Geschäftsreisen: Tipps für einen erfolgreichen Businesstrip

Für viele Arbeitnehmer gehört es zum Berufsalltag, sich auf Dienstreisen zu begeben. Sei es für Messen, Tagungen, für die temporäre Arbeit in Niederlassungen des Unternehmens oder aus anderen Gründen. Egal, wie sich diese Reisen im Detail darstellen und wie gut die vorherige Reiseorganisation abläuft: Es ist immer eine Herausforderung, unter den erschwerten Bedingungen beim Aus-dem-Koffer-Leben Seriosität zu wahren und höchste Leistungsfähigkeit zu demonstrieren. Gut, dass erfahrene Reise-Routiniers clevere Tipps und Tricks für die Geschäftsreise entwickelt haben, die wir hier vorstellen.

Das Wichtigste für Unternehmen und auswärts arbeitende Mitarbeiter: immer in Verbindung bleiben. So weiß der Arbeitgeber, was am Zielort vor sich geht – und der Arbeitnehmer kann sich bei Unsicherheiten immer auf seinen Arbeitgeber berufen. Besonders für neue Mitarbeiter auf den ersten Dienstreisen ist das ein wichtiges Kriterium. So lassen sich Meetings und mehr bei der Auswärtstätigkeit souverän bewältigen.

Auf der Dienstreise gut connected zu sein, hilft aber auch in organisatorischer Hinsicht: Für das Smartphone oder Tablet gibt es zahllose praktische Helfer, die bei Geschäftsreisen ihre Stärken ausspielen können. Kapitel eins geht deshalb auf den digitalen Teil der Reise ein.

Online anschauen, offline wiedererkennen

Apps zur Navigation finden sich heute auf fast jedem Smartphone. Allerdings kann die Darstellung in Vogelperspektive viele wichtige Details im Verborgenen lassen. Die abstrakte Kartendarstellung ist weniger präzise, als detaillierte Luftbilder. Doch wie sehen Hotel, Wohnung oder Arbeitsgebäude von der Straße aus?

Um sich bei der Auswärtstätigkeit von Anfang an zurecht zu finden, helfen drei Dinge:

1. die Website von Hotel und Firma, speziell die Publicity-Fotos der Gebäude,
2. die Suchmaschinen-Bildersuche,
3. der 3D-Luftbildmodus vieler Navigations-Tools.

Damit lassen sich die relevanten Anlaufstellen am Zielort bereits im Vorfeld in den Blick nehmen. Das hilft, die Gebäude bei der Ankunft direkt zu identifizieren und keine wertvolle Zeit zu verlieren. So lässt es sich entspannter einchecken – und es ist vielleicht sogar noch etwas Zeit für ein Yoga-Refreshmentvor dem Meeting oder Auswärtstermin.

Verstärkter Trend: Flexibilität und Sicherheit

Einer der großen Trends der letzten Jahre liegt praktisch schon auf der Hand: Flexibilität – in jeder Hinsicht. Flexibilität bedeutet für Geschäftsreisende von heute und morgen nicht nur Annehmlichkeit: Neun von zehn Geschäftsreisenden (91 Prozen) halten flexible Reise- und Buchungsoptionen für unerlässlich, um ihre Gesundheit und Sicherheit auf Geschäftsreisen zu schützen. Und sie sind in diesem Punkt wenig kompromissbereit. Das ist ein Ergebnis der Global Business Survey 2022 von SAP Concur unter 3.850 Geschäftsreisenden aus 25 globalen Märkten und 700 Travel Manager*innen aus sieben globalen Märkten. Sicherheitsbedenken bei Reisen in bestimmte Teile der Welt sind demnach auch der häufigste Grund (53 Prozent), warum Mitarbeitende eine Geschäftsreise nicht antreten würden,

Reiseunterlagen: Die wichtigsten Dokumente immer parat

Führerschein, Mietwagenunterlagen, Hotel-Voucher, Messeausweis – es gibt auf Businessreisen viele wichtige Unterlagen. Um sie gegen (temporären) Verlust zu sichern, helfen drei Schritte:

1. Alle Unterlagen sofort nach Erhalt auf einem neutralen Untergrund mit dem Smartphone abfotografieren (für eine gute Qualität helfen einige Tipps weiter).
2. Diese Fotos gemeinsam in einem gesonderten Ordner speichern – gegebenenfalls passwortgeschützt.
3. Alle Fotos zusätzlich auf eine jederzeit erreichbare private oder berufliche Mail-Adresse schicken, auch das am besten in verschlüsselter Form.

