Zeitmanagement: Was beinhaltet eine moderne Zeitplanung im Sekretariat?

Der römische Philosoph und Politiker Lucius Annaeus Seneca sagte vor knapp 2.000 Jahren über die Zeit:

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Wenn bereits zur Zeit des Römischen Reiches der richtige Umgang mit der Zeit wichtig war, ist Zeitmanagement in unserer modernen, globalisierten und schnelllebigen Gesellschaft noch essenzieller.

Dies trifft oberflächlich betrachtet auf die meisten Berufszweige zu. Als Sekretärin oder Assistenz in einem Büro oder Sekretariat ist Zeitmanagement in spezieller Weise entscheidend. Dies liegt daran, dass viele Aufgaben und Tätigkeiten vom Chef fremdbestimmt und darüber hinaus in vielen Fällen zeitkritisch sind.

Flexibilität im Vorzimmer und die allgegenwärtige Chefentlastung gehört zu den Kernkompetenzen jeder Sekretärin und wird im Allgemeinen von Vorgesetzten erwartet.

Viele Aufgaben, wenig Zeit - überdenken Sie Ihr Zeitmanagement

Da der Assistentin trotz der unterschiedlichen Aufgaben eine bestimmte Arbeitszeit zur Verfügung steht, sind eine moderne Büroorganisation sowie gutes Zeitmanagement entscheidend, um sich als Sekretärin nicht zu überlasten. Zeitmanagement sollte man aus diesem Grund zu jeder Zeit als Chance und Möglichkeit zur Verbesserung betrachten.

Was impliziert modernes Zeitmanagement?

1. Ziele fachgerecht zu definieren und zu verfolgen,
2. Aufgaben, die Zeit kosten zu erkennen und zu minimieren sowie
3. alle Aufgabenbereiche im Sekretariat in einer Weise zu planen, dass zu jeder Zeit eine Priorisierung erkennbar ist. 

Der Beruf der Sekretärin ist fortlaufend einem stetigen Wandel unterworfen. Das klassische Bild einer Assistentin wurde weiter professionalisiert und um weitere Aufgabenbereiche ergänzt. Aus diesem Grund und aufgrund einer gesteigerten Erwartungshaltung stehen Sekretärinnen häufig vor der Frage, wie man allen Aufgaben gerecht bewältigt.

Die Assistenz ist unter anderem in den folgenden Arbeitsbereichen gefordert:

• Das Erstellen von Präsentationen,
• Kundenanrufe,
• die Reiseplanung für den Chef,
• ein Seminar vorbereiten,
• Ablenkung durch Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten.

Gute Vorsätze in die Realität umzusetzen ist ein schwieriges Unterfangen. Woran liegt es, dass es mühsam ist, Methoden und Strukturen im Arbeitsalltag zu implementieren? In vielen Fällen daran, dass man kein erstrebenswertes und definiertes Ziel hat.

Mit SMART realistisch Ziele festlegen

Wer im Gegensatz dazu ein an die SMART-Ziele spezifisches, messbares, attraktives, realistisches und terminiertes Ziel verfolgt, kann in unterschiedlichsten Bereichen Veränderungen anstoßen und seine Ziele mit einem hohen Engagement verfolgen.

Eines der wichtigsten und wünschenswertesten Ziele von Sekretärinnen in Bezug auf die Professionalisierung des eigenen Zeitmanagement ist das Erkennen und Eliminieren von Aufgaben oder Kommunikation, die unnötig ist und viel Zeit kostet.  

Jede Sekretärin kann Aufgaben im Sekretariat benennen, die täglich wertvolle Sekunden oder Minuten stehlen und einer effizienten Arbeitsweise im Weg stehen. Wer als Assistenz Aufgaben erkennen und bekämpfen möchte, die unnötig Zeit kosten, muss zunächst seine Wahrnehmung dahingehend trainieren, redundante oder unnötige Aufgaben aufzuspüren.

In vielen Fällen verstecken sich diese geschickt in persönlichen Routinen oder persönlich wichtigen Alltagsaufgaben. Oftmals lauern sie darüber hinaus in Arbeitsbereichen von denen gesagt wird: „Das haben wir schon immer so gemacht!“ Aufgaben und Routinen zu ermitteln und abzustellen, die unnötig Zeit kosten, erfordert Mut, Kommunikation sowie Selbstmanagement. Nur wer das Ziel verfolgt alles zu eliminieren, was unnötig Zeit kostet, wird effektiver arbeiten können.

