Nachhaltige Geschäftsreisen

Wer in einem umweltbewussten Unternehmen arbeitet, weiß, dass Nachhaltigkeit oftmals vor allem im Arbeitsalltag eine Herausforderung darstellen kann. Bei der Planung von Dienstreisen nehmen diese Challenges noch zu – denn hierbei spielen zahlreiche Faktoren, die oft wenig beeinflussbar sind, eine Rolle:

• Wie weit ist das Reiseziel entfernt?
• Wie viele Personen reisen dorthin?
• Wie sind die Begebenheiten vor Ort?

Diese Fragen spielen eine Rolle, wenn Sie eine nachhaltige Geschäftsreise planen. Doch nachhaltiges Reisen kann bei allen Schritten der Dienstreise bedacht werden. So finden Sie im folgenden Tipps für den Planungszeitraum vor der Geschäftsreise, die Anreise, umweltbewusstes Agieren vor Ort und einige allgemeine Ideen für Ihr Business.

Am 5. Januar 2023 trat die „Corporate Sustainability Reporting Directive“(CSRD) auf EU-Ebene in Kraft. Die Richtlinie muss in Deutschland und allen anderen EU-Mitgliedsstaaten innerhalb von 18 Monaten in nationales Recht überführt werden und beinhaltet die Berichterstattung von Nachhaltigkeit in Unternehmen nach klar definierten EU-Standards. Zum Reporting nichtfinanzieller Kennzahlen gehören künftig auch die CO₂-Unternehmensemissionen, die dann verpflichtend im Lagebericht offengelegt werden müssen.

Der Vorschlag der Nachhaltigkeitsberichterstattung nach der CSRD löst die bisher geltende Non-Financial Reporting Directive (NFRD) ab. Die NFRD ist eine bereits bestehende Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung der EU für Unternehmen mit über 500 Mitarbeitenden. Mit der Entwicklung der neuen Corporate Sustainability Reporting Directive werden nun die Anforderungen an die zu berichtenden Informationen sowie der Adressatenkreis der verpflichtenden Berichterstattung für Unternehmen stark erweitert.

Viele der europaweit über 50.000 betroffenen Unternehmen haben das Thema CO₂-Kennzahlen noch nicht auf dem Schirm. Doch schon ab dem Berichtsjahr 2024 wird für bereits der Non-Financial Reporting Directive (NFRD) unterliegende Unternehmen die Umsetzung verpflichtend. Für das Berichtsjahr 2025 tritt die Richtlinie für große Unternehmen in Kraft. Als „groß“ werden Unternehmen eingestuft, wenn sie zwei von drei der folgenden Kriterien aus der Übersicht erfüllen:

Sie haben mehr als:

• 250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt,
• 20 Millionen Euro Bilanzsumme oder
• 40 Millionen Euro Umsatzerlöse.

Dazu kommt seit 2023 noch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG, Kurzform: Lieferkettengesetz), das im Bereich geschäftliche Mobilität neue Anforderungen bei der Auswahl von Dienstleistern unter sozialen und ökologischen Gesichtspunkten stellt. Es regelt für große Unternehmen menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in den Lieferketten. Eine Lieferkette umfasst dabei nicht nur das Handeln des jeweiligen Unternehmens, sondern auch das der unmittelbaren und mittelbaren Zulieferer. Damit soll der Schutz der Menschenrechte in globalen Lieferketten verbessert werden. Orientiert hat sich der Gesetzgeber dabei am Sorgfaltsstandard der UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte und an den OECD-Leitsätzen für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln.

Das LkSG gilt derzeit für in Deutschland ansässige Unternehmen und ausländische Unternehmen mit einer Zweigniederlassung in Deutschland, die mehr als 3000 Arbeitnehmer beschäftigen. Ab 2024 wird die Schwelle auf mehr als 1000 Arbeitnehmer in Deutschland abgesenkt. Es gibt den großen Unternehmen vor, ihre unmittelbaren Zulieferer – und das können auch kleinere Firmen sein – vertraglich zur Einhaltung ihrer menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen zu verpflichten. Das gilt grundsätzlich für inländische wie ausländische Zulieferer.

Steht die Zeit der Planung einer Geschäftsreise an, ist bereits der richtige Moment gekommen, um über die Nachhaltigkeit der Reise nachzudenken. Denn zu diesem Zeitpunkt werden wichtige Rahmenbedingungen für die Dienstreise festgelegt. Ergreifen Sie deshalb die Gelegenheit und überdenken Sie die folgenden beiden Punkte, um Nachhaltigkeit bereits vor der Reise zu einem Ihrer Ziele zu machen.

Tipp 1: Prüfen Sie die Notwendigkeit der Reise

Dieser erste Tipp mag recht banal klingen, doch für nachhaltiges, dienstliches Reisen kann er grundlegend sein. Fragen Sie sich: Ist diese Geschäftsreise überhaupt notwendig? Für viele Unternehmen wurde während der Pandemie deutlich, dass sich zahlreiche Dienstreisen durch Online-Meetings oder Telefonate ersetzen lassen. Diese Erkenntnis zahlt sich auch für die Nachhaltigkeit aus. Nutzen Sie dazu folgende Punkte aus:

• Viele Mitarbeiter beherrschen mittlerweile die nötigen Online-Tools.
• Die Anzahl an digitalen Möglichkeiten für Unternehmen hat stark zugenommen.
• Viele Prozesse haben sich in einen digitalen Rahmen verlagert.
• Mitarbeiter sind durch das Homeoffice ortsunabhängiger geworden und kommunizieren auch über weitere Entfernungen problemlos.

Denn eins ist klar: Umweltfreundlicher als eine nachhaltige Reise ist es immer, überhaupt keine Reise anzutreten.

Tipp 2: Bündeln Sie Geschäftsreisen

Ziel des nachhaltigen Reisens ist es unter anderem, den CO2-Fußabdruck zu minimieren. Je mehr Geschäftsreisen stattfinden, desto größer wird dieser. Es ist daher hilfreich, eine Übersicht über alle notwendigen Dienstreisen zur Hand zu haben. So sehen Sie auf einen Blick, welche Ziele von den Mitarbeitern angesteuert werden müssen – und können diese gegebenenfalls zusammenlegen. Steht beispielsweise zweimal Hamburg auf der Liste, kann es Sinn ergeben, nicht zwei separate Trips in die Stadt zu unternehmen, sondern die Geschäftsreisen zu einer längeren zusammenzulegen.

Die Anreise: Nachhaltige Lösungen für Dienstreisende

Steht die Geschäftsreise an, muss in vielen Fällen eine längere Strecke zurückgelegt werden. Und vor allem im Bereich Transportmittel bzw. Verkehrsmittel können Sie beim Reisemanagement die verursachten Emissionen der Umwelt zuliebe viel verändern.

Tipp 3: Mehrere Reisende – ein Verkehrsmittel

Bei manchen Dienstreisen reicht es nicht aus, nur einen Mitarbeiter zu entsenden. Für nachhaltige Geschäftsreisen ist es in einem solchen Fall eine Option, die Anreise der Mitarbeiter zusammenzulegen. Soll die Fahrt mit dem Auto erfolgen, gibt es die Möglichkeit, Fahrgemeinschaften zu bilden und nur ein Fahrzeug zu nutzen.

Gut zu wissen: Haben die Mitarbeiter kein eigenes Auto zur Verfügung, bieten viele Carsharing-Firmen Modelle mit einem geringen Verbrauch oder E-Autos zur Miete an. Diese sind ebenfalls für besonders nachhaltige Geschäftsreisen geeignet.

Tipp 4: Nutzen Sie Zug statt Flug

Besonders bei Geschäftsreisen im Inland ist es oft sinnvoll und leicht umsetzbar, mit der Bahn anzureisen. Denn wer die Nachhaltigkeit bei Dienstreisen im Kopf hat, verzichtet so gut es geht auf Inlandsflüge. Auch viele der Nachbarländer Deutschlands lassen sich mit über den öffentlichen Fernverkehr gut erreichen. Zudem bieten viele Fernzüge die Option, WLAN und komfortable Arbeitsplätze zu nutzen, um Mails abzuarbeiten oder sich auf Vorträge vorzubereiten.

Tipp: Viele Zugverbindungen werden günstiger, je früher Sie mit der Buchung dran sind. Bei lange im Voraus geplanten Geschäftsreisen lassen sich so effektiv Kosten sparen. Bei häufigen Zugreisen lohnt sich unter Umständen auch die Bahncard.

Tipp 5: Denken Sie über CO2-Ausgleich nach

In manchen Fällen ist es nicht möglich, auf Autofahrten oder einen Flug zu verzichten. Manche Unternehmen nutzen deshalb die Option, ihre entstandenen CO2-Emissionen auszugleichen. Bei verschiedenen Anbietern lassen sich hierzu die anfallenden Emissionen berechnen und das CO2 durch einen gewissen Geldbetrag kompensieren. Mithilfe der Gelder werden beispielsweise Projekte zum Umweltschutz finanziert.

Viele Faktoren, die die Nachhaltigkeit einer Dienstreise beeinflussen, hängen mit der Anreise zusammen. Doch auch vor Ort können Mitarbeiter auf die Umwelt zu achten und ihren ökologischen Fußabdruck im Auge zu behalten.

Tipp 6: Nutzen Sie Carsharing oder öffentliche Verkehrsmittel

Je nachdem, wohin die Geschäftsreise die Mitarbeiter führt, ist dieser Tipp manchmal besser und manchmal weniger gut umsetzbar. Doch vor allem in größeren Städten ist es häufig leicht möglich, vor Ort auf das Auto zu verzichten. Bei vielen ÖPNV-Anbietern können Sie Tages- bzw. Wochenkarten für Bus, U-Bahn oder S-Bahn erwerben. Zudem haben viele Städte mittlerweile ein gut ausgebautes Carsharing-Angebot, um die nötigen Kilometer zurückzulegen.

