Reiserichtlinien: Vorgaben für die Geschäftsreise

Beim Travel Management ist ein standardisiertes Vorgehen wichtig. Nur wenn die Prozesse aufeinander abgestimmt sind und einheitlich erfolgen, können Office Professionals effizient arbeiten. Das beginnt bei der Planung einer Dienstreise und endet mit der Abrechnung und Erstattung von Spesen.

Zahlreiche Unternehmen haben deshalb sogenannte Reiserichtlinien etabliert, die das Travel Management einhalten muss. Die Richtlinien regeln im Detail alle Aspekte, die mit einer Dienstreise in Verbindung stehen. Erfahren Sie hier Wissenswertes rund um diese spezifischen Richtlinien.

Reiserichtlinien sind Regelungen, die ein Unternehmen intern festlegt, um Geschäftsreisen abzuwickeln. Dabei wird der gesamte Prozess der Dienstreise berücksichtigt:

• Planung von Geschäftsreisen
• Abwicklung von Dienstreisen
• Erstattung von Reiseleitungen, Spesenabrechnung und Bewirtungsauslagen

Reiserichtlinien haben das Ziel, sowohl die reisenden Mitarbeiter als auch die Travel Manager bei der Planung, der Reisebuchung und der Durchführung einer Dienstreise zu unterstützen. Sie sollen Koordinationsbedarf und Kommunikation vereinfachen.

Bei der Erstellung von Reisrichtlinien haben Unternehmen vorrangig das Ziel im Blick, ihre eigenen Interessen zu wahren. Die sogenannte Travel Policy – wie Reiserichtlinien auf Englisch genannt werden – versucht dabei, eine Balance aus Wirtschaftlichkeit und Zugeständnissen zu finden. Unternehmen legen in den Richtlinien jedoch oft auch alle Aspekte fest, die sie aufgrund der Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter beachten müssen, zum Beispiel zur Arbeitszeit auf Dienstreisen.

Die Reiserichtlinien für Geschäftsreisen richten sich somit nicht nur an diejenigen, die mit Buchung, Reservierungen und der Abrechnung der Reise betraut sind. Auch alle verreisenden Mitarbeiter sollten einen Blick in das Regelwerk werfen. Denn dort finden sie alle wichtigen Informationen zur Reise – zum Beispiel wie diese genehmigt werden kann, welche Unterkünfte buchbar sind und auf welche Reisemittel der Reisende zurückgreifen darf und gegebenenfalls muss.

Einerseits sind Budgets für Hotelübernachtungen, Flug, Zug oder Mietwagen ein fester Bestandteil einer Reiserichtlinie. Aber das ist bei weitem nicht das einzige, was in dem Regelwerk zu finden ist. Auch folgende Aspekte sind vom Unternehmen in den Richtlinien festgeschrieben:

• Genehmigungsverfahren und Freigabeprozess: Wer im Unternehmen genehmigt eine Geschäftsreise? Wie ist der Ablauf des Verfahrens? Muss vielleicht die Genehmigung des Betriebsrates oder anderer Leistungsträger eingeholt werden?
• Buchungsvorgänge: Wie und wo erfolgt die Buchung? (zum Beispiel über ein Online-Portal, Kooperation mit Geschäftsreisebüros, Zusammenarbeit mit Hotelketten oder Airlines)
• Reisekostenabrechnung: Wichtige Hinweise rund um die Abrechnung – welche Belege sind erforderlich? Braucht es Durchschriften? Gibt es Vorgaben für die Firmenkreditkarte?
• Steuerrechtliche Vorgaben: Müssen Arbeitnehmer auf Geschäftsreise bestimmte steuerliche Aspekte beachten?

Wie ausführlich das Regelwerk ausfällt, hängt immer vom Unternehmen ab. In der Regel haben große Firmen und Konzerne jedoch umfassende und detaillierte Vorgaben erarbeitet. Diese haben auch das Ziel, Ausgaben zu deckeln.

Die Wirtschaftlichkeit von Geschäftsreisen im Fokus

Bei Geschäftsreisen steht immer ein zentraler Aspekt im Mittelpunkt: Die Wirtschaftlichkeit. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss bei geschäftlichen Reisen stimmen. Oftmals werden in den Richtlinien bestimmte Budgets festgelegt, die man nur im Ausnahmefall überschreiten darf. Dienstreisen, die einen bestimmten finanziellen Rahmen übersteigen, können häufig nur vom Vorgesetzten beantragt werden. Das hat den Zweck, dass die Reiseetats nicht aus allen Nähten platzen und sich Kosten im Vorfeld besser kalkulieren lassen.

