Terminorganisation - Aushängeschild für Unternehmen

Vom Kunden oder Bewerber über die Geschäftspartner bis hin zu den eigenen Mitarbeitern zeugt eine funktionierende Terminorganisation davon, dass Menschen hier ernst genommen werden und Ihnen Respekt entgegen gebracht wird.

Verlässlichkeit und Verbindlichkeit sind Attribute, mit denen sich ein Unternehmen wohltuend gegen weit verbreitetes Chaos und Oberflächlichkeit abheben kann und Souveränität beweist.

Warum ist eine gute Terminorganisation so wichtig?

Bei der Terminorganisation im Office, für die Sekretärinnen oder Assistenten zuständig sind, geht es fast immer um das Zusammentreffen von Menschen. Je effektiver solche Treffen sind, desto besser funktioniert auch die Zusammenarbeit. Im Idealfall merkt mals Teilnehmer gar nichts, sondern fühlt sich einfach wohl, in seinen Bedürfnissen ernst genommen und gut umsorgt, um sich voll auf die Inhalte eines Meetings konzentrieren zu können.

Ein Unternehmen, das sich im direkten Kontakt mit Kunden, Geschäftspartnern oder Bewerbern auf die eigenen Stellenangebote pünktlich und verbindlich auch an Terminabsprachen hält, wird als zuverlässig, strukturiert und vertrauenswürdig wahrgenommen – attraktiv für Partner, Kunden und Mitarbeiter.

Denn auch intern gilt, jeder Termin ist in der heutigen Zeit immer nur einer unter vielen. Es zeugt von gegenseitigem Respekt, wenn sich alle – von der Assistenz bis zur Geschäftsführung – nicht nur an gesetzte Termine halten, sondern auch die Organisation sinnvoll gestaltet ist.

Terminorganisation hat viele Aufgaben

Das bedeutet, dass der Terminorganisation in den Sekretariaten wesentlich mehr Aufgaben zugeordnet sind, als die reine Terminplanung. Hier ein Überblick über die vielfältigen Aufgabengebiete eines spannenden Jobs:

Entgegennahme und Klärung von Terminanfragen
Koordination mit den Sekretariaten interner und externer Gesprächsteilnehmer
Korrespondenz zur Vergabe, Änderung und Bestätigung von Terminen
Kommunikation von Terminabsagen und/oder Terminverschiebungen
Fixieren wiederkehrender Termine wie Jahresversammlungen, Rechnungsabschluss, Quartalsmeetings
Koordination der Verfügbarkeit relevanter Teilnehmer an Meetings und Besprechungen
Buchung und Vorbereitung des Konferenzraums
Bereitstellung und ggf. verwalten notwendiger Technik (Beamer, Leinwand, Mikrophon etc.) und Arbeitsmittel (Flipchart, Pinnwand, Stifte, Papier etc.)
Organisation der Bewirtung mit Erfrischungen, Kaffee, Snacks usw.
Erstellung von Agenda und Tagungsplänen
Vorbereitung erforderlicher Unterlagen und Informationen
Kontrolle aller Vorarbeiten
Protokollführung (bei eigener Teilnahme) und -Verteilung
Nachhalten von Folgeterminen und Wiedervorlagen
Überwachen und Korrespondenz zu sozialen Terminen wie Jubiläen, Geburtstage, Verabschiedungen
Überwachen der Termineinhaltung
Einplanen von Pufferzeiten
Bilden von Zeitblöcke und/oder Zwischentermine bei größeren Projekten
Abstimmung und Abrechnung etwaig anfallender Kosten

Bei dieser Fülle an Anforderungen, die ja noch neben den übrigen Aufgaben im Sekretariat anfallen, ist eine strukturierte und durchdachte Vorgehensweise unerlässlich. Teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit gut ein, um neben klassischen Aufgabengebieten wie Schreibtätigkeiten, Ablage, Postbearbeitung oder Präsentationen vorbereiten noch genügend Freiraum zu haben, um z. B. Besucher zu empfangen, die auf ihren Termin beim Chef warten.