Was kann man tun, damit Unterlagen und Akten nicht unnötig viel Zeit verbrauchen?

In der digitalisierten Unternehmenswelt von heute werden herkömmliche analoge Akten und handgeschriebene Notizen weitestgehend durch digitale Aufzeichnungen ersetzt. Spezifische Computerprogramme, CRM-Software (Customer-Relationship-Management) oder Online-Konferenzen sind Bestandteile eines modernen Büromanagements.

Trotz dieses digitalen Wandels werden in deutschen Sekretariaten nach wie vor Unmengen von handschriftlichen Notizen verfasst oder analoge Akten archiviert. Handschriftliche Notizen haben einen entscheidenden Nachteil: Sie müssen gelesen sowie archiviert werden und können darüber hinaus nicht über eine digitale Suchfunktion gefunden werden.

Mit dem Willen aller Beteiligten, Papierdokumente oder Notizen so weit wie möglich zu digitalisieren, können Aufgaben und Arbeitsabläufe, die unnötige Zeit verbrauchen, effektiv bekämpft werden. In einer offenen, vertraulichen Beratung mit dem Vorgesetzten könnten zum Beispiel geeignete, individuelle Maßnahmen besprochen werden.

Durch das Erstellen von Checklisten kann darüber hinaus das Vorzimmer entlastet und die Effizienz der Abteilung oder des Gesamtunternehmen gesteigert werden. 

Wie kann man die Kommunikation am Arbeitsplatz kompetent organisieren?

Das Sekretariat ist die Kommunikationszentrale im Unternehmen. Im Mittelpunkt der Kommunikation steht vor allem die Sekretärin, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Vorgesetzte erwarten von der Assistenz eine nutzenorientierte Kommunikation und aktives Zuhören.

Geschäftspartner am Telefon, die Korrespondenz mit Kunden oder die persönliche Abstimmung mit Führungskräften im Unternehmen sind gängige Beispiele für die Alltagskommunikation einer Assistentin. Trotz der Wichtigkeit des Informationsaustausches kann die Kommunikation am Arbeitsplatz viel Zeit kosten, die effektiver genutzt werden kann. 

Beispiel: Nicht einhalten des Tagesablaufs

Werden Besprechungen oder Beratungen grundlos verschoben, entstehen unproduktive Zeiträume, die die Konzentration stören und ablenken. Der Arbeitsrhythmus der Assistenz wird auf diese Weise nachhaltig beeinträchtigt. Wartezeiten im Office, fehlerhafte Informationen von Kollegen oder das ungeduldige Warten auf den Rückruf eines Kunden können aus diesem Grund als ineffiziente Kommunikation tituliert werden.

Neben den angeführten Punkten können ebenso die Kollegen im Betrieb ohne Absicht wertvolle Zeit kosten. In der Praxis kann zum Beispiel Smalltalk zum Wetter oder zum letzten Urlaub ausarten und von wichigen Tätigkeiten ablenken.

Ein anderes Beispiel mag die Bitte um eine persönliche Information durch einen Kollegen sein. Diese kann Verständnisfragen nach sich ziehen, die viel Zeit benötigen. Jede Unterbrechung führt dazu, sich neu auf den Inhalt einer Aufgabe konzentrieren zu müssen und die bedeutsamen Tätigkeiten nicht zu erledigen.

Planungstipp: 3-Punkte-Plan, um ineffiziente Kommunikation sinnvoll zu bekämpfen

1. Signalisieren Sie Kollegen oder dem Vorgesetzten, dass Sie derzeit nicht verfügbar sind. Teilen Sie den Gesprächspartnern mit, wann es besser passt.
2. Verändern Sie die Kommunikationsform und präferieren Sie digitale Kommunikation.
3. Nehmen Sie Fragen, Gesprächswünsche oder Anfragen ernst und reagieren Sie, sobald Sie die aktuelle Tätigkeit erledigt haben. Auf diese Weise formen Sie Ihre Kollegen und zeigen eine hohe Verlässlichkeit. 

Jede Art der Kommunikation kostet Zeit. Dies gilt in gleicher Weise für digitale Kommunikation. Diese kann durch fortlaufende Unterbrechnungen in manchen Fällen störender sein, als ein persönliches Gespräch.

