Ganz entspannt urlauben: Wie Sie planen und kommunizieren

Vielleicht kennen Sie das: In ein paar Tagen haben Sie Urlaub, doch die Vorfreude hält sich in Grenzen. Mit Sorge denken Sie an alle unerledigten To-dos auf Ihrer Liste. Mehrere wichtige Meetings müssen vorbereitet werden, die Projektabrechnung ist noch nicht fertig und außerdem steht ein anstrengendes Gespräch mit einer Kollegin an, das Sie eigentlich vor Ihrem Urlaub führen möchten.

Gabriele Thies war früher als Geschäftsführungsassistenz und Projektmanagerin in unterschiedlichsten Branchen tätig. Heute berät sie als systemischer Coach zu Work-Life-Balance und Zeitmanagement. Beim Thema Urlaubsvorbereitung sei eine vorausschauende Planung wichtig, sagt sie. „Versuchen Sie, sich die letzten Tage vor dem Urlaub als Puffer einzuplanen.“ Konkret heißt das: Keine wichtigen Abgaben oder Meetings in den letzten Tagen vor dem Urlaub. Nicht jedem wird das immer gelingen – denn oft hängt die Auswahl eines Termins von vielen weiteren Personen ab. „Aber meistens könnten wir mehr steuern, als wir glauben“, meint Gabriele Thies.

Aus ihrer eigenen Erfahrung weiß die Expertin, dass man im Job-Alltag öfter einfach nur reagiert: auf E-Mails oder auf die Aufträge von Vorgesetzten. Doch wenn wir entspannt in den Urlaub starten möchten, sollten wir besser pro-aktiv planen. Gabriele Thies empfiehlt, sich rechtzeitig vor dem Urlaub einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und Projekte zu verschaffen. Dazu gehört eine realistische Prognose: Was schaffe ich bis zum Urlaub überhaupt noch? Und was muss ich auf die Zeit nach dem Urlaub schieben?

Wichtig ist außerdem die Kommunikation: Die Führungskraft sollte wissen, dass Sie die ausführliche Projektabrechnung nicht mehr vor Ihrem Urlaub erhalten, dafür aber zum Beispiel einen aktuellen Zwischenstand. Informieren Sie Ihre Teammitglieder über Ihren Urlaub und bereiten Sie sie darauf vor, welche Anfragen während Ihrer Urlaubszeit kommen könnten und wie sie darauf reagieren sollen.

Damit der Kopf wirklich frei wird, sollten wir auch die Rückkehr ins Büro schon vor dem Urlaub vorbereiten. „Erstellen Sie sich eine Übersicht“, empfiehlt Gabriele Thies. Was ist der aktuelle Stand der Dinge? Und was sind die nächsten Schritte, wenn wir aus dem Urlaub zurückkehren? Wenn wir wissen, dass wir alle wichtigen To-dos schriftlich notiert haben, können wir entspannter in den Urlaub starten. Das gilt auch für Aufgaben, die wir noch nicht abschließen konnten: Notieren wir ihren aktuellen Status und die nächsten Teilschritte, können wir sie besser gedanklich loslassen.

Nach einem erholsamen Urlaub ist die Rückkehr ins Büro oft nicht leicht. Nicht nur, weil der ganz normale Alltag wieder losgeht. Sondern auch, weil wir mindestens einen ganzen Tag brauchen, um uns durch die E-Mails zu arbeiten, während gleichzeitig das Telefon klingelt und das nächste wichtige Event vorbereitet werden muss.

Gabriele Thies hat einen hilfreichen Tipp für uns, um den Start stressfreier zu gestalten: „Fangen Sie ‚offiziell‘ einen Tag später an.“ Wenn Sie am Montag wieder zurück im Büro sind, schreiben Sie in die Abwesenheitsnotiz, dass Sie erst ab Dienstag wieder erreichbar sind. So können Sie den ersten Arbeitstag nutzen, um sich wieder auf den Stand der Dinge zu bringen. Eine Abwesenheitsnotiz hilft aber nicht immer: Die eigene Vorgesetzte weiß natürlich genau, wann Sie wieder arbeiten, und hat vielleicht schon dringende Anliegen, die Sie mit Ihnen besprechen möchte. Doch auch dann können Sie sich eine Zeit zum Ankommen organisieren, meint Gabriele Thies. Die Führungskraft wird höchstwahrscheinlich Verständnis dafür haben, wenn Sie ihr sagen, dass Sie die ersten zwei, drei Stunden brauchen, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was alles in Ihrem Urlaub angefallen ist.

Eine weitere Möglichkeit sei, den Arbeitsbeginn auf einen Mittwoch zu legen, empfiehlt der Arbeitspsychologe Oliver Weigelt im Gespräch mit der BARMER. Das verkürzt die erste Arbeitswoche und lässt den Wechsel von Urlaub zu Arbeit weniger hart erscheinen.

Besonders wichtig ist zudem unsere innere Einstellung. Aus der psychologischen Forschung wird berichtet, dass die gesundheitlichen Effekte eines Urlaubs oft schon nach ein oder zwei Wochen wieder verschwunden sind. Das hänge damit zusammen, dass viele Arbeitnehmende nach den freien Tagen gleich wieder Vollgas geben wollen, sagt Oliver Weigelt. Doch das sei kontraproduktiv. Wenn wir in der ersten Arbeitswoche nach dem Urlaub möglichst wenig Programm haben, haben wir auch länger etwas von der Erholung.

Machen Sie daher gerade in der ersten Zeit nach dem Urlaub möglichst regelmäßig Pausen und pünktlich Feierabend. Dabei hilft es, wenn Sie Ihre Erwartungshaltung etwas herunterschrauben: Niemand erwartet, dass Sie am Ende Ihres ersten Arbeitstages alle Anfragen beantwortet und alle To-dos abgearbeitet haben.