Entgegennahme und Klärung von Terminanfragen
Koordination mit den Sekretariaten interner und externer Gesprächsteilnehmer
Korrespondenz zur Vergabe, Änderung und Bestätigung von Terminen
Kommunikation von Terminabsagen und/oder Terminverschiebungen
Fixieren wiederkehrender Termine wie Jahresversammlungen, Rechnungsabschluss, Quartalsmeetings
Koordination der Verfügbarkeit relevanter Teilnehmer an Meetings und Besprechungen
Buchung und Vorbereitung des Konferenzraums
Bereitstellung und ggf. verwalten notwendiger Technik (Beamer, Leinwand, Mikrophon etc.) und Arbeitsmittel (Flipchart, Pinnwand, Stifte, Papier etc.)
Organisation der Bewirtung mit Erfrischungen, Kaffee, Snacks usw.
Erstellung von Agenda und Tagungsplänen
Vorbereitung erforderlicher Unterlagen und Informationen
Kontrolle aller Vorarbeiten
Protokollführung (bei eigener Teilnahme) und -Verteilung
Nachhalten von Folgeterminen und Wiedervorlagen
Überwachen und Korrespondenz zu sozialen Terminen wie Jubiläen, Geburtstage, Verabschiedungen
Überwachen der Termineinhaltung
Einplanen von Pufferzeiten
Bilden von Zeitblöcke und/oder Zwischentermine bei größeren Projekten
Abstimmung und Abrechnung etwaig anfallender Kosten

Ob in der Geschäftsführung, den Abteilungen oder übergreifenden Projekten. Heute ist es in jedem Unternehmen gang und gäbe, Meetings und Besprechungen elektronisch zu organisieren. Niemand kann und sollte auf die Hilfe von Outlook und Co. verzichten. Darum gilt:

Termine über ein Office-Tool (z. B. Outlook) aussteuern
Zugriff auf die Kalender der Mitarbeiter gewährleisten
Meetinganfragen per Email oder direkt über das Tool versenden
Bei externer Beteiligung helfen alternativ z. B. Tools wie Doodle, fragab, Calendly oder Dudle (kein Schreibfehler!), ein Termintool von der TU Dresden

Tipp 1: Terminplanung mit Tools

Terminplanung per Outlook oder Lotus Notes ist heute Standard. In aller Regel besteht darüber Zugang zu den Kalendern der Kolleginnen und Kollegen. Mit diesen Systemen sehen Sie nicht nur auf den ersten Blick, wer wann Zeit hat und wer nicht, Sie können auch gleich Ihre Meetinganfragen elektronisch versenden. Aufwändige Abstimmungstelefonate mit anderen Sekretariaten können dadurch vermieden oder zumindest auf ein Minimum beschränkt werden.

Findet ein Meeting mit externen Teilnehmern statt, nutzen Sie dazu z. B.

doodle.com – bekannteste und bewährte App zur Terminfindung
fragab.de – optimiert für Mobil und PC
calendly.com/de - Profitool, kompatibel mit Kalendern von Google, Outlook, Office365, iCloud, nur in der Basisversion kostenlos
dudle.inf.tu-dresden.de/ - Forschungstool, automatische Datenlöschung, wenn 2 Monate kein Lesezugriff stattfand

Mit diesen Terminvereinbarungstools lassen sich Meetings ganz unkompliziert organisieren und die Korrespondenz ist offen und für jeden transparent.

Tipp 2: Teilnehmerzahl und -anwesenheit hinterfragen

Der Teilnehmerkreis eines Meetings im Office sollte immer so groß wie nötig und so klein wie möglich gehalten werden. Nutzen Sie Ihre Erfahrungen oder die von Sekretärinnen und Assistenten in anderen Bereichen, um zu beurteilen, welche Personen für ein geplantes Meeting tatsächlich erforderlich sind. Oft wird nämlich der Teilnehmerkreis zu groß gewählt oder ist von einigen Abteilungen unnötigerweise doppelt besetzt.