So bleibt selbst bei einer langsamen Mobilfunkverbindung noch eine Chance, bei Verlust an die Unterlagen zu gelangen. Screenshots vom Flug, der Bahnverbindung oder wichtigen QR-Codes sind noch praktischer. Diese finden Sie zu 100 Prozent in Ihrer Smartphone-Gallerie – und müssen nicht erst alle Ordner auf dem Device durchsuchen.

Digitale Packlisten: Nichts vergessen auf Dienstreise

Jeder Arbeitnehmer, der öfter auf Businessreise ist, entwickelt mit der Zeit eine gewisse Routine. Was gehört unbedingt in den Koffer, was nimmt nur unnötig Platz weg? Wie groß darf das Handgepäck bei Lufthansa sein oder ist sogar ein zweites Gepäckstück bei einer anderen Airline möglich?

Auch, ob die Unterbringung vor Ort in einem Hotel oder einer Wohnung ist, spielt beim Packen eine Rolle: Je nachdem muss sich der Arbeitnehmer mehr oder weniger selbst um die Verpflegung kümmern – oder zumindest im Hinterkopf behalten, dass eben nicht 100 Prozent für die Verpflegung gesorgt ist.

Packlisten-Apps können eine große Hilfe für jeden Geschäftsreisenden sein. Denn sie lassen sich immer wieder aktualisieren und stehen mit allen persönlichen Erfahrungen vor jeder neuen Dienstreise zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich unkompliziert auch individuelle Packlisten für unterschiedliche Auswärtstätigkeiten erstellen.

Sinnvolle Apps für die Geschäftsreise

Packlisten sind nicht die einzigen sinnvollen Apps für Businessreisende. Hier liefern die Entwickler noch mehr:

• Flightradar24 – eine App, die alles rund um Flugnummern, Gates und Co. anzeigt
• eine universelle Taxi-App
• der DB Navigator der Deutschen Bahn für Geschäftsreisende, die mit dem Zug unterwegs sind
• TripAdvisor oder ein ähnliches Tool für Restaurants und Co.
• Sicher Reisen – die App des Auswärtigen Amtes
• ein Währungsrechner
• ein Virenschutzprogramm, falls offene WLANs genutzt werden sollen

Strom und WLAN gibt es (fast) überall

WLAN gibt es in den meisten Hotels. Auch in der Ferienwohnung ist in der Regel kabelloses Internet verfügbar. So ist es möglich, auch auf Dienstreise von Hotel oder Wohnung aus zu arbeiten oder per Laptop an Meetings teilzunehmen.

Manchmal hat das WLAN vor Ort aber nur eine sehr geringe Signalstärke. Abhilfe kann da ein Reise-Router schaffen. Dieser lässt sich via Kabel mit einer LAN-Steckdose im Raum verbinden und erzeugt sein eigenes WLAN – mit entsprechend deutlich besserer Signalqualität. So sind Mitarbeiter „on the road“ jederzeit mit einem verlässlichen mobilen Arbeitsplatz ausgestattet.

Geschäftsreisen können eine Arbeitsstelle besonders attraktiv machen. So gaben in der Studie „Chefsache Business Travel“ des Deutschen Reiseverbands drei Viertel der Befragten an, dass Reisetätigkeiten die Attraktivität der Stelle steigern.

Doch beruflich unterwegs zu sein, bedeutet auch viel Stress: Eine ungewohnte Umgebung, kaum Zeit zum Essen, womöglich neu buchen bei Zwischenfällen, weite Messewege und viele Meetings, auch online – beispielsweise über Zoom.

