Reisekostenabrechnung: die richtige Software auswählen

Digital wird es übersichtlicher

Viele Unternehmen betreiben bei der Reisekostenabrechnung noch immer eine Zettelwirtschaft: Nach einer Dienstreise sammeln Reisende ihre Belege, füllen Reiseabrechnungen aus und die Papiere landen samt dem Fahrtenbuch im Sekretariat. Danach wird in der Buchhaltung manuell erfasst, kontiert und abgeheftet. Wurden die Beträge auf der Dienstreise aus eigener Tasche bezahlt, muss die Auszahlung einer Rückerstattung veranlasst werden. Oft steht außerdem eine zeitaufwändige Abrechnung der Kilometerpauschale an.

Manche Büroangestellte versuchen, sich mithilfe einer Excel-Tabelle einen besseren Überblick zu verschaffen. Doch das kostet Arbeitszeit. Jeder einzelne Schritt im Workflow birgt außerdem die Gefahr von Fehlern. Warum also nicht gleich auf eine digitale Lösung umsteigen?

Eine digitale Lösung ist unumgänglich, um die Reisekostenabrechnung übersichtlicher und effizienter zu gestalten. Viele Softwares bieten eine automatisierte Planung, Genehmigung, Prüfung und Abrechnung von Reisen. Sogar Papierbelege lassen sich oft einfach einlesen. Das beschleunigt den Workflow, entlastet die Betroffenen und sorgt nebenbei für mehr Transparenz, was die einzelnen Kostenstellen angeht. 

Und auch bei unvorhergesehenen Ereignissen – zum Beispiel, wenn die Führungskraft den Flug verpasst – lassen sich entsprechende Änderungen bei Reisedaten und Reisekosten besser erfassen und abbilden. Auch die Reiseorganisation ist mithilfe einer digitalen Lösung somit wesentlich einfacher.

Im Vergleich zu manuellen Prozessen hat eine Reisekostensoftware diese Vorteile:

• Entlastung von Reisenden, Assistenz und Buchhaltung 
• Transparenz der Kostenstellen
• Aufbewahrung von Belegen entfällt
• automatisierte Kontrolle über das Reisemanagement
• aktuelles Reisekostenrecht im System
• keine manuelle Erfassung von Daten nötig
• Überblick und erleichterte Umorganisation bei unvorhergesehenen Ereignissen und Änderungen

Idealerweise lassen sich die entsprechenden Daten und Belege über entsprechende Schnittstellen unkompliziert in das firmeneigene Buchhaltungssystem (z.B. Datev oder Lexware) übertragen. Einige Tools können außerdem eine monatliche Auswertung von Reisedaten und -kosten bereitstellen. Damit es digital funktioniert, muss eine Reisekostenabrechnungs-Software aber noch mehr Anforderungen erfüllen.

Um auf Reisen flexibel zu sein, sollte das verwendete Tool für Reisende als App und als verknüpfte Desktop-Version für die Verwaltung im Büro verfügbar sein. Nur so lassen sich alle Vorteile des digitalen Reisemanagements ausnutzen.

Mitarbeiter müssen mit dem Smartphone schnell und einfach Belege erfassen können – im besten Fall über eine OCR-Technologie, also eine optische Zeichenerkennung, die Daten zur Weiterbearbeitung aufbereitet. Durch den einfachen Import von Kreditkartenbelegen entfällt zudem deren manuelle Erfassung. Das spart Zeit und vermeidet Fehler; schwer kontrollierbare Auslagen und Barvorschüsse sind passé.

Vorgesetzte oder Buchhalter können die hochgeladenen Rechnungen online einsehen und zügig genehmigen. Ein passendes Tool muss dabei allen Beteiligten mehr Kontrolle ermöglichen. Das ermöglicht zum Beispiel eine flexible Organisation, wenn sich Fahrtkosten oder Reisedaten kurzfristig ändern – auch bei Auslandsreisen. Aber was, wenn der Reisende nicht selbst abrechnet, sondern alles an die Assistenz übergibt? Auch dafür braucht es eine entsprechende Funktion und Berechtigungen in der Software.