Sind die Teilnehmer festgelegt und stellt sich heraus, dass aufgrund von Überschneidungen kein gemeinsamer Termin zustande kommt, besteht die Möglichkeit nach Vertretern für verhinderte Mitarbeiter zu fragen. Wichtig ist dabei, dass solch ein Vorgehen im Vorfeld mit allen Betroffenen abgestimmt wird. Ebenso wie die absolute Notfall-Lösung, einen fehlenden aber erforderlichen Kollegen nur im Nachgang über das Protokoll zu informieren, vorher der Zustimmung bedarf.

Tipp 3: Rechtzeitig den Konferenzraum reservieren

Zeitaufwändig und schwierig wurde durch Sie als Sekretärin eine große Konferenz organisiert und alle benötigten Mitarbeiter, Geschäftsleitung und womöglich auch Externe, unter einen Hut gebracht. Und dann steht kein passender Raum zur Verfügung. Das ist nicht nur ärgerlich sondern auch unprofessionell.

Eine gute Planung und im worst case kreative Lösungsorientierung helfen:

Beugen Sie vor. Blocken Sie den passenden Konferenzraum schon im Vorfeld für den oder alle angedachten Terminalternativen. Denken Sie dann aber auf jeden Fall im Sinne Ihrer ebenfalls terminorganisierenden Sekretariate daran, unmittelbar nach Terminfestlegung alle nicht mehr relevanten Daten für die Raumbelegung wieder zu löschen.
Bleiben Sie dran. Prüfen Sie, ob alle Räume reserviert sind. Sprechen Sie mit den Kollegen, die die Räume reserviert haben. Vielleicht hat sich eine Reservierung erübrigt oder jemand kann mit einer kleineren Besprechungsrunde in andere Räumlichkeiten (z. B. Büro) ausweichen.
Nur im Notfall sollte auf einen externen Raum ausgewichen werden, z. B. ein Tagungsraum in einem Hotel. In der Regel wirft das erhebliche Kosten auf. Es kann außerdem logistischer Aufwand entstehen, weil nicht nur die Teilnehmer sondern ggf. auch benötigte Materialien den Konferenzort außerhalb des Firmengeländes erreichen müssen.

Tipp 4: Terminorganisation für den Chef

Egal ob in der Geschäftsführung, der Abteilungsleitung oder der Personalverwaltung. Es kann eine große Herausforderung sein, für jemand anderen dessen vollen Terminkalender zu verwalten. Voraussetzung dafür, dass die Terminplanung überhaupt funktioniert, ist eine gute, regelmäßige Kommunikation miteinander und Regeln, an die sich beide Seiten halten.

Wichtig ist vor allem, dass Sie alle Termine Ihres Chefs kennen und nur Sie neue Termine eintragen. Wenn der Chef-Kalender nicht vollständig und transparent ist, verlieren Sie den Überblick und Absagen durch Überschneidungen sind unvermeidlich.

Im Gegenzug achten Sie darauf, dass alle von Ihnen eingepflegten Termine die 7 W-Fragen beantworten.

Wer trifft sich?
Mit wem?
Wann? (Datum, Zeitraum)
Warum?
Wer geht noch mit?
Was ist vorzubereiten?
Wie ist der Chef erreichbar?

Austausch und Informationsbeschaffung

Zu den Sekretariatsaufgaben gehört auch: Bleiben Sie in Kontakt. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich täglich kurz mit Ihrem Chef abstimmen. Vereinbaren Sie als Sekretärin oder Assistent wöchentlich einen Termin, um die Woche und die Gesamtsituation gemeinsam zu besprechen. Ist Ihr Chef auf Geschäftsreise und nicht vor Ort greifbar, vereinbaren Sie Telefontermine.

Zeigen Sie Engagement. Fragen Sie nach jedem Termin, wie es gelaufen ist, ob es ein to-do für Sie gibt oder Sie einen Folgetermin organisieren sollen. Bitten Sie ggf. darum, an für Sie und Ihr Aufgabengebiet wichtigen Terminen auch selbst teilnehmen zu dürfen.