Auf Geschäftsreise ist der Tag dadurch oftmals viel anstrengender als bei der Arbeit im Unternehmen vor Ort. So ordneten 60 Prozent der Befragten im Rahmen der Studie „Chefsache Business Travel“ ihr Stresslevel auf Geschäftsreisen als hoch oder sehr hoch ein. Doch auch Stressoren auf Businessreisen mit straffen Zeitplänen lässt sich entgegenwirken.

Für Wohlbefinden und Konzentration: Wasserhaushalt in Balance

Flugzeug, Messehallen und manche Büroräume haben eine Gemeinsamkeit: Die Luft ist häufig trocken. Das führt nicht nur zu trockenen Augen und Atemwegen, sondern kann auch Konzentrationsschwierigkeiten zur Folge haben. Der Körper fühlt sich durch Wassermangel zudem zusätzlich gestresst. Sowohl Männer als auch Frauen sollten deshalb für viel Nachschub sorgen:

1. Viel Wasser zu trinken – am besten ohne Kohlensäure – ist der beste Weg, den Körper immer mit ausreichend Flüssigkeit zu versorgen.
2. Ein auf Salzwasser basierendes Nasenspray hilft gegen ein Austrocknen der Atemwege (sinnvoll auch zur Vermeidung des typischen Flugreiseschnupfens).
3. Eine Feuchtigkeitscreme – vor allem für das Gesicht – kann dem müden, reisegeplagten Teint schnell wieder strahlende Frische verleihen.

Gut zu Fuß auf Geschäftsreise: Blasenpflaster nicht vergessen

Auch erfahrene Geschäftsreisende machen oft den Fehler, brandneue Schuhe einzupacken – etwa, weil sie besonders gut zum Business-Look passen. Blasen und schmerzhafte Druckstellen sind bei ungetragenen Exemplaren vorprogrammiert. Doch gerade auf weitläufigen Konferenzen oder Messen zeigen oft auch gut eingetragene Schuhe, dass sie für die dort zurückzulegenden Distanzen nicht taugen.

Dagegen sollte in der Reiseapotheke unbedingt eine ausreichende Menge Blasenpflaster vorhanden sein. Am besten ist es, sie morgens bereits vorbeugend aufzubringen.

Schweißausbruch – und nun?

Gerade auf Geschäftsreisen kann Schwitzen sehr unangenehm werden. Nicht nur frische Schweißflecken, sondern auch eingetrocknete Schweißränder sehen unschön auf der Kleidung aus.  Am unangenehmsten für die Umgebung ist es, wenn sich dazu noch Gerüche bilden. Um solche Situationen von vornherein zu vermeiden, gibt es folgende Tipps:

1. Unbedingt auf ein Antitranspirant setzen, nicht nur auf ein normales Deodorant.
2. Wenn es zu Schweißausbrüchen kommt, zeitnah einen Waschraum aufsuchen. Dort die Körperstelle(n) mit Papier trocknen und nach Möglichkeit die Oberbekleidung am Handtrockner bearbeiten.
3. Danach direkt Babypuder auf die Haut applizieren. Das saugt sowohl Restfeuchte wie neuen Schweiß auf; zudem verhindert es Geruchsbildung.
4. Einmal kurz durchatmen und innerlich herunterfahren kann Wunder wirken. Auch wenn die Zeit zwischen Messe und Meeting knapp ist: 60 Sekunden zum Zu-sich-Kommen kann sich jeder nehmen.

Schweißgeruch entsteht ausschließlich durch schweißzersetzende Bakterien. Das heißt, Kleidungsstücke (insbesondere Blazer und dergleichen, die sich unterwegs nur schwer waschen lassen) können durch die Behandlung mit einem Desinfektionsmittel geruchsneutral gemacht werden.

Verantwortungsvoll geschäftlich reisen: Bewegung statt Hotelbar

Auf der Businessreise empfiehlt es sich, die Feierabende nicht freiwillig an der Hotelbar zu verbringen – und auch nicht mit dem Firmenlaptop auf dem Schoß. Gerade weil Freizeit auf vielen Geschäftsreisen spärlich vorhanden ist, sollte sie nachhaltig genutzt werden.

