Wie lässt sich im turbulenten Büroalltag die Konzentrationsschwäche vermeiden und eine optimale Arbeitsleistung erzielen? Hier zeigen wir acht Strategien auf, die dabei helfen, während der Arbeitszeit mehr zu schaffen.
Besseres Aufgabenmanagement durch SMART-Ziele
Das kennt wohl jeder: Ein Riesen-Projekt überschattet den Terminplan. Die Deadline liegt zwar noch Wochen in der Zukunft, aber der Umfang scheint so groß, dass kein Projektteilnehmer weiß, wo er anfangen soll. In diesen Fällen hilft nur, das Aufgabenmanagement klar zu strukturieren und in leicht zu bewältigende Arbeitsphasen aufzuteilen.
Arbeitsziele smart festlegen
Hierbei hilft die SMART-Methode, die der Managementforscher Peter Drucker bereits in den 1950er Jahren entwickelte. „SMART“ ist hier ein Akronym, gebildet aus den Anfangsbuchstaben der wichtigsten fünf Kriterien, die die einzelnen Arbeitsphasen als sinnvoll und gut bewältigbar auszeichnen. Die einzelnen Buchstaben stehen hier für folgende Eigenschaften:
| S wie spezifisch | Die Arbeitsphasen möglichst konkret zu formulieren, hilft dabei, anfängliche Arbeitsblockaden zu überwinden. Das grobe Stichwort „Materialeinkauf“ lässt sich beispielsweise ersetzen durch: „Auf Plattformen X und Y drei verschiedene Zulieferer recherchieren, ihre Angebote einholen und vergleichen.“ |
| M wie messbar | „Wir sollten beim Einkauf sparen, um dann beim Marketing gegebenenfalls mehr zu investieren“ – solch diffus formulierte Absprachen bremsen jedes Projekt aus. Besser sind messbare Kriterien wie feste Budgetgrenzen, die eine Entscheidungsgrundlage bilden und dem einzelnen Projektteilnehmer die Arbeit in Eigenverantwortung erleichtern. Wer hier keine Kriterien an die Hand bekommt, sollte seine Vorgesetzten um verbindliche Richtlinien bitten, damit die Arbeit nicht stockt. |
| A wie attraktiv | Idealerweise hat das Erreichen des Ziels eine gewisse Attraktivität für die Mitarbeitenden. Somit steigt die Motivation und die persönliche, emotionale Bindung zum Projekt. |
| R wie realistisch | Wer vor einem Großprojekt steht, darf nicht erwarten, es in drei Tagen gestemmt zu haben. Arbeitsphasen von realistischem Umfang abzustecken, gibt ein Gefühl der Produktivität und verhindert Überforderung. |
| T wie terminiert | Nicht nur am Ende jedes umfangreichen Projektes sollte eine Deadline lauern. Auch die einzelnen Arbeitsphasen brauchen feste Termine zur Erledigung, damit Arbeit nicht verschleppt wird und sich zu einem Maß anhäuft, das Überforderung, Konzentrationsschwäche und Motivationslosigkeit verursacht. |
Ganz gleich, ob Team oder Einzelkämpfer am Schreibtisch – wer seine großen Projekte in viele smarte Arbeitsphasen gliedert, kommt schneller voran, arbeitet effizienter und steigert die Motivation und die Konzentrationsfähigkeit.
Konzentration steigern: Forderung vs. Überforderung
Am produktivsten arbeiten Menschen auf dem schmalen Grat zwischen Langeweile und Überforderung. Diese fruchtbare Zone, in der die Anforderungen genau der Leistungsfähigkeit des geforderten Individuums entsprechen, erzeugt dessen maximale Konzentration auf die Aufgabe.
Wir versinken in unserem Tun, vergessen die Welt um unseren Schreibtisch herum und können erst aufhören, wenn wir ein selbstgestecktes Ziel erreicht haben. Dieses „völlige Aufgehen in der momentanen Tätigkeit“ wurde bereits in den 1950er Jahren vom Spieltheoretiker Hans Scheuer beschrieben. Der ungarische Psychologe Mihály Csíkszentmihályi taufte das Phänomen schließlich auf einen griffigen Namen: Es ist heute bekannt als „der Flow“.