Seien Sie auf dem Laufenden. Arbeiten Sie Widervorlagen oder Protokolle aufmerksamen durch. Prüfen Sie die Emails Ihres Chefs. Zögern Sie nicht zu fragen oder zu recherchieren, wenn Sie Fachbegriffe o. ä. nicht verstehen. Lesen Sie Fachzeitschriften, werden Sie ein kompetenter, loyaler Mitarbeiter und behalten Sie den Überblick über das Geschehen. Das bereichert Ihr Aufgabengebiet und Ihr Chef wird es Ihnen danken.

Seien Sie mutig und lösungsorientiert

Sagen Sie offen, was geht und was nicht. Bleiben Sie dabei aber konstruktiv und lösungsorientiert. Wenn Ihr Chef z. B. häufig kurzfristige Termine mit ebenfalls vielbeschäftigten Kollegen ansetzen will, erklären Sie ihm, dass es sowohl für Sie als auch für Ihn frustrierend und wenig hilfreich ist, wenn Sie nicht genug Vorlauf zur Koordination haben.

Wenn Termine immer wieder überzogen werden und sich dadurch Anschluss-Meetings verschieben oder gar ganz ausfallen müssen, halten Sie diese Vorkommnisse nach. Finden Sie gemeinsam mit Ihrem Chef eine Lösung, wie diese wiederkehrenden Störungen des Ablaufs vermieden werden können. Z. B. indem Sie

Ihn zeitig aus seinem Meeting rausholen
für turnusmäßige Besprechungen einfach einen längeren Zeitraum einplanen
den übrigen/externen Teilnehmern das konkrete Ende der Veranstaltung vorab mitteilen

Versuchen Sie, Ihren Chef mit Weitblick zu unterstützen. Vielleicht gibt es Möglichkeiten, die Termindichte zu verringern, indem hier und da ein Vertreter an Gesprächen teilnimmt. Manchmal reicht auch nur das Protokoll eines Meetings oder eine telefonische Absprache statt einem persönlichen Treffen.

Ihre Checkliste für ein gelungenes Chef-Terminmanagement

So beugen Sie Informationsdefiziten vor	Erledigt
Bestehen Sie auf der morgendlichen Fünf-Minuten-Besprechung mit Ihrem Chef.
Bestehen Sie auf einer wöchentlichen Lagebesprechung von mindestens einer halben Stunde.
Wenn Ihr Chef viel unterwegs ist, vereinbaren Sie Telefontermine.
Fragen Sie, ob Sie in Zukunft an einer für Sie wichtigen Besprechung teilnehmen können.
Fragen Sie nach jedem Termin: – Wie ist es gelaufen? – Gibt es etwas zur Wiedervorlage? – Gibt es wichtige Entscheidungen? – Gibt es Folgetermine? Wann?
Lesen Sie Unterlagen für die Wiedervorlage und die Ablage aufmerksam durch.
Lesen Sie seine E-Mails.
Erhöhen Sie Ihre Fach- und damit Gesprächskompetenz: Recherchieren Sie Fachbegriffe, die Sie nicht verstehen, und lesen Sie Fachzeitschriften.
Nehmen Sie Ihrem Chef etwaige Bedenken, Betriebsinterna „auszuplaudern“. Betonen Sie, dass Sie nach außen nur Belange kommunizieren, die das Unternehmen selbst publiziert.

Tipp 5: Konkrete Planung, ansprechende Korrespondenz

Als wäre es nicht schon Arbeit genug, einen Termin mit mehreren Teilnehmern zu koordinieren, gibt es natürlich auch immer wieder Ausreißer und Termine, die einfach nicht zustande kommen wollen. Bleiben Sie ruhig, besonnen und hartnäckig. Als Faustregel gilt, werden Sie konkret:

verfassen Sie eine Agenda oder
beschreiben Sie den Grund des Treffens und
den voraussichtlichen Zeitbedarf
geben Sie Terminalternativen vor und/oder
setzen Sie eine Frist bis zu der eine Rückmeldung erfolgt sein soll

Das sind keine Druckmittel. Die konkreten Vorgaben zeugen von einer durchdachten Vorbereitung, dienen Chefs und Mitarbeitern in Ihrem Joballtag als Orientierung und Vorbereitungshilfe und sorgen im Meeting für Struktur.