So lohnt es sich beispielsweise, regelmäßig einige simple Yoga-Übungen zu absolvieren. Sie helfen dem Reisenden, innerlich abzuschalten und den Stress abzubauen. Zugleich schaffen sie einen Ausgleich, falls die Auswärtstätigkeit von Meetings geprägt oder aus anderen Gründen eher unbewegt war.

Auch nach langen Bahn- oder Flugreisen hilft eine kurze Yoga-Einheit. Nach stundenlangem Verharren in der gleichen Sitzposition beugen die Übungen Verspannungen vor.

Außerdem gilt: Wer zu Hause regelmäßig Sport treibt, sollte die Geschäftsreise nicht als Ausrede für eine Pause nehmen – umso schwieriger wird der Wiedereinstieg hinterher.

Wer im Hotel untergebracht ist, kann beispielsweise nach einem Fitnessraum fragen. Aber Achtung: Möglicherweise handelt es sich um eine Zusatzleistung, die in der Reisekostenabrechnung nicht vorgesehen ist. In Wohnungen ist meist erst gar kein eigener Raum zum Trainieren vorhanden.

Wenn das sporteln im Fitnessraum nicht möglich ist, können Businessreisende gegebenenfalls auch auf die eigene Mitgliedschaft im Fitnessstudio zurückgreifen. Praktisch ist es dann, in einem Studio Mitglied zu sein, das an vielen Orten Filialen hat. Wer eine Mitgliedschaft plant und viel auf Geschäftsreise ist, sollte das in die Überlegung mit einbeziehen.

Aber auch ohne Studio muss keiner auf körperlichen Ausgleich verzichten. Denn auch auf diese Weise lässt sich Sport treiben:

• Warum nicht ein kleines Workout im (Hotel-)Zimmer? Denn nur mit dem Körpergewicht und der typischen Einrichtung ist auch ein sehr effektives Training möglich.

• Zudem gibt es in der Regel rund um jede Wohnung und jedes Hotel die Möglichkeit, joggend seine Runden zu drehen. Ein schönes Plus: Wer offenen Auges joggt, kann dabei gleich die Umgebung erkunden.

Sicherheitsnetz Weckdienst: Keine Termine verpassen

Die meisten Menschen nutzen heutzutage ihr Smartphone als Wecker. Das liegt nahe, ist es doch zumeist immer und überall dabei. Absolute Sicherheit bietet es allerdings nicht. So kann der Akku unerwartet leer sein und manchen ist es vielleicht zu Hause schon passiert, dass statt dem Drücken der Schlummertaste die komplette Weckfunktion beendet wird. Deshalb ist es sinnvoll, auf zusätzliche Helfer zu setzen.

Die Lösung: Grundsätzlich kann zusätzlich zum eigenen Wecker der Weckdienst des Hotels bestellt werden. Dies bietet eine weitere Sicherheit – und fördert einen ruhigen Schlaf. Wer in einer Ferienwohnung übernachtet, hat die Möglichkeit nicht. Falls ein Telefon in der Wohnung ist, können dann Freunde oder der Partner die Rolle des zusätzlichen Weckdienstes aus der Ferne übernehmen.

Vor Ort: Vorschriften im Blick behalten

Damit auch Geschäftsreisende in der Pandemie immer up to date sind, gibt es einige hilfreiche Anlaufstellen:

• Reisebüros können Informationen zum Reiseziel und Einreisebestimmungen liefern.
• Alternativ gilt es, im Intranet die passenden Portale vorzugeben, damit Reisende sich an der richtigen Stelle informieren.

Andernfalls verliert das Unternehmen wertvolle Arbeitszeit der Dienstreisenden durch lange Internetrecherchen oder – noch schlimmer – Reisende informieren sich aus Mangel an Zeit nicht ausreichend. Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers besagt hier klar eine sogenannte Bringschuld, denn es gilt, Reisende aktiv zu unterstützen und zu informieren.

Auch auf Geschäftsreisen sollte Businesskleidung jederzeit frisch und gepflegt wirken. Denn: Kleider machen Leute – nirgendwo trifft der althergebrachte Spruch besser zu, als in der Businesswelt. Daher widmen wir auch diesem Punkt noch ein eigenes Kapitel.