Tipp: Motivieren Sie Mitarbeiter zudem, kurze Strecken auch einmal zu Fuß zu bewältigen – das tut nicht nur der Umwelt, sondern auch der Gesundheit gut.

Tipp 7: Auch Unterkünfte können nachhaltig sein

Viele Mitarbeiter kommen bei Dienstreisen in einem Hotel unter. Sie haben die Option, bei der Buchung der Unterkunft auch auf das Umweltbewusstsein des Hotels zu achten. Viele Hotels verfügen mittlerweile über bestimmte Auszeichnungen oder Zertifikate, die sie als besonders nachhaltig kennzeichnen. Gründe hierfür können beispielsweise sein, dass sie ihre Lebensmittel nur regional beziehen, Bettwäsche und Handtücher nur bei Bedarf gewechselt und gewaschen werden oder Öko-Strom zum Einsatz kommt. Für nachhaltige Geschäftsreisen ist die Wahl eines solchen Hotels sinnvoll.

Tipp 8: Weniger Papier, weniger Plastik

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, auch auf der Dienstreise wenig Plastik und Papier zu nutzen, um die Nachhaltigkeit zu steigern und weniger Ressourcen zu verbrauchen. Das kann beispielsweise schon bei digitalen Tickets für verschiedene Transportmittel beginnen, setzt sich aber auch bei To-go-Verpackungen fort. Das Unternehmen leistet einen Beitrag, wenn Sie dies auch bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigen: Akzeptieren Sie neben ausgedruckten Belegen und Dokumenten auch digitale Quittungen.

Rahmenbedingungen anpassen: Nachhaltiges Unternehmen – nicht nur bei Geschäftsreisen

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheint: Bei Geschäftsreisen ist es tatsächlich möglich, bis zu einem gewissen Grad auf Nachhaltigkeit zu achten und sie umweltbewusst anzutreten. Unternehmen, die auf CO2-Fußabdruck, Emissionen und den Ausstoß von klimaschädlichen Stoffen achten wollen, können bereits bei „Mini-Dienstreisen“ vor Ort ansetzen. Auch die Reiserichtlinien des Unternehmens können ein wichtiger Schritt in eine umweltfreundliche Richtung sein.

Tipp 9: Passen Sie die Reiserichtlinien an

Viele Unternehmen haben spezielle Reiserichtlinien, um das Travel-Management zu erleichtern. Diese regeln alle Grundlagen, die mit Dienstreisen innerhalb des Unternehmens zusammenhängen. Auch die Nachhaltigkeit von Geschäftsreisen ist ein wichtiges Thema für die Reiserichtlinien. So können Sie bestimmte Vorgaben zum Reisemittel (Flüge nur bei Langstrecken, bevorzugt öffentliche Verkehrsmittel etc.) integrieren oder auch bestimmte Anbieter für das Reisemanagement festlegen, die besonders auf Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein bedacht sind.

Tipp 10: Auch vor Ort auf nachhaltige „Reisen“ setzen

Das Thema nachhaltige Geschäftsreisen lässt sich im Rahmen eines Unternehmens allgemeiner denken. Denn auch kleinere Wege können als „Reisen“ verstanden und umweltfreundlicher gestaltet werden. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter daher auch dazu, ihren Arbeitsweg zu Fuß, mit dem Rad oder in Fahrgemeinschaften zu bewältigen. Auch eine Bezuschussung von Bahn-Tickets oder der Bahncard stellt eine Möglichkeit dar, den Umweltschutz im Unternehmen allgegenwärtig zu machen – und ihn so nicht nur bei Dienstreisen als zentrales Element festzulegen.

Zahlreiche Unternehmen möchten Umweltschutz und Umweltbewusstsein immer mehr in den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter integrieren. Bei dienstlichen Reisen stehen sie jedoch häufig vor einer Herausforderung. Doch nachhaltige Geschäftsreisen sind durchaus möglich, wenn man einige Punkte beachtet. Vor allem im Reisemanagement und bei der Reiseplanung sollte das Umweltbewusstsein bereits eine Rolle spielen.

So sind vor allem das Ausweichen auf Carsharing, Fahrgemeinschaften und öffentliche Verkehrsmittel eine gute Option, um umweltfreundlicher zu reisen. Auch bei der Hotelwahl stellen Öko-Hotels eine gute Alternative dar. Sind solche Mittel nicht umsetzbar, kann auch ein finanzieller CO2-Ausgleich eine Möglichkeit darstellen. In Zeiten der Digitalisierung ist zudem manchmal die Frage nach der grundlegenden Notwendigkeit der Business-Reise wichtig. Denn viele Geschäftsreisen lassen sich durch Online-Tools mittlerweile sogar ganz vermeiden – und sorgen somit für einen minimalen CO2-Fußabdruck.