Dabei kommt es im Office natürlich auch auf die Art der Kommunikation an. Der Ton macht die Musik und wer folgt nicht lieber einer ansprechenden Aufforderung zum Meeting?

Beispiel Korrespondenz zu Terminabsprachen präzise, freundlich und verbindlich

Abstimmung Quartalsgespräche im Jahr 2019, Assistentin → Mitarbeiter

Betreff: Bitte Termine checken und bis 18. Januar bestätigen

Lieber Herr Wertheim,

ich bereite Ihre Quartalsgespräche mit Herrn Dr. Manfred Mertens vor.

Schauen Sie doch mal bitte, ob Sie die folgenden jeweils zweistündigen Termine möglich machen können:

Montag, 5. März 2019, 13 Uhr

Montag, 4. Juni 2019, 9 Uhr

Montag, 3. September 2019, 10 Uhr

Montag, 3. Dezember 2019, 10 Uhr

Wenn alle Termine bei Ihnen passen, schicken Sie mir Ihr Okay bitte bis zum 18. Januar 2019. Falls der eine oder andere Termin bei Ihnen nicht möglich ist, rufen Sie mich bitte an, damit wir uns abstimmen und eine Alternative finden können.

Danke schön und viele Grüß

Beispiel Terminabsage freundlich und wertschätzend

Absage eines Termins – für viele Situationen geeignet, Assistentin → Geschäftspartner

Betreff: Absage Ihres Termins am 27. Juni 20..

Guten Tag, sehr geehrter Herr Völker,

es tut mir sehr leid: Ich muss Ihren Termin mit Jürgen Berger am 27. Juni erst einmal stornieren. Ihm ist, wie man so schön sagt, etwas dazwischengekommen, das keinen Aufschub duldet. Bitte entschuldigen Sie.

Ich werde mich wieder bei Ihnen melden, sobald sich die Wogen bei uns etwas geglättet haben und ich Ihnen einen Ersatztermin vorschlagen kann, den wir nicht wieder absagen müssen.

Auf bald!

Freundliche Grüße

Tipp 6: Effektive Meeting-Kultur

Ein Meeting jagt das nächste. Es gibt kaum Pausen zwischendrin, eine gute Vorbereitung auf den nächsten Termin ist kaum möglich. Daher ist es ganz im Sinne des Vorgesetzten und des Unternehmens, wenn Sekretärinnen oder Assistenten sich im Rahmen der Terminplanung mit verantwortlich zu fühlen, dass Meetings im eigenen Bereich so effektiv wie möglich verlaufen.

Reduzieren Sie die Häufigkeit der Meetings

Der Terminkalender platzt aus allen Nähten. Sie sind es, die den Überblick haben und behalten sollte. Mit Einfühlungsvermögen und Geschick können Sie Ihrem Chef Ihre Wahrnehmung beschreiben, dass z. B. immer wieder Termine kurzfristig abgesagt werden müssen.

Lösungsvorschläge könnten sein:

eingehende Termine in Abstimmung mit dem Chef gar nicht erst anzunehmen, wenn die Erfahrung zeigt, dass er sowie hinten rüber fallen wird
größere Pufferzeiten zwischen den Terminen einbauen
Termine lieber telefonisch als persönlich wahrnehmen
eine Vertretung zur Teilnahme vorschlagen

Strukturieren Sie die Meetings sinnvoll

Gut geplant ist halb gewonnen. Mit diesen 10 Tipps und Tricks schaffen Sie den perfekten Rahmen für jedes Meeting:

Konkrete Agenda
Teilnehmerkreis minimieren
Pünktlicher Start, lassen Sie die Tür für Zuspätkommer nicht offen
Ungewohnte Uhrzeiten (z. B. 9.45 Uhr) erhöhen die Merkfähigkeit
Besprechungen im Stehen sind effektiver und kürzer
Für interne Besprechungen weder Kaffee noch Kekse
Pausen einplanen (bei Meetings ab 90 Minuten)
Telefonverbot
Angenehmes Raumklima (frische Luft, passende Bestuhlung, keine störenden Geräusche etc.)
Bei Bedarf einen Moderator bestimmen, der Zeit und Ablauf im Blick hält

Tipp 7: Events und Veranstaltungen frühzeitig planen

Auch das Eventmanagement gehört häufig zu den Sekretariatsaufgaben. Eine Townhall, die Hausmesse, das Firmenjubiläum oder die Weihnachtsfeier. Allen großen Veranstaltungen geht eine dezidierte Planung voraus, die weit über die reine Terminkoordination hinausgeht. Hier geht es in der Regel um sehr viel Geld und daher ist es wichtig, das Ziel zu konkretisieren und das Budget festzulegen.

Beschaffen Sie sich am besten zunächst wichtigen Informationen, wie

Datum und Uhrzeit
Teilnehmeranzahl
Benötigte Anzahl der Räumlichkeiten, ggf. mehrere für Gruppenarbeiten o. ä.
Bestuhlungsart? Parlamentarisch, Reihenbestuhlung, U-Form o. ä.
Benötigte Infrastruktur, wie zum Beispiel ein Flughafen oder ICE-Bahnhof in der Nähe
Übernachtungen gewünscht?
Budgetrahmen
Benötigte Tagungstechnik
Abendveranstaltung im Anschluss gewünscht?
Catering: Gibt es hier spezielle Anforderungen?

Dann stellen Sie ein ausreichend großes Orga-Team zusammen. Im Team geht vieles leichter und die Teammitglieder bringen unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse mit. Die Zahl der Teammitglieder hängt von der Größe des Events ab. Wichtig ist jedoch, dass einer den Team-Lead behält und die Zusammenarbeit koordiniert.

Für die Terminplanung ist jetzt nicht nur das Event selbst relevant, sondern auch die vorab erforderlichen Abstimmungen und Treffen mit z. B.

externen Rednern
Show-Acts
Musikern
diversen Dienstleistern (für Catering, Incentives etc.)

Wenn die Veranstaltung extern stattfindet, muss zudem eine passende Location gesucht und terminiert werden. Ggf. ist eine Ortsbesichtigung erforderlich oder es müssen Übernachtungsmöglichkeiten geprüft werden.

Selbst wenn alles perfekt geplant ist, ist es wichtig auf Unvorhergesehenes reagieren zu können. Auch an einen Notfallplan – wenn ein Redner ausfällt oder eine Outdoor-Aktivität im Regen versinkt – muss im Vorfeld gedacht werden.

Aus all diesen Erfordernissen ergeben sich für die Terminorganisation von Events und großen Veranstaltungen eine Vielzahl weiterer Jobs und zu organisierender Termine, die berücksichtigt und nach den bewährten Tipps und Mustern abgearbeitet werden müssen.

Fazit zur Terminorganisation

Terminorganisation, ob intern oder extern, ist eine komplexe Angelegenheit. Mit ihrer Qualität und damit der Bewältigung all der nötigen Aufgaben steht und fällt ein großer Teil der Unternehmenskultur.

Die richtige Besetzung dieses Jobs ist daher besonders wichtig. Gefragt ist ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent. Der Wille zu verstehen, worum es geht und die Bereitschaft, selbstständig und selbstverantwortlich nach Lösungen zu suchen sind unerlässlich.

Sekretariat mit umfassender Terminorganisation ist meist ein Vollzeit-Job und dem sollte sowohl im externen Stellenangebot als auch in der internen Stellenbeschreibung Rechnung getragen werden. Manchmal sind sogar ergänzende Assistenz- oder Teilzeit-Kräfte sinnvoll und unerlässlich.

Nehmen Sie die Wichtigkeit dieser Aufgabe ernst, denn mit der Organisation und Termintreue sind das Ansehen und auch das Selbstverständnis Ihres Unternehmens eng verbunden.