Den Flow bei der Arbeit erleben
Zugegeben: Den Flow-Zustand, den Extremsportler, Musiker und Künstler beschreiben, sucht man eher selten in der Schreibtischarbeit. Doch auch hier liegt das Potenzial, mit seiner Aufgabe so zu verschmelzen, dass man die Zeit vergisst und die Konzentrationsfähigkeit erhöht.
| Die Bedingung | Der Arbeitende muss genau wissen, was er wie zu erledigen hat. Es herrscht Klarheit über die Ziele und die nötigen Handlungen (siehe oben: SMART-Methode). Wer sämtliche Störfaktoren beseitigt und ein strukturiertes Aufgabenmanagement hat, hat gute Chancen, im Büro dann und wann im perfekten Flow zu arbeiten. |
| Der Bonus | Wenn die Arbeit „fließt“ liefert das damit verbundene Glücksgefühl gleich die psychische Belohnung mit. Zusätzliche Anreize wie „Wenn ich die wichtigen E-Mails beantwortet habe, gönne ich mir ein Stück Kuchen“ sind dann nicht mehr nötig. |
Mit den richtigen Nährstoffen die Konzentrationsfähigkeit steigern
Apropos Kuchen – Süßes und Gebäck enthalten leicht verdauliche Kohlenhydrate, die kurzfristig die Konzentration zwar steigern, doch verursachen sie auf lange Sicht Müdigkeit und Nährstoffmangel und somit langfristig eher eine Konzentrationsschwäche. Der Zucker raubt dem Körper zwar nicht direkt seine Vitamine, jedoch befindet er sich hauptsächlich in Lebensmitteln mit hohem Weißmehl- und Fettanteil, die dem Körper kaum Vital- und Ballaststoffe liefern.
Vergleichbare „leere Kalorien“ finden sich in Fastfood wie Pizza, Burger und Sandwiches, die im stressigen Büroleben gern zu Mittag gegessen werden. Ihr hoher Salz- und Fettanteil macht diese Speisen nicht nur ernährungsphysiologisch zweifelhaft, sie verursachen auch das typische Mittagstief, ein langes Leistungstief nach dem Mittagessen inklusive Müdigkeit, Konzentrationsschwäche und je nach Mahlzeit sogar schmerzhaften Verdauungsproblemen.
Das Mittagstief vermeiden: leicht und vitalstoffreich essen
Das ideale Mittagessen ist fettarm, protein- und vitalstoffreich: Prädestiniert sind zum Beispiel Fisch mit Gemüse, ein Salat mit gebratenem Tofu oder die „Buddha Bowl“ mit Kichererbsen, Saisongemüse und Nuss-Topping. Das enthaltene Eiweiß sättigt gut und hinterlässt weniger Müdigkeit als ein Haufen Kohlenhydrate. Ein geringer Fettanteil macht das Essen leicht verdaulich und verhindert, dass Magen und Darm zu viel Blut und Sauerstoff aus der Kopfarbeit abzweigen müssen und ein Mittagstief entsteht.
Diese Nährstoffe helfen gegen Konzentrationsschwäche:
| Vitamin B1 | Thiamin spielt eine wichtige Rolle bei der Energiegewinnung und dem Kohlenhydratstoffwechsel des Körpers. Neben den Muskeln sind auch die Nerven auf eine ausreichende Zufuhr angewiesen. Die Reizleitung, der Stoffwechsel von Botenstoffen im Gehirn und das Gedächtnis funktionieren nur, wenn genug Vitamin B1 verfügbar ist. Als reiche Quellen gelten Sonnenblumenkerne, Sojabohnen, Hülsenfrüchte und Erdnüsse. |
| Vitamin B12 | Dieses Vitamin ist essenziell für die Funktion des zentralen Nervensystems. Ein Mangel zieht eine Blutarmut (Anämie) nach sich, die sich in Müdigkeit, Abgeschlagenheit und Konzentrationsschwäche äußert. Vitamin B12 findet sich ausschließlich in Nahrungsmitteln tierischen Ursprungs wie Milch, Käse, Eiern und Fleisch. Veganer (vor allem Schwangere und Stillende) brauchen daher Nahrungsergänzungsmittel oder angereicherte Lebensmittel. |
| Vitamin D | Bei diesem Vitamin handelt es sich um einen Sonderfall. In Lebensmitteln kommt es, abgesehen von fettreichem Seefisch, nur spärlich vor. Der menschliche Organismus bildet es selbst, wenn die Haut in ausreichender Menge dem Tageslicht ausgesetzt wird. Im Winter bekommt der Durchschnittsdeutsche (wie viele Europäer) hierzulande wenig Sonnenlicht, daher leiden viele Menschen in der kalten Jahreszeit (Oktober bis März) unter einem chronisch niedrigen Vitamin-D-Spiegel. |
Eine zu niedrige Vitamin-D-Versorgung erhöht nicht nur das Risiko für Atemwegsinfektionen, sondern hat auch negative Auswirkungen auf die kognitive Leistungsfähigkeit und die Stimmung. Konzentrationsschwäche, Abgeschlagenheit, Antriebslosigkeit und Depressionen sind typische Symptome. Bei Verdacht auf einen Mangel an diesem wichtigen Nährstoff, sollte unbedingt der Hausarzt aufgesucht werden. Anhand einer Blutprobe kann dieser den eventuellen Mangel diagnostizieren und gleich hinsichtlich der Therapie beraten. Grundsätzlich kann Vitamin D supplementiert werden, falls ein Mangel besteht. Jedoch sollte das nur in Rücksprache mit dem behandelnden Arzt geschehen. Regelmäßige Spaziergänge an der frischen Luft, auch bei bewölktem Himmel, sind in jedem Fall ratsam.
Ein gesunder Schlafrhythmus für maximalen Fokus
Nicht nur die richtige Ernährung ist essenziell, um ein Mittagstief und allgemein starke Phasen der Müdigkeit während der Arbeit zu vermeiden. Ein ausgeglichener Schlafrhythmus mit ausreichend Erholung ist ebenfalls enorm wichtig.
Während des Schlafs regeneriert sich der Organismus auf Zellebene, unser Immunsystem wird gestärkt und unsere Gehirnzellen organisieren sich neu. Letzteres geht so weit, dass wir nur mit ausreichend Schlaf gute Lernerfolge erzielen und konstruktive Entscheidungen treffen können.
Auf der anderen Seite mindert Schlafmangel die kognitiven Fähigkeiten und steigert das Risiko für Diabetes und Krebserkrankungen. Was also tun, um in der Nacht die nötige Erholung vom Job zu finden?
Achtung Bitte nicht nachts das Smartphone für Notizen nutzen. Das blaue Licht des Displays hemmt die Produktion von Schlafhormonen und die Benachrichtigungen von Messenger-Diensten und anderen Apps sind große Störfaktoren und laden zum Wachbleiben ein. |
- Grübeln stoppen: Kaum wird das Licht im Schlafzimmer abgeschaltet, schaltet sich bei vielen Menschen der Kopf ein. Nachts wälzen sie die Probleme des vergangenen Tages, machen sich Sorgen um die Zukunft oder erinnern sich an Aufgaben, die längst erledigt werden sollten.
- Hier hilft ein simpler Trick: Auf einem Zettel auf dem Nachttisch wird der quälende Gedanke als kurzer Stichpunkt notiert. Innerlich kann sich der Grübler damit verpflichten, sich demnächst tagsüber um das Problem zu kümmern, und gedanklich loslassen.
- Lebensstil anpassen: Wer abends spät isst, Koffein und Alkohol konsumiert oder sich lange am Smartphone und PC beschäftigt, braucht sich über Schlaflosigkeit nicht zu wundern. Der Verdauungsapparat, der Kreislauf und unser Gehirn brauchen bereits vor dem Einschlafen Entspannung, damit der Organismus Ruhe findet. Idealerweise nimmt man das Abendessen drei Stunden vor dem Zubettgehen zu sich und meidet anschließend Genussmittel, Bildschirmarbeit und stressbeladene Kommunikation.
- Schlafumgebung gestalten: Am besten schläft es sich in einem dunklen Raum bei maximal 18 Grad Celsius. Die Matratze sollte Schultern und Lendenwirbelsäule eine optimale Unterstützung bieten und das Kissen dafür sorgen, dass die Halswirbelsäule entlastet wird. Elektrogeräte sind potenzielle Störfaktoren und sollten nach Möglichkeit aus dem Schlafraum verbannt oder zumindest nachts vom Netz getrennt werden.
- Schlafen nach Plan: Wer werktags um 6:00 Uhr aus den Federn muss, aber sonntags bis 10:00 Uhr schläft, braucht sich über Schlafprobleme nicht zu wundern. Die erste Regel der Schlafhygiene lautet: Einen festen Rhythmus einhalten. Leichte Schlafstörungen lösen sich bereits nach wenigen Wochen auf, wenn der Wecker am Morgen auch am Wochenende stets zur selben Zeit klingelt.
Störfaktoren vermeiden – Konzentrationsfähigkeit steigern
Manche Arbeitstage hinterlassen kaum Spuren: Im Büro geht es turbulent zu, das E-Mail-Postfach quillt über, es wird viel kommuniziert. Doch nach Feierabend kommt die quälende Erkenntnis: „Eigentlich habe ich heute gar nichts geschafft.“ Wer seine Produktivität steigern will, muss in erster Linie eine Abwehrstrategie gegenüber sämtlichen potenziellen Störfaktoren entwickeln.
Störfaktoren identifizieren
Manchmal ist es gar nicht so leicht, zu entscheiden, welche Prozesse im Aufgabenmanagement die Priorität genießen sollten. Einen Anhaltspunkt bietet die bekannte „Eisenhower-Matrix“, die Arbeitsphasen in „wichtig“ und „dringend“ aufteilt. Wo beide Eigenschaften zutreffen, sollte der Bearbeiter natürlich sofort tätig werden. So duldet es kaum Aufschub, wenn der größte Kunde auf ein Angebot wartet, das den Hauptteil vom Jahresgewinn ausmachen könnte. Andere Aufgaben sind dagegen wichtig, aber nicht dringend – zum Beispiel eine berufliche Weiterbildung als Baustein eines Fünf-Jahres-Karriereplans.
Wichtiges, das Zeit hat, sollte dennoch den Vorzug genießen gegenüber dringenden, aber beruflich unwichtigen Sachverhalten: Die Steuererklärung erledigen, ein Hotelzimmer buchen oder einen Blumenstrauß an die Tante zum Geburtstag schicken – diese Aufgaben lassen sich im Idealfall delegieren.
Störfaktoren vermeiden
Tipp Wer sein Smartphone stumm schaltet, Push-Benachrichtigungen sperrt und den Kollegen ein „Bitte nicht stören“-Schild vor die Nase hängt, braucht weniger Selbstdisziplin, um Arbeitsphasen durchzusetzen. Zusätzlich helfen spezielle Browser-Extensions wie „Block Site“ dabei, sich vom sinnentleerten Surfen abzuhalten. |
Schnatternde Kollegen, klingelnde Telefone und blinkende Push-Benachrichtigungen – in der alltäglichen Reizüberflutung braucht es pragmatische Lösungen, um Konzentrationsschwäche zu umgehen.
Kommunikation kanalisieren
Ob Chat, Messenger oder E-Mails – die digitalen Kommunikationsmöglichkeiten laden Kollegen und Kunden dazu ein, ungeordnete Anliegen vorzubringen, unwichtige Informationen zu verschicken und im Minutentakt einzelne Fragen klären zu wollen. Wer sich auf diesen Rhythmus einlässt, verschwendet den Großteil seiner Arbeitszeit und seiner wertvollen Konzentrationsfähigkeit an die Kommunikation.
Besser: Nachrichten und E-Mails nur zu festgelegten Tageszeiten gebündelt beantworten. Die meisten Kommunikationspartner stellen sich mit der Zeit darauf ein und passen ihre Anfragen dem Rhythmus an, in dem sie üblicherweise eine Antwort erhalten.
