Im Anschluss an eine Dienstreise steht die Reisekostenabrechnung an. In zahlreichen Unternehmen ist es die Aufgabe von Sekretärinnen und Sekretären, die Reisekosten abzurechnen – sozusagen die Nacharbeit im Travel Management. Wer bereits mitgeholfen hat, eine Geschäftsreise für die Führungskraft zu organisieren, profitiert hier von Hintergrundwissen: Office Professionals, die schon Einblicke in die Reiseorganisation hatten, wissen aus erster Hand, welche Belege vorhanden sein müssen.
Erfahren Sie hier, welche Aspekte bei der Reisekostenabrechnung von Relevanz sind und welche steuerrechtlichen Besonderheiten mit einer Dienstreise verbunden sind.
Reisekostenabrechnung: Grundlagen und Wissenswertes
Übt ein Arbeitnehmer eine Tätigkeit außerhalb des Firmengeländes oder außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte aus, handelt es sich um eine Geschäftsreise. Ob das Reiseziel nur wenige Kilometer vom Firmensitz entfernt ist oder am anderen Ende der Welt liegt, macht bei der Definition keinen Unterschied.
Achtung: Steuerrechtlich wird eine Auswärtstätigkeit erst dann als Dienstreise anerkannt, wenn das Ziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.
Gut zu wissen: Im Steuerrecht werden Dienstreisen einheitlich definiert. Dabei spricht der Gesetzgeber allerdings nicht explizit von einer Dienst- oder Geschäftsreise, sondern von einer sogenannten „Auswärtstätigkeit“.
Eine solche Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb der Wohnung oder der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ arbeitet. Die erste Tätigkeitsstätte ist der feste Arbeitsplatz, also in der Regel der Unternehmenssitz.
Wann handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit? Drei Beispiele zur Orientierung:
- Beim Besuch von Schulungen, Tagungen oder Messen.
- Bei Kundenterminen an Orten außerhalb der Stadtgrenze des Firmensitzes, an dem sich die gewöhnliche Arbeitsstätte befindet.
- Bei Reisen zu anderen Niederlassungen des eigenen Unternehmens, wenn diese außerhalb der Stadtgrenze sind.
Je nach Job fallen andere Arten der Auswärtstätigkeit an. Was genau dann als Geschäftsreise gewertet wird, unterliegt immer einem gewissen Ermessensspielraum des Arbeitgebers.
Ziel einer Reisekostenabrechnung
Eine Reisekostenabrechnung kann unterschiedliche Ziele verfolgen. Im Allgemeinen sind Dienstreisen steuerlich lukrativ – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer: So kann der Reisende beispielsweise Kilometergeld, Hotelrechnungen und Entfernungspauschalen als Werbungskosten in seiner Lohnsteuererklärung ansetzen. Firmen haben hingegen andere Optionen: Sie können Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen und somit die Steuerlast reduzieren.
Reisekostenabrechnungen haben aber noch eine weitere Funktion: Sie dienen als Grundlage für die Erstattung von Auslagen seitens des Arbeitnehmers, die während einer Geschäftsreise anfallen. Denn häufig legen geschäftlich Reisende – sofern sie keine Firmenkreditkarte haben – die Kosten für Restaurantbesuche, Taxifahrten, Mautgebühren oder sogar Hotelrechnungen und Flugkosten aus. Diese Auslagen sollten nach der Rückkehr von der Dienstreise zügig erstattet werden.
Keine Abrechnung der Reisekosten ohne passende Belege
Wie aufgezeigt, hat die Reisekostenabrechnung drei wesentliche Ziele: Sie birgt steuerliche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und dient der Erstattung von Auslagen. Da die Abrechnung auch steuerrechtliche Relevanz hat, ist es essenziell, dass die Reisekostenabrechnung nachvollziehbar und transparent durchgeführt wird.
Das bedeutet: Keine Reisekostenabrechnung kann ohne passende Belege erfolgen. Es gilt daher, alle Kassenzettel, Quittungen und andere Belege gewissenhaft aufzubereiten und zu archivieren. Office Professionals leisten bei der Abrechnung von Dienstreisen eine wichtige Vorarbeit für die Buchhaltung:
Sie sortieren die Quittungen, ordnen sie verschiedenen Positionen zu und prüfen, ob die Belege valide sind. Kommt es zu einem Verlust von Belegen, lässt sich in Einzelfällen auch ein Eigenbeleg ausstellen. Dabei führt der reisende Mitarbeiter genau aus, welche Auslagen er wofür geleistet hat. Mit seiner Unterschrift verifiziert er die Richtigkeit der Angaben.
Handelt es sich um Kassenzettel oder Belege auf Thermopapier, ergibt es Sinn, gleich eine Kopie anzufertigen. Denn der Druck auf Thermopapier bleicht durch Sonneneinstrahlung aus und kann durch Verunreinigungen unleserlich werden. Die korrekte Archivierung liegt dabei in der Pflicht des Arbeitgebers: Die Belege müssen auch bei einer Buchprüfung in zehn Jahren noch leserlich sein.
Achtung: Original-Belege sind Pflicht! Denn auch wenn E-Tickets auf dem Smartphone modern sind, können Sie diese bei der Steuererklärung oft nicht einreichen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte dies schon vor Antritt der Reise abgeklärt worden sein.
Formales rund um die Reisekostenabrechnung: Das müssen Sie wissen
In den meisten Unternehmen hat sich ein Standard zum Abrechnen der Reisekosten etabliert. So gibt es beispielsweise bestimmte Vorlagen oder ein Programm auf dem PC, über das sich Dienstreisen abrechnen lassen. Auch umfassend programmierte Excel-Listen mit automatischen Rechenfunktionen erleichtern die Arbeit und helfen, Fehler bei der Berechnung von Kostenpunkten zu vermeiden.
Dennoch hat der Gesetzgeber bislang (Stand: August 2019) keine Vorgaben für die Formalia einer Reisekostenabrechnung festgesetzt. Theoretisch wäre es also möglich, dass das Sekretariat die Abrechnung der Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Spesen handschriftlich auf einem Zettel anfertigt. Dass zumindest die Verwendung vorgegebener Formulare einen wesentlich besseren Überblick ermöglicht, versteht sich von selbst.
Standardisierte Lösungen helfen, die Reisekostenabrechnungen schnell und vor allem einheitlich zu erledigen. So ist die Berechnung effizient und nachvollziehbar – auch Jahre später, falls es zu einer Prüfung der Unterlagen durch das Finanzamt kommen sollte.
BU: Für eine Reisekostenabrechnung ist es sinnvoll, diese über bestimmte Formulare abzuwickeln oder sich mittels PC-Programm unterstützen zu lassen.
Welche Kosten sind in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig?
Für die Erstattung von Auslagen durch den Arbeitnehmer sind Quittungen bzw. entsprechende Belege notwendig. Erst wenn ein Nachweis über die Auslagen vorliegt, ist es möglich, die Reisekosten vollständig abzurechnen. Doch welche Kosten können Unternehmen an ihre Mitarbeiter lohnsteuerfrei zurückzahlen?
Fahrtkosten bei der Geschäftsreise
Generell unterscheidet man zwischen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Zu den Fahrtkosten zählen also alle Ausgaben bzw. Auslagen, die mit der Fahrt in Verbindung stehen.
Darunter fallen beispielsweise die Kosten für:
- Auto und Mietwagen
- Bahn
- Flugzeug
- Öffentliche Verkehrsmittel
Wie wird abgerechnet? Bei der Fahrt mit dem Auto gibt es zwei Möglichkeiten:
- Abrechnung der Fahrtkosten durch Pauschalen: Fahrten mit dem Auto lassen sich durch die Erstattung einer Kilometerpauschale abrechnen. Diese beträgt 30 Cent pro Kilometer. Ein geringerer Betrag gilt bei der Fahrt mit dem Motorrad. Wie hoch der jeweilige Kilometersatz genau ist, steht auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen (kurz: BMF) – oder Sie fragen beim Steuerberater nach.
- Fahrtenbuch im Fahrzeug: Der tatsächliche Aufwand für Fahrten lässt sich nur abrechnen, wenn der Fahrer ein Fahrtenbuch führt. Zahlreiche Unternehmen setzen jedoch einfachheitshalber bei Erstattung der Reisekosten auf die Kilometerpauschale.
Übernachtungskosten: Unterkunft und Verpflegungsmehraufwendungen
Wer mehrere Tage lang geschäftlich auf Reisen ist, benötigt selbstredend eine Unterkunft zur Übernachtung. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung lassen sich die Übernachtungskosten für die Reise ebenfalls im vereinbarten Kostenrahmen erstatten. Sekretärinnen und Sekretäre sind dabei angehalten zu prüfen, ob die Kosten für die Übernachtung den Reiserichtlinien entsprechen. Außerdem muss überprüft werden, ob die Übernachtungskosten bereits von der Firma oder einer dritten Stelle bezahlt wurden.
Grundsätzlich kann sich der Mitarbeiter die Kosten für die Unterkunft auch als Übernachtungspauschale auszahlen lassen. Das ist beispielsweise vorteilhaft, wenn die Möglichkeit besteht, bei einem Bekannten am Reiseziel zu übernachten. Dabei gilt ein fester Betrag von 20 Euro pro Tag (Stand: 2020), die Auszahlung ist für Arbeitnehmer steuerfrei.
Überweist die Firma die Rechnung für die Hotelkosten oder werden die Übernachtungskosten mit der Firmenkreditkarte bezahlt, erhält der Reisende natürlich keine Erstattung, auch nicht in Form der Übernachtungspauschale. Gleiches gilt, wenn der Reisende zum Beispiel als Sprecher für eine Veranstaltung eingeladen wurde. Schließlich hatte er auch in diesem Fall keine notwendigen Auslagen. Ein weiterer wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang sind Verpflegungsmehraufwendungen.
Es gilt die Regel: Erstattet das Unternehmen die Kosten für die Übernachtung im Hotel inklusive Frühstück, bekommt der Reisende einen geringeren Verpflegungsmehraufwand erstattet. Die Verpflegungspauschale reduziert sich somit. Dabei werden von der vollen Verpflegungspauschale 20 % für ein Frühstück und 40 % für ein Mittag- oder Abendessen abgezogen. So manchen Mitarbeiter mag das überraschen: Der tatsächliche Preis der Mahlzeiten ist hierbei nicht relevant!
Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten – was fällt darunter?
Doch was genau versteht man eigentlich unter dem Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungskosten? Dabei handelt es sich um die zusätzlichen Kosten für Verpflegung, die ein geschäftlich Reisender tragen muss, wenn er sich aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte aufhält. Nach dem Einkommensteuergesetz können diese beruflich bedingten Mehrkosten für die Verpflegung als Betriebsausgabe bzw. als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Als Reisenebenkosten werden in der Fachliteratur Gepäckgebühren, Trinkgelder, Schäden am Reisegepäck oder Reisegepäckversicherung genannt. Grundsätzlich gehören alle Kosten dazu, die nicht zu Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungs- und Fahrtkosten zählen. Daher können beispielsweise auch Maut- oder Parkgebühren dazu gerechnet werden.
Dienstreise ins Ausland – was ist zu beachten?
Reist ein Mitarbeiter ins Ausland, lohnt sich ein Blick auf die Liste der aktuellen Pauschbeträge. Je nach Zielland können die Pauschalen für Übernachtung und Verpflegung nämlich abweichen. Gut zu wissen ist auch, dass die Ankunftszeit am An- und Abreisetag für die Pauschalen von Relevanz ist.
Auch der Zeitrahmen – also wie viele Stunden ein Kollege oder eine Führungskraft auf Auslandsreise ist – hat Einfluss auf die Höhe der erstattungsfähigen Beträge. Hier gibt es immer wieder Änderungen, über die Sie sich als Office Professional über den Steuerberater Ihres Unternehmens auf dem Laufenden halten können.
Gut zu wissen: Erstattungen an den Arbeitnehmer beispielsweise wegen eines Hotelaufenthalts aufgrund von Quarantäne-Regeln sind steuerfrei.
Praktische Tipps – so kann bei der Reisekostenabrechnung nichts schiefgehen
Was die Abrechnung von Reisekosten angeht, haben Office Professionals eine große Verantwortung: Als Mittler zwischen Geschäftsreisenden und Buchhaltung sind sie für das Sammeln und Einordnen der Belege zuständig. Gegebenenfalls müssen zusätzlich Original-Belege eingefordert werden und Mitarbeiter auf die Reiserichtlinien aufmerksam gemacht werden. Die richtige Eintragung aller Positionen und Belege in das vorgegebene Formular erfordert eine gründliche Arbeitsweise.
Begriffe wie Pauschbetrag, Verpflegungsmehraufwendungen oder Kilometersatz müssen gut sitzen, um Missverständnisse und Fehler bei der Berechnung von vornherein zu vermeiden. Damit nichts schiefgeht bei der Abrechnung von Reisekosten, haben wir im abschließenden Kapitel noch einmal wichtige Anlaufstellen und Praxistipps versammelt, die Sekretärinnen und Sekretären die Arbeit erleichtern.
Handbuch für Reiserichtlinien: Immer bereit halten
Die größte Verantwortung von Sekretärinnen und Sekretären besteht darin, die Vollständigkeit der Belege zu prüfen. In zahlreichen Unternehmen regeln die Reiserichtlinien Details rund um die Dienstreise. So zum Beispiel, welche Verkehrsmittel der Reisende nutzen darf und welche Komfortklassen vom Arbeitgeber übernommen werden.
Einige Unternehmen stellen es ihren Mitarbeitern frei, in der 1. Klasse der Bahn zu reisen. Andere kommen nur für die Kosten in der 2. Klasse auf. Haben Office Professionals die Reise nicht selbst gebucht, ist es also Pflicht, den Reiseverlauf mit den entsprechenden Reisevorgaben vom Unternehmen abzugleichen. Und das am besten mit genügend Vorlauf vor dem Abreisetag des Mitarbeiters, damit im Zweifel umgebucht werden kann.
Generell ist es sinnvoll, den Abgleich mit der Reiserichtlinie sicherheitshalber immer zu tätigen, um Missverständnisse von vornherein zu vermeiden. Auch sollten die Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise immer wieder auf das Handbuch aufmerksam gemacht werden.
Checkliste Reisekostenabrechnung
Um den Prozess rund um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen, ist es sinnvoll, nach einem standardisierten Verfahren vorzugehen. Folgende Checkliste hilft, die wichtigsten Aspekte im Blick zu behalten:
Hotel- und Übernachtungskosten
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Verpflegungsmehraufwand
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Tipp: Es gibt inzwischen auch gute Apps für die Abrechnung von Reisekosten. So können Geschäftsreisende schon unterwegs alle Belege digital erfassen und die Gefahr, dass Quittungen verloren gehen, reduziert sich auf ein Minimum. Das erleichtert nicht nur die Arbeit von Office Professionals, sondern beschleunigt auch den Prozess der Erstattung für den Mitarbeiter.
Aber Achtung: Belege sollten, wo möglich, trotzdem zusätzlich im Original auf Papier vorliegen.
Bei Unsicherheit der Reisekostenabrechnung – BMF
Wer sich unsicher ist, welche Aufwendungen in der Reisekostenabrechnung wie aufgeführt werden und welche Pauschbeträge im Hinblick auf die Steuer aktuell sind, sollte immer einen Blick auf die Informationen des Bundesministeriums für Finanzen werfen.
Auf der Internetseite des BMF finden sich alle Informationen rund um Reisekosten und deren Abrechnung. Besonders Young Professionals, die zum ersten Mal eine Reiseorganisation vornehmen, können hiermit auf eine Quelle zurückgreifen, auf deren Angaben garantiert Verlass ist.
FAQ – häufige Fragen rund um die Reisekostenabrechnung
Wie schreibe ich eine Reisekostenabrechnung?
Viele Unternehmen nutzen für die Reisekostenabrechnung ein standardisiertes Formular. Es müssen alle Positionen festgehalten und die entsprechenden Belege zugeordnet werden. Hilfreich sind PC-Programme oder Apps, die den Vorgang deutlich vereinfachen.
Wie hoch ist die Reisekostenpauschale?
Die Reisekosten setzen sich aus verschiedenen Positionen zusammen. Für Übernachtungskosten gibt es eine Pauschale von 20 Euro. Verpflegungsmehraufwendungen werden mit 14 bis 28 Euro pauschalisiert. Dabei kommt es auf die Länge der Abwesenheit an. Dazu kommen Reisenebenkosten, für die es keinen Pauschbetrag gibt.