Finden Sie ein gesundes Maß an Kommunikation im Arbeitsablauf

Für Sekretärinnen kommt es aus diesem Grund darauf an, in der jeweilige Situation das richtige Maß zu finden. Entscheidend ist, die wichtigsten Tätigkeiten zu priorisieren. Durch eine Minimierung von ineffizienter Kommunikation und eine klare Strategie für ein stringentes Büromanagement kann die Assistenz im Vorzimmer umfassend entlastet werden. Im Gegenzug wird es ihr möglich sein, sich noch stärker ihren eigentlichen Aufgaben und der Chefentlastung widmen.

Es liegt auf der Hand, dass nicht alle Arbeitsabläufe, die unnötig Zeit kosten, durch die Assistentin minimiert werden können. In vielen Fällen ist eine Reorganisation in der Abteilung zwingend notwendig. Umfangreiche Veränderungen benötigen eine einheitliche Strategie, Kompromisse und das klare Akzept aller Beteiligten, dass Änderungen zielführend sind.

Das Zeitmanagement proaktiv und fortlaufend auf unnötige Aufgaben zu überprüfen ist zwingend erforderlich und erfolgsversprechend. Die Einsparung von einigen Minuten pro Tag addiert sich pro Monat zum Beispiel auf eine Stunde der Zeiteinsparung. Im Laufe der Jahre führen marginale Änderungen zu nachweisbarer Effizienz und mehr Freiraum. Dieser kann für notwendige Korrespondenz, einen professionellen Tagesplan oder für wichtige Gespräche verwandt werden.

Wie gelingt es Sekretärinnen die richtigen Prioritäten zu setzen?

Nachdem effektiv Bereiche erfasst und eliminiert wurden, kann ein kluges Zeitmanagement der Schlüssel zu noch mehr Effizienz im Alltag einer Sekretärin sein. Zeitmanagement bedeutet in diesem Fall nicht ausschließlich, dass die tägliche Arbeit besser und schneller erledigt werden kann. Vielmehr impliziert es, dass durch das Setzen von Prioritäten mehr Zeit für die wirklichen wichtigen Anforderungen bleibt.

Andernfalls wäre ein Zeitmanagement, das den Arbeitstag künstlich verdichtet und weitere Aufgaben hinzufügt, ein Garant für Überforderung. Zeitmanagement soll allerdings das Gegenteil bewirken. Es soll Tätigkeiten entzerren, das Büromanagement professionalisieren und die Assistenz darin unterstützen, ihre wesentlichen Aufgaben kompetent und ohne Druck wahrzunehmen.

Vielen Sekretärinnen hilft eine anschauliche und alltagstaugliche Visulisierung, Prioritäten mit der richtigen Gewichtung zu versehen. Hierzu macht es Sinn, sich alle Aufgaben als Pfeile vorzustellen. Die Zielscheibe ist die zur Verfügung stehende Arbeitszeit.

Alle wichtigen Tätigkeitsbereiche versucht die Sekretärin aus nachvollziehbaren Gründen mit hoher Priorität zu bearbeiten. Wichtige Aufgaben befinden sich in der Mitte der Zielscheibe und müssen erledigt werden. Andere Pflichten oder Aufträge sind nachrangig zu erledigen. Sie befinden sich auf den äußeren Ringen der Zielscheibe.

Sind alle priorisierten Tätigkeitsgebiete bearbeitet, rücken die weniger wichtigen Punkte in den Fokus und werden bearbeitet. 

Das Priorisieren aller Aufgaben ist die Grundvoraussetzung für eine effektive und erfolgreiche Tätigkeit im Office. Ordnen Assistenten oder Assistentinnen die vielfältigen Aufgaben nicht nach Prioritäten, ist ihr Handeln mit einem Schiff in Seenot vergleichbar. Diese wird aufgrund des Kontrollverlustes von den Wellen hin und her getrieben. Jede Welle oder neue Aufgabe gerät in diesem Fall in den sofortigen Fokus und stört die Konzentration und die Effizienz nachdrücklich.

Eine Assistentin die hingehen ihren Kurs im Sekretariat kennt und einhält, erledigt alle Aufgaben nach Priorität. Neue Anforderungen, die Flexibilität erfordern, werden nach Wichtigkeit geclustert und in den Tagesplan integriert. Eine professionelle Checkliste oder digitale Tagespläne helfen Sekretärinnen den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten und vor allem das Wichtige zu bearbeiten.

Aber Achtung: Bei der Tagesplanung dürfen Sie nicht die Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelung außer acht lassen.

