Zeiterfassung auf Dienstreise: Was zählt als Arbeitszeit?

Grundsätzlich gilt, dass die Arbeitszeit auf Dienstreisen gleich der Arbeitszeit am Arbeitsplatz ist. Allerdings bedeuten Dienstreisen häufig auch Überstunden, die gesondert erfasst werden sollten. Ob die Reisezeit Arbeitszeit ist oder nicht, sollte im Vorfeld geklärt werden, denn die Grenzen sind häufig fließend.

Eine Dienstreise ist laut Bundesreisekostengesetz als „Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte“ definiert. Sie muss schriftlich oder per E-Mail angekündigt werden und eine gewisse Distanz umfassen. Einen Kunden zwei Straßen weiter zu besuchen, zählt nicht als Dienstreise, sondern als Dienstgang. Auch die reguläre Fahrt an den Arbeitsplatz ist keine Dienstreise, sondern Wegezeiten. Eine Dienstreise hat in der Regel einen dieser Anlässe:

• Besuch eines Kunden außerhalb der Stadt
• Besuch anderer Firmenstandorte
• Meetings
• Verkaufsgespräche
• Messen
• Besichtigung anderer Arbeitsstätten
• Besuch von Fort- und Weiterbildungen
• Besuch von Tagungen

Es gibt Dienstreisen, die innerhalb der vorgesehenen Arbeitszeit stattfinden und Dienstreisen, die außerhalb stattfinden. Für diese beiden Varianten gibt es unterschiedliche Regelungen.

Findet die Reise komplett innerhalb der Arbeitszeit statt, so gilt auch die Reisezeit als Arbeitszeit und ist zu vergüten. Bei Geschäftsreisen außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit wird es komplizierter und eine gründliche Zeiterfassung bildet die Grundlage der Abrechnung.

Nutzen Sie ein Zeiterfassungstool, um Ihre Zeiten auf Dienstreisen sauber zu erfassen. Entweder stellt Ihnen Ihre Firma im Rahmen des Travelmanagements eh ein digitales Tool zur Verfügung, dass Sie auch im Büroalltag nutzen, oder Sie setzen auf eine App oder eine Software, wie zum Beispiel:

• Fiverr Workspace
• Toggl
• ZMI
• Stechuhr X
• clocko:do
• GFOS App
• Software von primion
• Crewmeister

Es gibt zahlreiche Anbieter mobiler Zeiterfassungstools – entscheidend ist, was das Unternehmen vorgibt. Ist bei Ihnen keine mobile Zeiterfassung vorgesehen, sondern Sie stempeln sich in Ihrem Betrieb manuell ein, dann besprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber, wie die Zeiterfassung während der Dienstreise erfolgen soll. Bei der Zeiterfassung sollte zwischen regulärer Arbeitszeit sowie Überstunden unterschieden werden.

Ist keine Software oder Tool in Ihrem Betrieb vorgesehen, könnte beispielsweise auch eine Excel-Tabelle, die Sie gründlich pflegen, eine Option sein, die Zeiten zu erfassen und Arbeitszeiten, Überstunden sowie Ruhezeiten voneinander zu trennen.

Diese Frage beschäftigt viele, wenn es um eine Dienstreise geht. Sind die Stunden im Zug oder Auto oder sogar der Flug Teil der Arbeitszeit und werden somit ebenfalls vergütet oder in Form von Überstunden ausgeglichen? Oder handelt es sich um private Zeit? Entscheidend ist hierbei unter anderem die Wahl des Verkehrsmittels.

Laut Rechtsprechung ist die Reisezeit dann Arbeitszeit, wenn der Mitarbeiter während dieser Zeit arbeitet. Das gilt insbesondere für Reisen im Zug oder Flugzeug, bei denen er das Fahrzeug nicht selbst steuert. Ist er vom Chef angewiesen in dieser Zeit E-Mails zu bearbeiten oder bereitet er eine Präsentation vor, so ist diese Zeit Arbeitszeit. Gibt es keine Vorgaben für diese Zeit und liest der Mitarbeiter ein Buch oder entspannt sich im Zug, dann ist die Zeit nicht als Arbeitszeit zu werten.

Hierbei spielt Vertrauen eine große Rolle, schließlich haben Chefs kaum Möglichkeiten zu kontrollieren, wie effektiv die Reisezeit tatsächlich genutzt wird.

Ist der Mitarbeiter angewiesen mit dem PKW zu reisen, so gilt die Fahrzeit als Arbeitszeit, da die aktive Teilnahme am Straßenverkehr als Beanspruchung und somit als Arbeitszeit gewertet wird. Hat ein Mitarbeiter die Wahl, ob er mit dem Auto oder mit dem Zug anreist und entscheidet er sich dann freiwillig für das Auto, so zählt die Fahrzeit nicht als Arbeitszeit.

Die Zeit während einer Dienstreise ist grundsätzlich Arbeitszeit, allerdings nicht die verbrachten Pausen wie ein Fernsehabend im Hotelzimmer oder Wartezeiten zwischen Terminen. Ein Geschäftsessen am Abend gilt als Arbeitszeit – Room Service im Hotelbett hingegen nicht. Überstunden sind daher nicht pauschal als Arbeitszeit zu werten, da es davon abhängt, wie die Zeit gestaltet wird.

Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten gründlich erfassen, um diese im Nachgang ausgleichen zu können. Zusammen mit ihrer Reisekostenabrechnung können Sie Ihre Zeiterfassung im Anschluss an die Dienstreise bei Ihrem Arbeitgeber einreichen.

Was gilt als Arbeitszeit auf der Dienstreise?