Regelmäßig Pausen fördern die Konzentration
Wie lange sich ein Mensch am Schreibtisch konzentrieren kann, ist individuell unterschiedlich. „Konzentrationsfähigkeit“ definieren Psychologen als die Fähigkeit, seine Aufmerksamkeit ohne Ablenkung auf eine Sache zu richten. Das schaffen Erwachsene im Durchschnitt 90 Minuten lang, wobei die Konzentrationsfähigkeit mit zunehmendem Alter abnimmt. Wie lang die Aufmerksamkeitsspanne tatsächlich ist, lässt sich nur im Selbstversuch mit Stoppuhr herausfinden.
Wer eine halbe Stunde fokussiert arbeiten kann, sollte die Arbeitsphasen schrittweise um 5 Minuten verlängern, bis er merkt, dass sich die Konzentrationsfähigkeit zum Ende hin auflöst. Doch was hilft dann zur Regeneration?
- Kurze Pausen einschieben: Schon eine Pause von fünf bis zehn Minuten kann das Gehirn so weit „rebooten“, dass es bereit für eine weitere Arbeitsphase ist. Die Bedingung: Während der kurzen Pause sollte man vom Schreibtisch aufstehen und sinnliche Entspannung ohne sämtliche Störfaktoren suchen - zum Beispiel mit einem Blick aus dem Fenster, einer Tasse Tee oder Atemübungen zur Stressreduktion.
Wichtig Wer Pausen zwischen den Arbeitsphasen macht, verschwendet seine Zeit nicht, denn das Gehirn arbeitet unterbewusst weiter an Lösungen für die laufenden Projekte. Häufig kommen die zündenden Einfälle dann assoziativ, wenn der Kopf scheinbar Pause macht und der Körper abseits vom Schreibtisch unterwegs ist. |
- Längere Pausen machen: Wer am Vormittag drei bis vier Arbeitsphasen einlegt, die nur durch kurze Pausen unterbrochen wurden, hat sich gegen Mittag eine längere Pause verdient. Sie bietet die Gelegenheit für ein leichtes Essen, einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft oder ein lockeres Gespräch mit den Kollegen.
Bewegung und Sport steigern die Konzentrationsfähigkeit
Wer meint, in seinem stressigen Bürojob keine Zeit für ausreichend Bewegung abzweigen zu können, schneidet sich damit ins eigene Fleisch. Denn Bewegung kurbelt nicht nur die Gehirndurchblutung an und steigert damit die Konzentrationsfähigkeit. Sie hebt auch den Spiegel an Dopamin und Serotonin und reduziert gleichzeitig das Level des Stresshormons Cortisol im Blut.
Das mindert unseren Hang zu archaischen Flucht- und Kampfreflexen und stärkt die rationale Entscheidungskraft. Wer durch mehr Sport weniger gestresst ist, ist also besser gewappnet für schwierige Kunden oder Konflikte mit kritischen Vorgesetzten.
Schreibtischarbeit verlangt vor allem unserem Gehirn einiges ab. Auch wenn diese Arbeit häufig nicht weniger anstrengend ist als körperliche Arbeit, ist unser Körper meist unterfordert, während das Gehirn auf Hochtouren läuft. Regelmäßige Einheiten im Fitnessstudio, aber auch Bewegung an der frischen Luft wie Spaziergänge und Laufeinheiten, helfen bei der Regeneration und machen den Kopf wieder frei. Insbesondere durch einen kurzen Spaziergang in der Mittagspause lässt sich ein quälendes Mittagstief oftmals vermeiden.
Hinzu kommt, dass der menschliche Körper ab dem 30. Lebensjahr bis zu ein Prozent Muskelmasse pro Jahr abbaut und diese in Fett umwandelt. Diverse frühe Erkrankungen am Bewegungsapparat aber auch im Herz-Kreislaufsystem sind mögliche Folgen, denen mit gezielten und regelmäßigen Kraftübungen effektiv entgegengewirkt werden kann.
Übungen für mehr Konzentration
Ob für Schultern, Rücken oder Rumpf – viele Dehn- und Kräftigungsübungen funktionieren im Sitzen auf dem Schreibtischstuhl. Wer mehr leisten will, kann Fitnessmatte, Hanteln und Therabänder mit ins Büro nehmen und beim Vorgesetzten anstoßen, dass die Firma einen Fitnessraum einrichtet.