Wenn das Maximalbudget pro Übernachtung in einem Hotel zum Beispiel bei 110 Euro liegt, lassen sich die Kosten bereits vor Reiseantritt überschlagen. Das erleichtert die finanzielle Planung einer Reise. Wie hoch die Übernachtungspauschale schlussendlich ausfällt, hängt immer vom Unternehmen und häufig auch vom Reisenden selbst ab. Nicht selten ist das Reisebudget für die Führungsebene höher. In Zahlen bedeutet dies: Übernachtungspauschalen von 70 bis 110 Euro sind gängig, Führungskräften steht es häufig auch zu, ein Budget von bis zu 200 Euro pro Nacht auszureizen.

Hinzu kommt, dass sich Kosten je nach Zielort deutlich unterscheiden können. Eine Reise innerhalb Deutschlands ist in der Regel günstiger als ein längerer Aufenthalt im Ausland. Vor allem in internationalen Metropolen sind die Preise für Übernachtung, Verpflegung und Taxi meist recht hoch. Dies sollte auch in der Reiserichtlinie berücksichtigt sein.

Business first: Reisekosten langfristig senken

Mithilfe der Reiserichtlinien sollen alle Kosten, die bei der Geschäftsreise anfallen, gedeckelt werden, um das Reisebudget des Unternehmens nicht zu sprengen. Die gesamten Reisekosten setzen sich vor allem zusammen aus:

• Reisemittel: Anreise mit Bahn, Flugzeug oder Mietwagen
• Übernachtungskosten in Hotel, Ferienhaus oder Serviced Appartement
• Parkplatz vor Ort
• Verpflegung und Restaurantbesuche

Doch auch die Prozesse, die mit der Organisation und Planung in Verbindung stehen, müssen rentabel sein. Deshalb legen Reiserichtlinien nicht nur fest, was wieviel Geld kosten darf, sondern auch, wie die Reise effizient organisiert wird. So geht dem Unternehmen keine Zeit wegen unklarer Vorgaben und dementsprechend langsamer Planungsabläufe verloren.

Die finanziellen Regelungen für Geschäftsreisen zielen nicht nur darauf ab, die Kosten im Blick zu behalten. Sie haben auch ganz klar die Funktion, den Missbrauch von Reiseetats zu vermeiden. Gleichzeitig lässt sich eine Reiserichtlinie auch als Garant für Sicherheit und Sorgfalt verstehen. Weiß jeder, wie der Rahmen für Dienstreisen gesteckt ist, läuft niemand Gefahr, grobe Fehler im Reisemanagement zu begehen.

Eine gute Reiserichtlinie beantwortet außerdem folgende Fragen:

• Was ist zu tun, wenn der Reisende einen Unfall mit dem Mietwagen hat?
• Wie verhalten, wenn eine Erkrankung die Weiterreise verhindert?
• Ein Unfall macht eigenständiges Reisen nicht mehr möglich – und jetzt?
• Darf man Arztkosten mit der Firmenkreditkarte bezahlen?

Im Notfall ist somit allen Beteiligten klar, wie sie handeln müssen und welche Schritte einzuleiten sind. In gewisser Weise geben die Richtlinien dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer so auch arbeitsrechtliche Sicherheit.

In den Reiserichtlinien sind häufig auch gewisse Zugeständnisse verankert, die dem Reisenden den Business Trip angenehmer machen. Denn eine Dienstreise ist für viele Mitarbeiter nicht nur mit Annehmlichkeiten verbunden: Die Arbeitnehmer sind fernab ihres Alltags und müssen mitunter längere Zeit auf Familie und Freunde verzichten.

Viele Unternehmen setzen zum Beispiel fest, dass die geschäftlich Reisenden mit der Bahn in der 1. Klasse reisen dürfen. Damit gehen gleich zwei Vorteile einher: Die Mitarbeiter erfahren durch dieses Zugeständnis besondere Wertschätzung. Gleichzeitig bietet die Fahrt in der komfortableren 1. Klasse aber auch die Möglichkeit, ungestört im Zug zu arbeiten. Ein Vorteil für den Arbeitgeber, der von einem produktiven Mitarbeiter profitiert.

Oftmals sind im Regelwerk für Dienstreisen auch bestimmte Vorgaben für Hotelstandards zu finden – zum Beispiel ist oft festgesetzt, dass die Unterkunft mindestens einen Drei-Sterne-Standard erfüllen soll.

Jedes Unternehmen setzt seine eigenen Reiserichtlinien auf, weshalb sie sich von Firma zu Firma unterscheiden. In jedem Fall beinhalten sie aber Informationen zu folgenden Punkten:

• Planung
• Buchung
• Bezahlung
• Reisekostenabrechnung

Dabei sollte die Reiserichtlinie gut strukturiert und gegliedert sein, sodass jeder Mitarbeiter schnell die gewünschten Informationen erhält. Sinnvoll ist es zudem, ein Handout zu erstellen, auf dem die wichtigsten Bedingungen und Vorgaben schnell und übersichtlich nachzulesen sind.