Arbeitszeiten während einer Dienstreise umfassen die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wird. Das sind beispielsweise:

• Geschäftliche Besprechungen
• Telefonkonferenzen
• E-Mails beantworten oder Berichte schreiben
• Teilnahme an Schulungen oder Veranstaltungen

Diese Zeiten zählen zur regulären Arbeitszeit und müssen entsprechend der geltenden Zeiterfassungsrichtlinien des Unternehmens dokumentiert werden.

Warum ist die Zeiterfassung auf Dienstreise auch aus gesetzlicher Sicht wichtig?

Ob Reisezeit Arbeitszeit ist, ist auch im Hinblick auf die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (Arbzg) entscheidend. Laut diesem müssen Arbeitnehmer Ruhezeiten von mindestens elf Stunden einhalten und die tägliche Arbeitszeit darf in der Regel acht Stunden nicht überschreiten – Ausnahmen bis zu zehn Stunden sind möglich. Für bestimmte Branchen wie die Gastronomie, Verkehrsbetriebe oder das Gesundheitswesen gibt es Ausnahmen hinsichtlich der Ruhe- und Arbeitszeiten.

Für Teilzeitkräfte bedeutet eine Dienstreise in der Regel eine zusätzliche Belastung, wenn diese Reise ihre Arbeitszeiten deutlich strapaziert. Ob sie einen Anspruch auf einen Ausgleich haben, sollte im Vorfeld mit dem Arbeitgeber im Zuge der Reiseorganisation geklärt werden. Häufig wird zumindest die Stundenanzahl, die die Differenz zur Vollzeitstelle darstellt, angerechnet und kann dann als Überstunden erfasst und ausgeglichen werden.

Sprich: Arbeitet jemand vier Stunden pro Tag, während die Vollzeitkräfte im Betrieb acht Stunden arbeiten, und wird diese Person nun auf eine zehnstündige Dienstreise geschickt, wovon für die Hin- und Rückreise jeweils eine Stunde Ruhezeit im Zug verbracht wird, so kann eine Teilzeitkraft in der Regel mindestens die Stunden geltend machen, die eine Vollzeitkraft an diesem Tag gearbeitet hätte – also acht und somit vier Stunden mehr als ihre eigentliche Arbeitszeit.

Bei Reisen, die über mehrere Tage gehen ist ebenfalls mit dem Arbeitgeber zu klären, wie zusätzliche Zeit ausgeglichen wird. Ist die Reise „unzumutbar“, kann ein Arbeitnehmer sie auch ablehnen. Allerdings ist im Arbeitsrecht nicht klar definiert, ab wann eine Reise als unzumutbar gilt.

Ist die Fortbildung vom Arbeitgeber angeordnet und somit verpflichtend, dann gelten alle Stunden während der Fortbildung als Arbeitszeit. Bei freiwilligen Fortbildungen werden Arbeitnehmer häufig vom Arbeitgeber freigestellt – ein Anspruch auf Ausgleich besteht nicht, kann aber individuell vereinbart werden. Mobile Zeiterfassung bietet sich auch bei Fortbildungen an, wenn diese nicht auf dem eigenen Betriebsgelände stattfinden.

Auch bei Dienstreisen im Ausland müssen Sie Ihre Zeit erfassen. Unter Umständen kann die Anreise deutlich länger sein als bei Reisen im Inland und die Dienstreise somit insgesamt mehr Zeit in Anspruch nehmen, weshalb Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine Regelung für den Mehraufwand finden sollten.

Immer wieder landen Dienstreisen vor dem Bundesarbeitsgericht, nämlich, wenn Mitarbeiter für ihre aufgewendete Zeit keine angemessene Vergütung erhalten haben. Auch wenn prinzipiell die Regelung gilt, dass die Anreisezeit in einem Verkehrsmittel, das nicht selbst gesteuert wird, als Ruhezeit gilt, wenn in dieser Zeit nicht gearbeitet wird, so lässt sich das nicht auf Auslandsreisen übertragen.

Im Jahr 2018 landete ein Fall vor Gericht, bei dem es um eine Dienstreise nach China ging. Der Arbeitgeber wollte lediglich die reguläre Arbeitszeit vergüten, nämlich acht Stunden am Tag. Das Bundesarbeitsgericht entschied, dass bei einer vorübergehenden Entsendung ins Ausland auch die Hin- und Rückreise zu vergüten sind. Es muss sich dann allerdings um eine direkte Anreise mit einem Direktflug handeln – ohne Umstieg.

Um Dienstreisezeiten ins Ausland und die dort gearbeiteten Zeiten sowie die Hin- und Rückreise nachzuweisen, empfiehlt sich ebenfalls die Nutzung eines digitalen Zeiterfassungstools.

Fazit: So gehen Sie mit der Zeiterfassung auf Dienstreisen um

Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber im Vorfeld, welche Zeit Ihrer Dienstreise als Arbeitszeit gilt und welche nicht – das gilt insbesondere für die Hin- und Rückreise. Während bei Dienstreisen im Inland die An- und Abreise nur dann als Arbeitszeit gilt, wenn Sie während dieser Zeit auch arbeiten, so ist die Reisezeit bei Auslandsreisen als Arbeitszeit zu werten.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zeiten korrekt erfassen und nutzen Sie dafür am besten ein mobiles Tool. Zeiterfassung ist heutzutage über das Smartphone möglich und somit unkompliziert. Besprechen Sie mit Ihrem Chef, welche Variante ihm am liebsten ist – vielleicht ist in Ihrem Betrieb ja sogar bereits ein mobiles Zeiterfassungstool vorgesehen. Trennen Sie sauber zwischen Reisezeit, Arbeitszeit und Ruhezeit, um Missverständnisse zu vermeiden.