Moderne Software ist gesetzlich immer auf dem neuesten Stand – ob Inlands- oder Auslandspauschalen beim Verpflegungsmehraufwand, Änderungen bei der Mehrwertsteuer oder Reisekostenrichtlinien. Auch die Aktualisierungen von Pauschalhöhen und Anpassungen beim Kilometergeld geschehen bestenfalls automatisch im Hintergrund. Genauso sollten Wechselkurse immer tagesaktuell sein. Neben den gesetzlichen Pauschalhöhen ermöglicht eine professionelle Software die Arbeit mit firmenindividuellen Regelungen, was beispielsweise Spesen betrifft.

Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungssystemen sollten vorkonfiguriert oder unkompliziert einzurichten sein. Per Exportdatei (.csv) werden dann alle im Reisekosten-Tool hinterlegten und für die Buchung notwendigen Informationen an die Finanzbuchhaltung übergeben. 

Unternehmen ist in der Regel bewusst, dass ein analoger Workflow nicht zeitgemäß und eine Veränderung notwendig ist. Aber wie lässt sich ein Reisekosten-Tool finden, das alle Anforderungen erfüllt, in die vorhandenen Strukturen passt und Mitarbeiter überzeugt? 

Vor der Auswahl sollte eine unternehmenseigene Projektgruppemit allen wichtigen Beteiligten gebildet werden, sodass unterschiedliche Anforderungen und Sichtweisen in die Entscheidung einfließen. Dazu gehören beispielsweise Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Assistenz oder HR.

In der Gruppe werden verschiedene Möglichkeiten im Hinblick auf folgende Aspekte überprüft:

• Die Software kann direkt über den Anbieter oder über das Reisebüro bezogen werden. Die zweite Variante ist praktikabel, da kein weiterer Vertragspartner notwendig ist und alles in einer Hand bleibt. 
• In jedem Fall ist es hilfreich zu wissen, mit welchen Tools der Reisebüro-Partner arbeitet. So lässt sich die Auswahl auch auf Kompatibilität prüfen.
• Soll eine integrierte Lösung her? Das macht Sinn, wenn eine Software gewollt ist, die sowohl Reisebuchungen als auch Reisekostenabrechnungen abbilden kann. Statt einer Komplettlösung lässt es sich über Schnittstellen aber auch mit zwei Systemen arbeiten. 

Eine pauschale Aussage, welches Tool zur jeweiligen Firma passt, kann dabei nicht getroffen werden. Dazu ist ein genauer Blick auf die Prozesse, das Verhalten bei Reisebuchung und -abrechnung sowie interne Reiserichtlinien notwendig. Dabei spielt es unter anderem eine Rolle, ob die Reiseabrechnungs-Software mit Buchhaltungssystemen wie Datev kompatibel sind.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von digitalen Lösungen – von großen Anbietern wie SAP bis hin zum kleinen Startup. Jede Software bietet für das Travel Management eigene Vorteile, unterscheidet sich aber auch im Aufwand der Implementierung. Wir haben sechs Beispiele unter die Lupe genommen.

SAP Concur

Der wohl größte Anbieter ist SAP Concur. Für Unternehmen, die SAP im Einsatz haben, macht das zugehörige Reisekostenabrechnungs-Tool Sinn. Concur ist dabei eher eine Großkonzern-Lösung und hat seinen Ursprung im Bereich Expense. 

Eine Buchungskomponente ist ebenfalls verfügbar – ist aber nicht die Kernkompetenz des Anbieters. Zudem gestaltet sie sich für den europäischen Markt teils schwierig, da zum Beispiel die Bahnbuchung nicht optimal gelöst ist. Hinzu kommt ein hoher Konfigurations- und Integrationsaufwand bei Concur. Die IT und die Buchhaltung sollten dafür gerüstet sein und entsprechendes Know-How einbringen können. 