Entscheidende Fragen, um eine Priorisierung aufzustellen

• Was ist zur Erfüllung meiner Tätigkeit oder des Projekts am wichtigsten?
• Welche Aufgaben fördern meine persönliche Karriere und sind aus diesem Grund zu bevorzugen?
• Welche Tätigkeitsbereiche haben Priorität für meinen Chef und sollten aus diesem Grund bevorzugt bearbeitet werden?

Anhand der drei Fragen zur Priorisierung können Sekretärinnen zielorientiert und qualifiziert bestimmen, welche Aufgaben Vorrang haben. Ist der Tagesplan aufgestellt, gilt es, die persönlich wichtigen Punkte im Fokus zu behalten. Dies bedeutet gleichzeitig, sich nicht durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte ablenken zu lassen. Eine solche Vorgehensweise ist entscheidend, um die Ziele des Tages oder der Woche zu erledigen. Flexibilität und die Chefentlastung dürfen gleichzeitig zu keiner Zeit außer Acht gelassen werden.

Warum Selbstmanagement und Zielorientiertheit essenziell sind

Das Aufstellen eines persönlichen Tagesplanes gehört zu einem erfolgreichen Selbstmanagement. Gemeinsam mit der Fokussierung auf die wichtigsten Ziele entsteht ein Fahrplan für den Tag oder für die gesamte Woche. Diese Zielorientiertheit eröffnet Sekretärinnen die Möglichkeit, den Alltagsstress zu minimieren und für den eigenen Chef oder Kollegen kompetent und stressresistent zu wirken.

Die Tagesplanung wird:

1. anhand von Erfahrungswerten in verschiedene Abschnitte unterteilt.
2. Abgestimmt nach Tageszeit werden Pufferzeiten eingeplant oder Aufgaben integriert, die weniger Aufmerksamkeit verlangen.

Effizienter Arbeiten durch professionelles Selbstmanagement

Eine Assistenz, die auf diese Weise ihren Tag plant und auf ein professionelles Selbstmanagement achtet, arbeitet effizienter. Sie wird durch eine hohe Methodenkompetenz überzeugen. Statt Kollegen im Unternehmen symbolisch das Steuer der Tagesplanung zu übergeben, setzen Sekretärinnen, die sich auf Zielorientiertheit und Selbstmanagement fokussieren, den Kurs selbstständig und verfolgen diesen stringent.

Sekretärinnen, die ein fortschrittliches und innovatives Büromanagement umsetzen möchten, müssen Freude daran haben, sich jeden Tag neuen Gegebenheiten und Herausforderungen anzupassen. Flexibilität und eine hohe Wandelbarkeit werden in unserer modernen, globalisierten Welt großgeschrieben.

Sekretärinnen und Assistenten sind in der Schlüsselposition

Als engste Mitarbeiterin des Vorgesetzten spielt die Sekretärin die entscheidende Rolle und nimmt eine Schlüsselposition im Unternehmen ein. Moderne Bürokommunikation, soziale Medien und das Internet verlangen Aufmerksamkeit und Handlungsschnelligkeit. Gleichzeitig sollten Assistentinnen in einem modernen Arbeitsumfeld darauf achten, die aktuellen Grundlagen kundenorientierter Kommunikation zu kennen.

Dies impliziert, als zuvorkommender Ansprechpartner und Mittler für Kunden und Geschäftspartner bekannt zu sein. Ohne entsprechendes Know-how in diesen Bereichen und das Setzen von eigenen Schwerpunkten werden aufkommende Herausforderungen und die Alltagsaufgaben nicht in der erforderlichen Zeit gelöst werden können.

Aufgabenstau im Office vorprogrammiert

Dies verursacht einen Aufgabenstau, der sich auf wichtige Aufgabenbereiche verlagern wird. In letzter Instanz leidet der Vorgesetzte, dem Unterlagen oder Informationen nicht in der geforderten Art und Weise zur Verfügung gestellt werden können.

Ein modernes Büromanagement, welches eng mit dem persönlichen Zeitmanagement im Sekretariat verzahnt ist, besteht zusammengefasst vor allem aus den folgenden Teilbereichen:

1. Effektive Organisation des gesamten Arbeitsbereiches,
2. rationelle Wege zur Bearbeitung von Routinetätigkeiten,
3. professionelle, individuelle und kundenorientierte Kommunikation,
4. Arbeitsplatzorganisation und Selbstmanagement,
5. Aufgaben, die unnötig Zeit kosten minimieren und Prioritäten setzen,
6. effiziente Planung von Konferenzen, Coachings, Meetings und Seminaren,
7. fachgerechtes Konfliktmanagement,
8. Empathie sowie proaktives Handeln zur Entlastung der Führungskräfte.