Knitterfrei auf Dienstreise: Stoffauswahl und Packtechniken

Der erste Eindruck zählt auf der Geschäftsreise doppelt – schließlich möchte man den Arbeitgeber nach Möglichkeit gut repräsentieren. Daher ist die Auswahl der richtigen Kleidung essenziell. Doch birgt das Einpacken ein gewisses Risiko: Bereits wenige Stunden in der Enge eines Gepäckstücks können unerwünschte Falten in den Stoff drücken. Dagegen gibt es ein paar Tricks:

1. Nach Möglichkeit sollte der Stoff knitterfrei sein. Das können Polyester und Seide am besten. Eine Alternative ist Leinen – das knittert zwar schnell, kann aber als „Edelknittern“ wiederum seriös wirken.
2. Vor dem Packen sorgsam bügeln, dazu alle Knöpfe und dergleichen schließen.
3. Zwischen die einzelnen Stücke sowie die gefalteten Schichten Backpapier legen, das vermindert Knittern.
4. Krawatten locker mit der Innenseite des schmalen Endes beginnend um den Finger wickeln und je zwei Rollen in eine Socke stecken.
5. Statt mit Schuhspannern können die Business-Schuhe auch mit Socken-Knäueln gespannt werden. Das spart doppelt Platz – und vermindert so zusätzlich den Druck auf die Stoffteile.
6. So packen, dass beim Transport nichts Schweres auf die Kleidung drückt (Schuhe, Beautycase und Co. kommen nach unten).
7. Nicht „überpacken“ – denn je stärker Kleidung gequetscht wird, desto schneller entstehen Falten. Das Gepäckstück sollte einfach locker gefüllt sein.
8. Jede Möglichkeit nutzen, die Kleidung zu fixieren. Bei der Befestigung durch Gurte ein unempfindliches Kleidungsstück (bspw. Schlafshirt) zur Vermeidung von Druckstellen zwischenlegen.

Idealer Helfer: Mit dem Steamer 100 Prozent Knitterfrei

Die beste Lösung gegen Knittern und Falten bleibt aber: Je kürzer die Kleidung verpackt ist, desto besser. Also am besten möglichst spät vor der Dienstreise ein- und rasch nach Ankunft auspacken. Steamer sind nützliche Hilfsmittel, die auf Konferenzen und Dienstreisen immer mehr geschätzt werden. Die handlichen Dampfgeräte passen in jeden Koffer und sind im Handumdrehen zu bedienen – ideal für alle, die regelmäßig reisen!

Kleidung unterwegs auffrischen

Am Zielort angekommen, die Kleidung ausgepackt – und trotz aller Vorsicht sind Knitterfalten in der Businesshose? Oder vielleicht wurde eine Bluse auch getragen, dabei nicht verschmutzt und könnte am Folgetag nochmals genutzt werden. Zum Auffrischen der Kleidungsstücke gibt es auch auf Reisen verschiedene Lösungen:

1. Die Kleider im Bad des Hotelzimmers auf Bügel hängen. Dann für mindestens fünf Minuten (bei geschlossenen Türen und Fenstern) die Dusche heiß laufen lassen. Der entstehende Dampf glättet den Stoff; außerdem kann er (leichte) Gerüche aus dem Gewebe vertreiben.
2. Clevere Geschäftsreisende haben immer ein Stück wohlriechender Seife dabei. Denn Hotelschränke sind häufig etwas muffig. Das Seifenstück auspacken und in den Schrank legen – das bringt Frische in die Kleidung. Es eignen sich auch Trockner-Dufttücher oder ein Wattepad, das mit etwas Parfum besprüht wurde.

Insbesondere gehobene Hotels bieten einen Bügelservice, den all diejenigen schätzen, die viel und häufig verreisen.

Näh-Set für kleine Reparaturen

Zu Hause sah das brandneue Sakko noch makellos aus. Doch am Zielort kommt plötzlich das Malheur zum Vorschein: Die Ärmelnaht geht auf. Jeder Geschäftsreisende tut daher gut daran, immer ein Näh-Set im Reisegepäck zu haben. Hilfreich sind folgende Details:

• Garne in den Farben der bevorzugten Geschäftsgarderobe
• mindestens zwei Nähnadeln und ein Fingerhut
• Sicherheitsnadeln unterschiedlicher Größen
• Stecknadeln
• zum Outfit passende Knöpfe – Reserveknöpfe der Kleidungsstücke können direkt im Nähset aufbewahrt werden.

Natürlich ist das Set ohne entsprechende Fähigkeiten nichts wert. Zumindest sollte bekannt sein, wie Knöpfe angenäht werden und wie eine geöffnete Naht geschlossen wird. Die Zeit, sich damit vorher zu Hause vertraut zu machen, ist für jeden Arbeitnehmer sinnvoll investiert.

Stark gegen Flecken: Kleine Malheurs auf Dienstreise vermeiden

Flecken lassen sich ohne Waschmaschine oft nur schwer aus der Kleidung entfernen. Natürlich ist es die beste Regel, Kleckse und Flecken gar nicht erst auf der Geschäftskleidung entstehen zu lassen. Doch ist schon etwas daneben gegangen, sollten jedem Arbeitnehmer auf Geschäftsreise diese Notfalltricks und Hausmittel bekannt sein:

1. Stoffflecken nach Möglichkeit niemals eintrocknen lassen. Je schneller sie entfernt werden, desto weniger tief können sie in Fasern eindringen.
2. Frische und eingetrocknete, nicht fetthaltige Flecken in Kleidung sollten zunächst mit Zitronensaft (alternativ Mineralwasser) beträufelt und so verdünnt werden. Dann wird auf Innen- und Außenseite großzügig Salz appliziert; das saugt alles auf. 
3. Bei Flecken durch Make-Up gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen: Puderförmige Materialien können vorsichtig weggeblasen werden. Was noch übrig ist, kann mit einer Strumpfhose weggebürstet werden. Andere Schminkprodukte basieren häufig auf Fettbasis; das gilt auch für viele Speiseflecken.
4. Fettflecke können mit sehr heißem Wasser ausgewaschen werden. Wo dies nicht möglich ist, funktioniert hochprozentiger und farbloser Schnaps (am besten Wodka, der hinterlässt nach dem Trocknen keinen Eigengeruch) in Verbindung mit aufsaugendem Salz.
5. Für helle und vor allem weiße Schuhe gibt es gleich mehrere Reinigungsmöglichkeiten, die ohne spezielle Putzmittel auskommen. Auf Geschäftsreisen lässt sich die Sohle etwa mit Toiletten-Feuchttüchern abreiben und das Obermaterial mit Zahnpasta säubern.
6. Dunkle Schuhe lassen sich im Gegenzug mit einem in Kaffee gestippten Tuch abwischen. Bei hartnäckigen Flecken hat Kaffeepulver eine leichte Schmirgel-Eigenschaft.

Kleidung und das äußere Erscheinungsbild auf Flug, Bahnreise, Kongress und Termin ist das eine. Das andere sind aber die Umgangsformen und das eigene Auftreten. Wer innerhalb Deutschlands verreist und sich an gängige Höflichkeitskonventionen hält, fährt gut.

Außerhalb der Landesgrenzen kann sich vieles ändern: Ist es unchic, im französischen Restaurant nicht von den Éscargots zu kosten? Was tue ich als Frau, wenn mir in Polen die Hand geküsst wird? Noch größere kulturelle Unterschiede warten auf anderen Kontinenten.

Wenn Sie unsicher sind: Fragen Sie nach! Eine Recherche rund um Landesspezifika vorab hilft, sich zu 100 Prozent wohlzufühlen. Sie bemerken, dass Sie Etikette-Nachholbedarf haben – zum Beispiel beim Essen mit mehreren Gängen? Kein Problem. Lernen kann man alles. Mittlerweile gibt es viele gute YouTube-Clips und -Kanäle, die sich mit Etikette-Fragen in der Business-Welt auseinandersetzen.

Gut vorbereitet, zählen nur noch die Tage bis zur nächsten Geschäftsreise!