Stehend und laufend am Monitor
„Sitzen ist das neue Rauchen“ proklamieren Mediziner seit Jahren und meinen damit, dass langes Schreibtischsitzen das Risiko von Diabetes und Herz-Kreislauferkrankungen signifikant erhöht.
Vor diesem Hintergrund bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden das Arbeiten an Stehtischen beziehungsweise an höhenverstellbaren und ergonomisch optimierten Büromöbeln an.
Idealerweise wechselt ein Schreibtischarbeitender vielfach am Tag seine Körperhaltung durch den Wechsel zwischen Sitzen und Stehen oder mit einem Balance-Hocker, der Flexibilität in der Körperhaltung erzwingt.
Innovativ sind auch Schreibtisch-Laufbänder, die das Arbeiten im Gehen ermöglichen. Wer als Selbstständige oder Selbstständiger sein Büro nach Belieben einrichten darf, kann ein handelsübliches Laufband mit einem Regalbord zum Lauf-Schreibtisch umrüsten.
Effektive Kraftübungen ohne Hilfsmittel im Büro
Regelmäßige Kraftübungen sind nicht nur außerhalb der Arbeitszeit empfehlenswert. Vor allem bei ersten Ermüdungserscheinungen können einfache Übungen helfen, den Kreislauf wieder in Schwung zu bringen und die Konzentrationsfähigkeit wieder zu erhöhen. Dazu gehören unter anderem: Kniebeugen, Kreuzheben, Liegestützen, Plank.
Die Übungen können ohne Hilfsmittel durchgeführt werden. Je nach Schwierigkeitsgrad können mithilfe von Wasserflaschen und anderen Gegenständen die Trainingsgewichte gegebenenfalls erhöht werden.
Übungen, die die Konzentrationsfähigkeit steigern
Einige einfach durchzuführende und wenig zeitintensive Übungen haben sich zur Steigerung der Konzentrationsfähigkeit bewährt. Dazu zählen unter anderem:
- Klassische Meditation: schon wenige Minuten täglich mit Fokus auf beispielsweise die eigene Atmung in einer ruhigen Umgebung aber auch unter geführter Meditation mit Hilfe von Apps können helfen, die Konzentrationsfähigkeit zu steigern.
- Rückwärts Buchstabieren oder Schreiben: klingt einfach, ist aber ebenfalls mit kleinstem Aufwand sehr effektiv. Beim Schreiben bestenfalls auf Stift und Papier zurückgreifen. Beim rückwärts Buchstabieren können gegebenenfalls die Kollegen herausgefordert werden.
- Fokussierung des Blickes: Ähnlich wie beim Meditieren wird der Fokus auf einen bestimmten Punkt aber beispielsweise auch auf den Sekundenzeiger einer Uhr oder ähnliches gerichtet und für einige Minuten gehalten.
- Diverse Suchbilder: Online finden sich diverse Suchbilder zum Konzentrationstraining. Dabei können beispielsweise Buchstaben gezählt und Fehler oder Wörter gesucht werden.
Fazit: Die Konzentrationsfähigkeit im Büro lässt sich deutlich steigern
Wer täglich acht Stunden im Büro verbringt, wundert sich manchmal frustriert, wie wenig konzentrierte Arbeit dabei eigentlich herausspringt. Doch seinen Fokus im Arbeitsalltag steuert jeder selbst: Indem man seinem Körper die richtigen Nährstoffe zuführt, ihm ausreichend Ruhe und Bewegung bietet – und indem man Strategien befolgt, die Störfaktoren minimieren und Arbeitsphasen in sinnvolle Schritte gliedert.
Physisches und psychisches Selbst- und Aufgabenmanagement steigern in ihrer Kombination die Konzentrationsfähigkeit bei der Arbeit, sodass wir sie als produktiv und befriedigend empfinden. Dies wird begleitet von einer deutlichen Leistungssteigerung, die sich auch positiv auf Output und Karrierechancen auswirken kann.