Sind Sie Herr der aufgeführten Punkte? 

Sekretärinnen, die die aufgeführten Punkte und Methoden fachgerecht beherrschen und mit Spaß und Kompetenz im Alltag umsetzen, verfügen in der Regel über ein funktionierendes Zeitmanagement. Sie arbeiten in ihrem Bereich effektiv. Gleichzeitig erledigen sie ihre Aufgaben mit Bravour und werden sich im Laufe ihrer Karriere als Assistenz spezialisieren und professionalisieren.

Zeitmanagement vs. Aktionismus

In der Theorie ist es für jede Assistentin nachvollziehbar, dass das Setzen von Prioritäten, das Verfolgen von Zielen und ein modernes Büromanagement Sekretärinnen entlastet und deren Konzentration fördert. In der Ausbildung oder bei Weiterbildungen wird viel Zeit darauf verwandt, die theoretische Methoden zu erlernen.

In vielen Fällen sieht die Praxis gegensätzlich aus. Jede Sekretärin kennt Situationen, in denen Aktionismus kontraproduktiv ist. 

Behalten Sie einen kühlen Kopf in stressigen Momenten

Die beschriebenen Situationen verlangen von einer Assistentin im Vorzimmer viel ab. Die Rhetorik ihres Chefs und die fordernde Wortwahl wie: „sofort, dringend, umgehend“ sind eindeutige Anhaltspunkte, dass Schnelligkeit und effektives Handeln notwendig sind. Darüber hinaus wird von Sekretärinnen in einer solchen Situation Empathie und ein hohes Maß an Diplomatie verlangt, um die Gesamtsituation zu entschärfen.

Aus diesem Grund hilft übertriebener Aktionismus nicht. Ein ungesteuerter Tätigkeitsdrang ohne Ziel lässt die Sekretärin für ihren Chef oder Außenstehende unsicher wirken und verbessert die Situation nicht. Statt übereilt und gestresst zu agieren, hilft in dieser Praxissituation vor allem ein kühler Kopf und eine nutzenorientierte Kommunikation mit allen Beteiligten.

1. Die Situation faktenorientiert beurteilen. W-Fragen einsetzen: Was? Wann? Warum? Wie?
2. Sich Zeit zum Nachdenken nehmen und Szenarien reflektieren.
3. Prioritäten setzen – was ist jetzt entscheidend und muss umgesetzt werden?
4. Zielorientiert und engagiert die Priorisierung umsetzen.

Ein modernes Zeitmanagement im Office ist für jede Sekretärin essenziell, um alle Aufgaben professionell zu bewältigen. Zeitmanagement hängt eng mit den persönlichen und übergeordneten Zielen im Sekretariat zusammen.

Wer Ziele fokussiert und diese nach SMART-Kriterien überprüft, kann das Sekretariat perfekt organisieren. Wurden nachvollziehbare und erreichbare Ziele definiert, müssen Assistentinnen diese priorisieren. Dies bedeutet, weniger Wichtiges nach hinten zu schieben und die entscheidenden Arbeitsbereiche zu fokussieren. Äußere Einflüsse durch verbale und nonverbale Kommunikation können täglich wertvolle Zeit kosten.

Hinterfragen Sie immer wieder die Organistation und das Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Aufgaben und Arbeitsabläufe, die unnötig viel Zeit benötigen lauern im Büro an vielen Stellen. Unterlagen und Akten können oder persönliche Gespräche können unbemerkt wertvolle Minuten kosten, die anders eingeplant waren. Um unproduktive Arbeitszeiten zu minimieren hilft ausschließlich ein modernes und nachhaltiges Büro- und Zeitmanagement. Dieses ist vor allem dann wertvoll, wenn ungeplante Situationen schnelle Entscheidungen fordern.

Zusammengefasst ist es für jede Sekretärin sinnvoll, ihre persönliche Tätigkeit und die Organisation am Arbeitsplatz kontinuierlich zu hinterfragen. Auf diese Weise entsteht eine professionelle Herangehensweise, die das Zeitmanagement professionalisiert und die persönliche Produktivität und Freude am Arbeitsplatz stärkt.