Ruf zu bewahren. Aber auch für Ihre eigene Karriere ist professionelles Verhalten in allen Situationen rund um den Arbeitsplatz wichtig, was von der richtigen Kleidung bis hin zu den richtigen Gesprächsthemen bei Betriebsausflügen gilt. Grundlegende Regeln zu kennen und die Etikette einzuhalten, ist daher vor allem, aber nicht nur, in Assistenzjobs essentiell.