Cytric

Das in Deutschland von vielen Unternehmen genutzte Cytric bietet eine integrierte Travel- und Expense-Lösung. Es stammt vom weltweit größten IT-Anbieter im Tourismus: Amadeus. Dadurch ist ein globaler Einsatz ohne Probleme möglich. Eine neue strategische Partnerschaft von Amadeus und Microsoft findet mittlerweile in der Geschäftsreisesparte seinen Einsatz: Cytric Ease, die jüngste Version der Online-Buchungs- und Reisekostenmanagement-Lösung. 

Cytric Travel & Expense von Amadeus wird in Microsoft 365 integriert. Nutzer können dadurch Reisen planen und buchen sowie Reisedaten und andere Details mit Kollegen teilen, ohne ihre täglichen Anwendungen wie Microsoft Outlook oder Microsoft Teams zu verlassen. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis, da umständliche Abstimmungsprozesse entfallen oder vereinfacht werden.

Atlatos Profi Traveller

Atlatos ist ein kleinerer deutscher Anbieter der Komplettlösung Atlatos Profi Traveller. Die Module Onlinebuchung und Expense Management sind hier auch getrennt voneinander zu nutzen, das System ist modular aufgebaut. Im Vergleich zu den Big Playern ist die Betreuung individuell und persönlich, das Layout einfach und übersichtlich. Zielgruppen sind vorwiegend mittelständische Unternehmen.

Zwar ist Atlatos kein internationaler Anbieter, doch das System ist nach Absprache global einsetzbar. Der Support ist deutschlandweit flächendeckend zu erreichen. 

Wintrip

Ein weiterer Anbieter mit einem etwas anderen Ansatz ist i&k Software mit dem System Wintrip. Neben der Reisekostenabrechnung wird hier auch das Thema Travel abgedeckt. Über einen Reiseantrag lassen sich die Eckdaten und die passenden Reisemittel und Hotels für eine bevorstehende Geschäftsreise erfassen. 

Die strikte Einhaltung der betrieblichen Vorgaben wird dabei von der Software geprüft. Informationen zur Reisesicherheit oder A1-Bescheinigung sind automatisch inkludiert. Sobald der Antrag elektronisch genehmigt wurde, erfolgt die Buchung. 

Bonus: Für Umbuchungen, Rückfragen oder persönliche Unterstützung steht dem Nutzer ein Team von Reisespezialisten zur Seite. Ein Reisebüro im Hintergrund ist deshalb nicht notwendig.

MobileXpense

MobileXpense mit Hauptsitz in Brüssel hat seine Wurzeln im Expense und bietet eine gleichnamige flexible Lösung für die Abrechnungen von Geschäftsreisen. Für mittelgroße europäische Unternehmen gibt es MobileXpense Declaree, für multinationale Unternehmen und große Organisationen MobileXpense MXP. 

Auch hier ist neben der Abrechnung eine Travel-Komponente eingebaut ­– über den Reiseantrag kann sogar das ausgewählte Online-Booking-Tool integriert werden. Dieses zusätzliche Modul ermöglicht, dass alles in einer Anwendung bleibt. Eine Integration kann zum Beispiel bei Cytric, Egencia, KDS Neo oder auch Onesto erfolgen.

HRWorks

Ein in Deutschland ansässiger und sehr bekannter Anbieter ist HRWorks mit dem gleichnamigen Tool. HRWorks bietet nur Lösungen für den Bereich Reisekostenabrechnung, das Thema Travel ist weder im Tool noch über eine Integration abgebildet. Der Datentransfer muss demnach über Importe und Schnittstellen gesteuert werden, was aber meist ohne großen Aufwand funktioniert.

Neben dem Modul Reisekostenabrechnung werden auch Zeitwirtschaft, Personalverwaltung sowie Lohn und Gehalt abgebildet. Darin offenbaren sich die Ursprünge des Tools im HR-Bereich.

Reisekostenabrechnung: Software im Vergleich

Damit sich eine wohlüberlegte Entscheidung treffen lässt, muss zunächst der Bedarf definiert werden. Am besten geschieht das über einen Vergleich der infrage kommenden Anbieter. Wir von working@office haben mehrere Softwares im Test miteinander verglichen und die wichtigsten Kriterien in der folgenden Tabelle für unsere Leser festgehalten: